Наскільки ефективним є паперовий документообіг у порівнянні з електронним? Ось кілька фактів про паперовий документообіг:
Середній життєвий цикл паперового документа становить 30 днів;
Приблизно 90% цього часу документ подорожує від одного співробітника до іншого або чекає на розгляд разом з іншими паперами. Відповідно, швидкість погодження документів та прийняття рішень щодо них низька;
Лише 10% часу йде на продуктивну роботу з документами.
Паперові документи частіше губляться чи псуються, у них складніше виправляти помилки;
Найчастіше трапляється витік конфіденційної інформації;
Документи накопичуються та виникає необхідність організації їх зберігання;
Важко/неможливо організувати віддалену роботу;
Інструменти контролю виконавчої дисципліни дуже слабкі.
У результаті: низька продуктивність, підвищені витрати, втрачені можливості, технологічне відставання. Тому сучасне підприємство потребує електронного документообігу (ЕДО).
Для переходу на ЕДО компанія Молдовагаз звернулася до фахівців із багаторічним досвідом впровадження електронних рішень для бізнесу компанії LITIKO.
Про клієнта
АТ «Молдовагаз» є одним із найбільших підприємств енергетичного комплексу Республіки Молдова. Діяльність підприємства та його залежних товариств спрямована на безперервне надання якісних послуг з постачання, транспортування та розподілу природного газу більш ніж 740 тис. споживачам, фізичним та юридичним особам Республіки Молдова, а також на транзит природного газу Балканським напрямом. У компанії та дочірніх підприємствах працюють близько п’яти тисяч осіб.
Які задачі стояли перед командою?
З 2019 року Молдовагаз розпочала планування підвищення рівня автоматизації бізнес-процесів, у тому числі документообігу. На підприємстві вже використовували систему Directum 4.0., проте можливості системи використовувалися обмежено. Більшість документів продовжували вести у паперовій формі, документи періодично не погоджувалися у встановлені терміни чи губилися. Керівному складу АТ “Молдовагаз” було складно контролювати виконавську дисципліну своїх співробітників. Також стара версія системи мала проблеми сумісності з сучасними операційними системами як на рівні клієнтської частини, так і на рівні серверної
Відповідно основні задачі, які були поставлені перед командою інтеграторів LITIKO:
Стандартизувати та прискорити документообіг.
Перевести діловодство на підприємстві з паперового в електронний вигляд.
Оптимізувати процеси роботи з внутрішніми та зовнішніми документами, скоротити час на їх на створення, пошук та обробку.
Автоматизувати роботу з договорами, прискорити їх погодження, посилити та забезпечити ефективний контроль за їх виконанням.
Запровадити електронний цифровий підпис для роботи з електронними документами, щоб вести документообіг в електронному вигляді, відмовитися від паперових документів та ручного підписання.
Залучити більше співробітників компанії до роботи з електронними документами, щоб мінімізувати рутинні операції та звільнити час для складніших виробничих задач.
Забезпечити дистанційне погодження документів.
Підвищити виконавську дисципліну.
Оновити платформу Directum до останньої версії, оскільки компанія перейшла на Windows 10.
Хід проекту
Фахівці компанії LITIKO вивчили вимоги до системи, склали та погодили план-графік робіт з проекту та технічне завдання й розпочали роботу над проектом. В першу чергу, в рамках підписки та без додаткових оплат оновили систему до останньої версії DirectumRX 4.1.
Потім було запроваджено такі модулі, як:
організація роботи із договорами;
робота з організаційно-розпорядчим документообігом;
внутрішні документи (інструкція, регламент, становище);
нормативні документи;
діловодство.
У ході проекту в електронний вигляд було переведено такі документи:
вхідні та вихідні листи,
службові записки,
договори та додаткові угоди до них,
накази та розпорядження,
нормативні документи.
Попередній
Наступна
Реалізовано підписання документів електронно-цифровим підписом, виданим внутрішнім центром сертифікації АТ «Молдовагаз».
Співробітники Молдовагаз забезпечені мобільними програмами «Directum Solo», що дозволяють переглядати та виконувати вхідні завдання, а також підписувати документи за допомогою внутрішньої ЕЦП.
Внаслідок переходу на ЕДО на зміну паперовим документам прийшли зручні електронні картки, в яких частина даних заповнюється автоматично, а частина вноситься автором задачі.
