Управління якістю

Система управління якістю (СУЯ) – невід’ємна частина системи управління організації, яка спрямована на досягнення результатів і задоволенні потреб замовників. Технічне рішення «Фінекс: Управління якістю» дозволяє планувати і проводити внутрішні аудити, аналізувати рівень задоволеності клієнтів, виявляти й усувати невідповідності. Керівництво компанії за рахунок одержуваної оперативної інформації може контролювати систему менеджменту підприємства і приймати правильні бізнес-рішення.

Бізнес-рішення дозволяє забезпечити неухильне виконання ряду вимог стандарту ISO 9001: 2008, полегшити проходження сертифікаційного та наглядових аудитів системи менеджменту якості сертифікують органами.

Технічне рішення «Фінекс: Управління якістю» дозволяє виконувати наступні операції:

• Керувати внутрішніми аудитами: формувати і затверджувати програми внутрішніх аудитів на певний період, повідомляти учасників аудиту, контролювати проведення планових і позапланових внутрішніх аудитів, вести записи за результатами аудитів.
• Управляти невідповідностями: вести записи про невідповідності, аналізувати причини появи невідповідностей, контролювати їх усунення, виявляти повторні невідповідності.
• Управляти корректирующими і попереджувальними діями: вести записи, аналізувати результати.
• Управляти зауваженнями і рекламаціями: фіксувати і аналізувати надійшли зауваження та рекламації, виявляти причини і проводити коригувальні дії, спрямовані на підвищення задоволеності споживача.

Переваги для керівництва компанії

• Руководители получают объективные, основанные на реальных фактах данные по качеству функционирования бизнес-процессов предприятия.
• Можливість оперативного аналізу якості роботи системи менеджменту підприємства, в тому числі в розрізі процесів, підрозділів, затверджених нормативних документів.
• Контроль виконання рішень керівника, прийняті на основі аналізу показників якості системи менеджменту.

Технічні можливості вирішення «Фінекс: Управління якістю»:

• Управління бізнес-процесами
• Канцелярія
• Управління документами
• Управління записами
• На внутрішній комунікація
• Процесний підхід
• Аналіз і поліпшення СМЯ

Опис роботи

Вище керівництво компанії, представники керівництва за якістю, внутрішні аудитори, керівники структурних підрозділів, використовуючи дане Технічне рішення, можуть не просто автоматизувати процес управління якістю, а визначати найбільш оптимальний варіант роботи менеджменту підприємства, регламентувати обов’язкові процедури СМК.

Щоб отримати об’єктивну оцінку результативності системи менеджменту підприємства при впровадженні рішення «Фінекс: Управління якістю», як правило застосовуються такі вимірні показники ефективності:

Управління внутрішніми аудитами

Система дозволяє планувати і проводити як внутрішні планові, так і позапланові аудити. Також можливо заносити інформацію про проведення та результати зовнішніх аудитів.

Щоб підготувати програму внутрішнього аудиту, співробітник заносить у відповідні довідники наступні дані:

• період перевірки структурних підрозділів;
• критерії оцінки аудиту;
• команда аудиторів.

На підставі внесеної інформації можна сформувати річну (трирічну, квартальну і т. Д.) Програму внутрішніх аудитів, яку потім стверджує керівництво компанії.

Система автоматично розішле нагадування учасникам аудиту, проконтролює терміни проведення аудиту, завантаження співробітників (команди аудиторів, а також керівників підрозділів).

Після проведеного аудиту відповідальний співробітник заносить в систему дані про результати аудиту і всі виявлені невідповідності. Сформований звіт (на основі записів про результати аудиту) розсилається на узгодження і затвердження керівництву компанії.

Управління невідповідностями
Всі невідповідності, виявлені в ході аудиту, фіксуються в системі. Підставою для запису про невідповідність є результати внутрішнього аудиту, яке надійшло від контрагента зауваження (рекламація), внутрішнє листування співробітників підприємства (службові та доповідні записки).

По кожному виявленому невідповідності керівництвом компанії призначаються відповідальні. Вони зобов’язані визначити причини появи невідповідності, а також забезпечити їх усунення (провести коригувальні дії).

Завдяки технічному рішенню «Фінекс: Управління якістю» жодне невідповідність, незалежно від того, на якій ділянці воно було виявлено, що не піде від пильної уваги відповідального співробітника. Всі невідповідності в обов’язковому порядку підлягають усунення та подальшого аналізу.

Виконання корекцій

Щоб усунути виявлені в ході аудиту невідповідності в бізнес-рішення вбудований механізм планування, організації виконання та контролю корекцій.

