кейс
Кейс BASF: Підписання документів КЕП та MobileID в Україні
в 7 разів
зменшилася кількість помилок при роботі з документами
150
користувачів вже користуються системою
60%
документів переведено в електронний вигляд
Цілі та задачі проекту
Діджиталізація бізнесу замовника
Ідея реалізувати систему електронного документообігу виникла в зв’язку з тим, що BASF прийняв рішення про діджиталізацію своїх робочих процесів.
«Коли ми просто підрахували кількість документів, які генеруємо щорічно (а це десятки тисяч!), питань, що робити далі, не виникло»
Зрозумівши, скільки часу співробітники компанії витрачають на роботу з паперами, в BASF прийняли рішення перейти на електронний документообіг.
Перш ніж впроваджувати систему електронного документообігу (СЕД), визначили основні напрямки робіт:
- знизити кількість часу при роботі з документами;
- спростити процедуру оформлення та обробки документів;
- підвищити якість виконуваної роботи співробітниками компанії.
Мета та задачі процесу
«Підписання документів ЕЦП»
Процес переводу документів в електронний вигляд проходив в кілька етапів. На першому етапі були переведені бухгалтерські, кадрові документи та договори. Важливо було, щоб підписані документи не втратили своєї юридичної сили.
Саме з цієї причини одним з основних етапів реалізації проекту була розробка рішення щодо підписання документів кваліфікованим електронно-цифровим підписом (КЕП). Реалізована робота сертифікатами електронного підпису, які видані українськими Акредитованими центрами сертифікації ключів (АЦСК) і зберігаються на токенах і SIM-картах Mobile ID (Vodafone).
Бізнес-процес
До впровадження та Після
В Україні з 2003 року цифровий підпис прирівнений до власноручного підпису (печатки). Якщо є підтвердження посиленим сертифікатом ключа,то підпис вважається таким, що наділений юридичною силою та може використовуватися для підписання документів.
Спочатку Directum RX підтримував підписання документів виключно російським ЕЦП. Оскільки всередині системи існувало певна програмне середовище зі своїми вимогами, при розробці рішення важливо було органічно в нього вписатися. У березні 2020 року в версії Directum RX 3.3 з’явилася можливість працювати з підписами інших країн (в тому числі і українським).
Базовий функціонал системи Directum RX дозволяє підписувати документи за допомогою сертифіката ЕП, який можна зберігати на локальному диску ПК, USB-флешці, USB-токені або cмарт-карті. Відзначимо, що після впровадження рішення користувачі отримали можливість підписувати документи також за допомогою SIM-карти Mobile ID мобільного оператора Vodafone.
Крім того, реалізовано створення PDF з відміткою про ЕП і функція експорту документів з ЕЦП. 
Цікаве рішення?
У вас є бізнес-процеси які необхідно автоматизувати? Ми обожнюємо складні рішення робити простими
Основні можливості системи DIRECTUM RX
Архітектура рішення:
Щоб підписати документ, користувач повинен вибрати потрібний йому документ в системі Directum RX, натиснути кнопку «Підписати» і в діалоговому вікні вибрати сертифікат для підписання та тип підпису.
Серверна частина плагіна формує хеш підписуваних даних та передає його в клієнтську частину плагіна. Клієнтський плагін, який встановлений в агенті веб-доступу, звертається до веб-сервісу, який за відбитком сертифіката повертає в плагін номер телефону користувача.
Якщо номер телефону знайдений, веб-сервіс звертається до оператора мобільного зв’язку для отримання списку посад користувача в компанії.
Оператор мобільного зв’язку відправляє запит введення паролю на мобільний пристрій.
Якщо веб-сервіс не виявив номер телефону, то повертається відповідь про неможливість підписання.
Після коректного введення пароля оператор мобільного зв’язку повертає посади користувача в клієнтську частину плагіна через веб-сервіс.
Якщо посада одна – її ідентифікатор з хешем даних та номером мобільного телефону направляється з клієнтського плагіна через веб-сервіс до мобільного оператора для підписання. Якщо посад, для яких доступний метод посиленого підписання, кілька, то виводиться вікно вибору посади на робочому місці користувача. Якщо посад з правом підпису документа немає – повертається повідомлення про неможливість підписання.
Для підтвердження операції, оператор знову запитує пароль в телефоні користувача, після чого, у разі успіху, повертає підпис через веб-сервіс в систему Directum RX і пов’язується з підписуваним документом.
