Технічне рішення «Управління відрядженнями» дозволяє виконувати наступні операції:
- Ведення реєстру відряджень;
- Створення Наказу (розпорядження) на відрядження;
- Узгодження Наказу (розпорядження) на відрядження;
- Створення службових записок по відрядженні;
- Розрахунок авансу на відрядження;
- Формування кошторису планованих витрат;
- Оформлення посвідчення про відрядження;
- Друк бланка звіту про використання коштів (Авансовий звіт);
- Формування звіту «Журнал відряджень».
Опис роботи
Ведення реєстру відряджень
Довідник Відрядження містить перелік карток відряджень. Записи в довіднику створюються окремо для кожної відрядженої особи. Створювати записи в довіднику можуть безпосередньо особи, що відряджаються або відповідальні співробітники компанії (секретар, діловод).
Картка довідника Відрядження містить реквізити, необхідні для обліку відряджень в реєстрі і оформлення документів на відрядження:
- Відряджаються працівник (ПІБ, посада, підрозділ);
- Мета відрядження;
- Планові і фактичні дати від’їзду та повернення;
- Планова і фактична тривалість;
- Пункти призначення;
- Номер і дата наказу.
Вкладка Суми планованих витрат містить інформацію про передбачувані витрати, пов’язані зі службовим відрядженням, а саме:
- Добових витрат за час перебування у відрядженні;
- Витрат на проїзд;
- Витрат на проживання.
Створення Наказу (розпорядження) на відрядження
Після заповнення всіх необхідних реквізитів картки довідника Відрядження необхідно створити Наказ на відрядження. При натисканні на кнопку в Системі створюється документ з шаблону, який відправляється за типовим маршрутом «На узгодження».
Створення службових записок
В Системі реалізована можливість створення наступних типів службових записок:
- Про необхідність виїзду у відрядження;
- Про надання автотранспорту для відрядження;
- На видачу бензину для відрядження на автомобілі.
Службові записки створюються по кнопці з картки відрядження. Документи створюються за шаблоном і відправляються на узгодження по типовому маршруту «На узгодження».
Створення службових записок
Розрахунок планованих добових витрат проводиться на підставі даних довідника Норми витрат на відрядження. Можна встановити норми витрат для:
- окремого міста обраної країни;
- всіх інших міст обраної країни (крім, тих, для яких створені окремі картки);
- всіх міст обраної країни;
- Всіх інших країн (крім, тих, для яких створені окремі картки).
Технічне рішення дозволяє враховувати витрати на відрядження в таких валютах:
- Українська гривня;
- Російський рубль;
- Долар США;
- Євро.
Формування документів на відрядження
Після створення Наказу на відрядження користувач має можливість сформувати і роздрукувати документи:
- Плановий кошторис витрат;
- Посвідчення про відрядження;
- Бланк авансового звіту.
Формування звіту «Журнал відряджень»
Звіт «Журнал відряджень» формується в залежності від обраних параметрів.
Пошук відряджень
Сценарій «Пошук відряджень» дозволяє швидко знайти необхідні відрядження, наприклад, по співробітникові, по пункту призначення, по датам. В результаті роботи сценарію відкривається довідник Відрядження, відфільтрований в залежності від обраних параметрів.
Додаткові можливості
При оформленні відрядження співробітники компанії мають можливість ознайомитися з пам’ятками по оформленню відряджень по Україні і закордонних відряджень, які містять необхідну інформацію про порядок оформлення документів на відрядження та відшкодування витрат. Наявність цих документів мінімізує звернення співробітників в бухгалтерію і до секретаря за роз’ясненнями.
Бізнес-ефект
Технічне рішення «Управління відрядженнями» дозволить автоматизувати процес планування та обліку службових відряджень співробітників. Використання рішення дозволяє досягти наступних ефектів:
- Консолідований облік відряджень всіх співробітників компанії, включаючи офіси і територіально-розподілені підрозділи;
- Раціональне управління відрядженнями з урахуванням вимог чинного законодавства;
- Можливість попередньої оцінки бюджету на відрядження і прийняття рішення про необхідність в поїздці;
- Скорочення часу на оформлення та узгодження документів;
- Оперативний доступ до інформації.