Попередній
Наступна
Формування задач та списку погоджуючих
Фахівці Litiko впровадили та налаштували автоматизацію формування задач. Тепер безпосередні керівники автора документа, який надсилається на погодження, додаються до списку автоматично. Для погодження документа начальниками управлінь та членами правління організації доопрацьовано два окремих поля. Таким чином, погодження документа проходить у три етапи:
автозаповнювані керівники;
начальники управлінь,
члени правління.
Учасники кожного етапу одночасно одержують документ на погодження. Поки всі учасники етапу не погодять документ, він не піде на погодження наступного етапу.
Це забезпечує дотримання регламенту погодження документа та його послідовне просування етапами. При цьому в листі погодження можна бачити, хто з учасників уже погодив документ, і які є коментарі.
Ця функція разом з іншими нововведеннями дозволила скоротити середній термін погодження документа з 1 місяця до 3-5 днів.
Механізм схлопування задач
Ще один новий зручний механізм – схлопування задач, який дозволяє уникнути дублювання їх у системі. Один і той самий погоджуючий може фігурувати за погодженням документа і як член правління, і як начальник управління, на етапах 2 та 3, описаних вище. В результаті паперовий документ міг потрапляти до нього на опрацювання кілька разів.
Механізм схлопувания задач дозволив виключити подвійну постановку задачі та зробити так, щоб документ не приходив до одного погоджуючого більше одного разу.
Налаштування прав доступу до документів
Однією з нових функцій системи є розділення прав доступу до реєстру документів для різних відділів. Так, співробітники підрозділу А не бачать усіх документів, із якими працюють співробітники підрозділу Б, і навпаки. При цьому діловоди та керівництво бачать усі документи. Ця функція значно покращила захист комерційної інформації підприємства.
Попередній
Наступна
Підвищення виконавської дисципліни та прозора звітність
У системі Directum RX є базова звітність. Команда Litiko доопрацювала базовий функціонал на вимогу замовника. Наразі звіт показує ефективність обробки вхідної кореспонденції на підприємстві.
Канцелярія формує доручення виконавцю, у якому виставляється планова дата виконання. Після завершення роботи з документом, коли документ знімається з контролю працівником канцелярії, формується фактична дата виконання. Таким чином, звіт відображає повну картину виконання зареєстрованих документів на підприємстві.
Використання звітів дозволяє керівникам різних рівнів оцінювати загальну ефективність роботи підприємства/організації, а також виконавську дисципліну кожного із співробітників.
Оптимізація процесу діловодства
Відмова від паперового документообігу значно скоротила час виконання доручень. Якщо раніше кожен вхідний документ роздруковувався та рухався ланцюжком у паперовому вигляді, вимагаючи ручного підписання на кожному етапі, то зараз ці процеси відбуваються в електронному вигляді. Збір резолюцій та погоджень скоротився до кількох днів, хоча раніше міг тривати місяць і більше. Відповідно, прискорилося виконання доручень.
Попередній
Наступна
Проведена робота з користувачами системи
Фахівці LITIKO провели первинне навчання робочої групи замовника. Після виконання налаштувань та доопрацювань системи команда Litiko розробила та надала інструкції по роботі для користувачів по кожному напрямку, провели навчання співробітників усіх підрозділів.
АТ «Молдовагаз» підготувало регламент щодо роботи в системі та відео-інструкції щодо роботи з системою в цілому та всіма типами документів зокрема.
Наразі співробітники Litiko продовжують надавати консультаційну підтримку в рамках договору про технічну підтримку.
Результати проекту:
Упорядкована, зручна структура документації та відповідно зниження навантаження на працівників канцелярії;
Прискорення процесу погодження документів з кількома погоджувальними підрозділами за рахунок того, що процес погодження йде паралельно, а не послідовно, як це було з паперовими документами;
Скорочення непродуктивних витрат робочого часу працівників за рахунок зменшення часу, витраченого на пошук документів та доручень;
Підвищення виконавчої дисципліни працівників за допомогою наявності механізмів контролю термінів виконання доручень;
Зниження ризику втрати документів за рахунок зберігання документів в єдиному електронному архіві;
Зниження ризику витоку інформації за рахунок того, що доступ до документів здійснюється суворо відповідно до призначених прав;
Скорочення витрат на витратні матеріали (папір, картриджі) та більш екологічний процес діловодства;
Використання ЕЦП для внутрішніх документів та відмова від ручного підписання.
Результати
Зниження ризику втрати документів за рахунок зберігання документів в єдиному електронному архіві;
Скорочення непродуктивних витрат робочого часу працівників