Управління коригуючими і попереджуючими діями

Система дозволяє не тільки аналізувати виявлені невідповідності, але і визначати причини, які їх викликали. Брати участь в плануванні і аналізі результативності коригувальних дій може одночасно кілька співробітників компанії. Система сама контролює результативність цих дій (на підставі даних про повторні невідповідності, які виявлені в компанії).

Управління документами за якістю

Нормативні документи, що регламентують порядок функціонування системи менеджменту якості на підприємстві, можна реєструвати, переводити в електронний вигляд і зберігати в базі даних системи. Співробітники компанії мають безперешкодний доступ до них, щоб бути в курсі останніх змін.

Аналіз з боку керівництва

Керівники будь-якого рангу, відповідальні за якість, за допомогою рішення «Фінекс: Управління якістю» отримують доступ до розгорнутого аналізу функціонування системи менеджменту на підприємстві за такими важливими параметрами, як:

• Кількість і структура виявлених невідповідностей (в розрізі підрозділів, процесів, причин виникнення), періодичність їх появи.
• Швидкість їх усунення і результативність вжитих заходів.
• Показник завантаження персоналу, який відповідає за якість продукції та обслуговування клієнтів, оцінка ефективності роботи окремо взятого менеджера.
• Аналіз задоволеності споживача послугами, які надає компанія, або товаром, що випускається підприємством.
• Рівень дотримання нормативних документів компанії.

Звіти з аудиту

Технічне рішення «Фінекс: Управління якістю» надає користувачам можливість автоматично формувати звіти в різній формі.

Проведення аудиту третьою стороною

Технічне рішення значно полегшує підготовку і проведення зовнішніх аудитів – аудитор може в лічені секунди знайти і отримати необхідну йому інформацію. При цьому виключаються помилки персоналу, які виникають при виконанні ними автоматизуються дій.

Бізнес-ефект

Впровадження технічного рішення «Фінекс: Управління якістю» виводить СМК підприємства на абсолютно новий рівень, в тому числі:

• Регламенти процедур, підданих обов’язковому документуванню, дотримуються в автоматичному режимі;
• Всі необхідні для аудиту документи і записи переводяться в електронну форму;
• Підвищується якість роботи співробітників за рахунок:
  • своєчасного контролю виконання прийнятих на підприємстві регламентів і документованих процедур;
  • наявності єдиної бази даних виявлених в ході аудиту порушень, а також заходів щодо їх усунення;
  • вільного доступу кожного співробітника до необхідних для роботи з документами і даними.

Як результат, досягається значний ефект як для компанії в цілому, так і для окремої категорії співробітників.

Переваги для вищого керівництва:

• Лінійні керівники активно і усвідомлено залучаються до процесів управління та контролю якості роботи свого структурного підрозділу.
• За рахунок детального аналізу гарантовано усуваються всі виявлені в ході аудитів зауваження і причини, які їх викликали.
• Забезпечується ефективне середовище внутрішньої комунікації між керівником і виконавцем.
• Аналіз даних про функціонування системи менеджменту підприємства проводиться на основі отриманих оперативних фактах.
• Підвищується ступінь задоволеності клієнтів компанії.

Переваги для представників керівництва за якістю:

• Ускоряется и упрощается процедура планирования и анализа результатов внутренних аудитов.
• Автоматизується управління невідповідностями, забезпечується контроль над виконанням коригувальних та запобіжних дій відповідальних співробітників.
• Дані по внутрішнім аудитів, інформація по невідповідностей, коригувальні та запобіжні дії збирається в єдину базу, акумулюється і систематизується.
• Скорочується час підготовки вхідних даних, що використовуються при проведенні аналізу результативності СМЯ.
• Підвищується ймовірність успішного проходження зовнішнього аудиту.

Переваги для внутрішніх аудиторів:

• Оптимізується завантаження кожного члена команди аудиторів.
• Забезпечується своєчасна підготовка до аудиту (система автоматично повідомляє співробітників підрозділів, де буде проводитися аудит, надає дані про минулі аудити та інше).
• Підготовка звітів за результатами проведеного аудиту займає мінімальний проміжок часу.

Переваги для керівників структурних підрозділів:

• Контроль виконання регламентів ведеться в автоматичному режимі.
• Формується єдина база даних виявлених невідповідностей, а також заходів щодо їх усунення та попередження.
• Відповідальні співробітники своєчасно забезпечуються необхідними для роботи документами і даними.