Для перевірки підпису також реалізований метод серверної частини плагіна, який верифікує підпис, відправляючи запити на OCSP-сервера Центрів сертифікації. Результат верифікації доступний в інтерфейсі Directum RX.
Для налаштування плагіна створені конфіденційні файли конфігурацій з параметрами для налаштування в конкретному мережевому оточенні.
Створення PDF з відміткою про ЕП
При перетворенні документів в PDF-формат можна наносити штампи:
— при підписанні сертифікатом ЕП в позначці міститься інформація про сертифікат ЕП, його власника, термін дії та час підписання;
— при підписанні простим ЕП (без сертифіката) в позначці міститься ПІБ співробітника, який підписав документ, його ідентифікатор в системі та час підписання;
— можливе нанесення малого штампу
Експорт документів з ЕЦП
Також в рамках проекту реалізована можливість вивантаження документа з інформацією про підписи для надання в перевіряючі органи. Файл документа разом з файлами підписів можливо перевірити на зовнішньому ресурсі.
З системи вивантажуються останні підписані версії документів (які задовольняють умовам відбору) в зазначену користувачем директорію експорту.
Для вивантаження документів передбачені параметри:
- Вибір документів за критеріями:
- Наша організація;
- Контрагент;
- Вид документа;
- Дата з;
- Дата по.
- Вибір документів з папки в системі;
- Тип підпису для вивантаження:
- Затверджено;
- Погоджено;
- Не погоджено.
- Згрупування:
- Не групувати;
- За контрагентам;
- За типами документів.
- Не групувати – для кожного вивантаженого документа створюється окрема підпапка.
- За контрагентами – для кожного контрагента створюється окрема підпапка. Вивантажені документи розміщуються в підпапках з найменуванням відповідного контрагента.
- За типами документів – в результаті створюються папки з назвами вивантажених типів документів. Вивантажені документи розміщуються у відповідних підпапках.
Результати впровадження проекту
- Реалізовано зручний механізм підписання електронних документів з використанням ЕЦП, що дозволило прискорити створення, коригування, підписання та пересилання документів контрагентам.
- За запитом клієнта веб-сервіс був модернізований для можливості відправлення запитів до мобільного оператора через проксі.
- 150 співробітників охоплені проектом. Завдяки впровадженню ініціативи вдалося помітно знизити час на роботу з документами. Це дозволяє приділяти більше робочого часу безпосередньо роботі з клієнтами і партнерами;
- Оцифровано близько 60% від загальної кількості документів. У планах також – охопити і неавтоматизовані процеси, завершивши повний перехід на електронний документообіг;
- У 7 разів знизилася кількість помилок в документах. Якщо раніше помилку містив кожен 3-й звіт, після впровадження рішення помилки були виявлені тільки в кожному 20-му звіті. Цей момент більше пов’язаний з процесом адаптації до системи, прогнозується, що і ця цифра зменшиться.
«Основними задачами для BASF були специфіка внутрішнього документообігу та можливість максимально адаптувати рішення під компанію. Для реалізації проекту в результаті тендеру ми вибрали компанію Litiko, яка володіє необхідними компетенціями та досвідом.
Важливим аспектом стало для нас те, що збільшилася швидкість роботи з документами, в тому числі їх створення та доставка. Чим менше часу менеджер витрачає на документи, тим більше уваги може приділити партнеру.
Реалізація проекту стала важливим етапом на шляху діджиталізаціі BASF. У нас вже є ідеї щодо подальшого розвитку. Ми розуміємо, що сучасне суспільство прив'язане до смартфонів. Тому в найближчому майбутньому наступне, що хочемо реалізувати, це перегляд та підписання документів в мобільному додатку».
Денис Коптелов, BASF
Senior Specialist Digitalization Russia & CIS Global Digital Services
Склад команди проекту
Хоменко Інна Василівна
Керівник проекту
Ліподат Ігор Олександрович
Розробник
Романов Святослав Вікторович
Розробник
"ТОВ БАСФ Т.О.В" Засвідчує свою подяку ТОВ "ЛІТІКО" за блискуче впровадження системи електронного документообігу на базі продукту Directum RX.
Висловлюємо подяку ТОВ "ЛІТІКО" за врахування усіх вимог замовника та за оперативну реакцію на будь-які зміни або проблеми. А також, окремо, за створення та імплементацію модуля електронного підпису відповідно до законодавчих вимог."
Натисніть на зображення, щоб збільшити текст відгуку
Зацікавило рішення?
У вас є бізнес-процеси які необхідно автоматизувати? Ми обожнюємо складні рішення робити простими