Управління відрядженнями

У господарській діяльності майже кожного підприємства час від часу виникає необхідність відрядження працівників в інші населені пункти як в межах України, так і за кордон. Технічне рішення «Управління відрядженнями» автоматизує процес планування та обліку службових відряджень і відрядних документів відповідно до вимог чинного законодавства України.

Технічне рішення «Управління відрядженнями» дозволяє виконувати наступні операції:

Опис роботи

Ведення реєстру відряджень

Довідник Відрядження містить перелік карток відряджень. Записи в довіднику створюються окремо для кожної відрядженої особи. Створювати записи в довіднику можуть безпосередньо особи, що відряджаються або відповідальні співробітники компанії (секретар, діловод).

Картка довідника Відрядження містить реквізити, необхідні для обліку відряджень в реєстрі і оформлення документів на відрядження:

  • Відряджаються працівник (ПІБ, посада, підрозділ);
  • Мета відрядження;
  • Планові і фактичні дати від’їзду та повернення;
  • Планова і фактична тривалість;
  • Пункти призначення;
  • Номер і дата наказу.

Вкладка Суми планованих витрат містить інформацію про передбачувані витрати, пов’язані зі службовим відрядженням, а саме:

  • Добових витрат за час перебування у відрядженні;
  • Витрат на проїзд;
  • Витрат на проживання.
Картка довідника Відрядження
Картка довідника Відрядження. Вкладка Суми планованих витрат

Створення Наказу (розпорядження) на відрядження

Після заповнення всіх необхідних реквізитів картки довідника Відрядження необхідно створити Наказ на відрядження. При натисканні на кнопку в Системі створюється документ з шаблону, який відправляється за типовим маршрутом «На узгодження».

Створення службових записок

В Системі реалізована можливість створення наступних типів службових записок:

  • Про необхідність виїзду у відрядження;
  • Про надання автотранспорту для відрядження;
  • На видачу бензину для відрядження на автомобілі.

Службові записки створюються по кнопці з картки відрядження. Документи створюються за шаблоном і відправляються на узгодження по типовому маршруту «На узгодження».

Службова записка

Створення службових записок

Розрахунок планованих добових витрат проводиться на підставі даних довідника Норми витрат на відрядження. Можна встановити норми витрат для:

  • окремого міста обраної країни;
  • всіх інших міст обраної країни (крім, тих, для яких створені окремі картки);
  • всіх міст обраної країни;
  • Всіх інших країн (крім, тих, для яких створені окремі картки).

Технічне рішення дозволяє враховувати витрати на відрядження в таких валютах:

  • Українська гривня;
  • Російський рубль;
  • Долар США;
  • Євро.
Довідник Норми витрат на відрядження
Картка довідника Норми витрат на відрядження

Формування документів на відрядження

Після створення Наказу на відрядження користувач має можливість сформувати і роздрукувати документи:

  • Плановий кошторис витрат;
  • Посвідчення про відрядження;
  • Бланк авансового звіту.
Плановий кошторис витрат
Посвідчення про відрядження
Авансовий звіт

Формування звіту «Журнал відряджень»

Звіт «Журнал відряджень» формується в залежності від обраних параметрів.

Звіт «Журнал відряджень»
Параметри формування звіту

Пошук відряджень

Сценарій «Пошук відряджень» дозволяє швидко знайти необхідні відрядження, наприклад, по співробітникові, по пункту призначення, по датам. В результаті роботи сценарію відкривається довідник Відрядження, відфільтрований в залежності від обраних параметрів.

Додаткові можливості

При оформленні відрядження співробітники компанії мають можливість ознайомитися з пам’ятками по оформленню відряджень по Україні і закордонних відряджень, які містять необхідну інформацію про порядок оформлення документів на відрядження та відшкодування витрат. Наявність цих документів мінімізує звернення співробітників в бухгалтерію і до секретаря за роз’ясненнями.

Бізнес-ефект

Технічне рішення «Управління відрядженнями» дозволить автоматизувати процес планування та обліку службових відряджень співробітників. Використання рішення дозволяє досягти наступних ефектів:

Зацікавились системою Управління відрядженнями
Готовы ответить на вопросы, а также провести персональную демонстрацию для заинтересованных лиц
Зворотній дзвінок

Залиште свій номер телефону і протягом 20 хвилин ми вам передзвонимо

Зворотній дзвінок

Залиште свій номер телефону і протягом 20 хвилин ми вам передзвонимо

Хочете дізнатися як прискорити бізнес процеси і отримати X2 продуктивності компанії?
Залиште заявку і фахівець Олександр передзвонить до вас найближчим часом
Задайте питання
менеджер зв'яжеться з вами протягом 20 хвилин