Про клієнта

 

Внутрішній кейс компанії LITIKO — провідного ІТ-інтегратора в Україні, резидента Дія.City, з понад 20-річним досвідом впровадження систем електронного документообігу та автоматизації бізнес-процесів. Компанія реалізувала понад 350 проєктів для таких клієнтів, як АТБ, ALEF, Київський картонно-паперовий комбінат, Фармак, UNIQA, BASF та ін.

Проблема

 

Ми запитали у багатьох бухгалтерів, керівників підрозділів фінансових та IT департаментів з якими проблемами вони частіше стикаються при оформленні відряджень.

У багатьох компаніях організація службових відряджень — це складний та неструктурований процес, який передбачає ручне узгодження, обробку заявок, бронювання, звітність після повернення. Такий підхід має:

  • Високе навантаження на бухгалтерію та керівників;
  • Складний контроль етапів погодження;
  • Затримки і втрати документів;
  • Повільна швидкість надання звітності;
  • Ризики дублювання, неточностей, людських помилок.

Рішення

 

Команда LITIKO вирішила розробити таке рішення по управлінню процесом відряджень, засноване на базі системи Scriptum та адаптоване до реальних задач користувачів.

Ціль — надати уніфікований, контрольований та швидкий механізм планування, узгодження і супроводу всіх етапів відрядження.

Функціонал рішення:

 

В рамках рішення Litdoc по відрядженнях та авансових звітах реалізовано:

  • Заявка на відрядження — створюється з фіксацією цілей, термінів, маршруту, очікуваних витрат.
  • Автоматичне погодження — запуск погоджень за ролями: керівник, фінансовий департамент, логістика тощо.
  • Формування наказу на відрядження — автоматично на основі даних заявки.
  • Звіт по фактичних витратах — фіксація реальних витрат по завершенню відрядження та створення авансового звіту.
  • Контроль строків та статусів — нотифікації, прозорість етапів, доступ тільки до інформації.

Реалізація :

 

  • Рішення базується на коробковому функціоналі, який налаштовується за 2-3 робочих днів.
  • Аналітики LITIKO описали типовий процес службового відрядження, який був уніфікований і зафіксований у шаблоні.
  • Після встановлення система одразу готова до запуску — достатньо заповнити довідники структурних підрозділів і ролей.
  • Рішення може масштабуватись — для додаткових етапів, специфічних полів, інтеграції з обліковими системами.

Результати:

 

  • Зменшено середній час на погодження заявки на відрядження у 2–3 рази.
  • Всі погоджені документи (заявка, наказ, звіт) тепер зберігаються централізовано, з прив’язкою до працівника та підрозділу.
  • Зведено до мінімуму людський фактор — завдяки шаблонізації, використанню довідників і контролю на всіх етапах
  • Підвищено прозорість — керівництво в будь-який момент бачить статуси заявок
  • Підготовка звітності тепер займає лічені хвилини, а не дні.

Висновок

 

Впровадження рішення для процесу службових відряджень у LITIKO стало прикладом швидкої автоматизації рутинного процесу, що водночас зберігає гнучкість та масштабованість. Завдяки структурованому підходу, компанія забезпечила прозорість, відповідальність та зручність в управлінні відрядженнями, відкривши можливість впровадження подібного рішення для інших бізнесів.