Як ми впровадили систему електронного архіву для компанії ДП “ЛПП Україна” АТ “ЛПП” (LPP Ukraine)
Іноді доводиться чути, що роздрібна торгівля – це галузь бізнесу, яка вже наскрізь комп’ютеризована, і в ній неможливо реалізувати нові проєкти, зокрема автоматизацію документообігу. Але досвід LITIKO показує, що це зовсім не так – «немає межі досконалості».
Про замовника:
Компанія LPP Ukraine (надалі – Компанія), що активно працює у галузі моди та ритейлу. ДП “ЛПП Україна” АТ “ЛПП” (LPP Ukraine) – дочірня компанія польського fashion-гіганту LPP S.A., що розвиває роздрібну мережу магазинів Reserved, Mohito, Cropp, House та Sinsay. На українському ринку активно працюють з 2003 року. Зараз налічує 300 магазинів в Україні.
Про LITIKO:
Команда LITIKO займається автоматизацією електронного документообігу та створенням електронних архівів документообігу з 2008. Електронні архіви були впроваджені для MTC Україна (Vodafone), Таврія В, АТБ, Альфа-банк Україна, порт Південний, банк ВТБ Україна та інших.
Задача в роботу:
Впровадження системи електронного архіву
Непростий клієнт та проблеми, з якими він стикався раніше
Це був справді непростий клієнт та непросте завдання. Клієнт з ритейлу, міжнародна компанія, яка вже понад чверть століття володіє мережею магазинів по всій країні.
Ручне введення актів документів
«Наші дівчата вручну набирають всі акти… це мене дуже бентежить – я хотіла б, щоб вони були автоматизовано розподілені в системі.»
- Задача: Автоматизувати введення актів, щоб зменшити час обробки та виключити людський фактор.
Ручне додавання електронних адрес
«Нам буде дуже важко додавати електронні адреси, бо їх у нас дуже багато.»
- Задача: Зробити можливим автоматичний імпорт електронних адрес (наприклад, з Excel-файлів) для розсилки документів по магазинах.
Обробка величезного обсягу накладних — по 200 накладних кожен день на одну людину!!!
«В один із місяців 2024 року у нас було 4000 документів – по 200 накладних на день на одну людину… це багато і займає занадто багато часу.»
- Задача: Автоматизувати перетворення накладних у PDF та їх розподіл між магазинами.
Складний обмін документами між 300 торговими точками
«Документи обмінюються між 300 магазинами, розташованими по всій території України, і підписання документів вручну є дуже складним процесом.»
- Задача: Впровадження електронного документообігу для оперативного обміну та підписання документів
Незручне зберігання документів у існуючих системах ЕДО
«Провайдери електронного документообігу не забезпечують зручну форму зберігання документів – можна щось знайти, але й легко загубити.»
- Задача: Створити надійний електронний архів з власною ієрархією для зберігання документів та легкого пошуку.
Інтеграція з обліковою системою
«Кожен документ інтеграції з облікової системи має бути врахований, але старі системи не відповідають сучасним вимогам.»
- Задача: Забезпечити безшовну інтеграцію документообігу з бухгалтерською системою для оптимізації фінансових процесів.
Відсутність стандартизованого підходу та уніфікації процесів
«Очікували стандартизовану систему, але не все підлаштовується під нас, що створює невизначеність і труднощі з масштабуванням.»
- Задача: Отримати гнучке рішення з базовими стандартами, яке можна адаптувати до потреб клієнта і масштабувати без ускладнень.
Неефективне навчання та адаптація персоналу
«Не всі співробітники готові мінятися і вчитися новому – є опір на навчання, яке довго триває, і в результаті виникають проблеми з пошуком документів»
- Задача: Швидке освоєння нового IT-рішення за допомогою інтенсивного навчання, що мінімізує час адаптації та кількість помилок.
Висока трудомісткість ручного оброблення даних
«Обробка документів вручну займає багато часу і є надмірною – кожну електронку вводять вручну, що значно сповільнює робочий процес.»
- Задача: Зменшити ручну працю шляхом автоматизації введення даних та їх обробки.
Запити замовника в рамках проєкту:
- Оптимізувати процеси зберігання документів у компанії та створити єдиний централізований електронний архів документів, які раніше зберігались в різних системах.
- Організувати безпечне зберігання документів у електронному форматі.
- Забезпечити оперативний доступ до документів.
- Автоматизувати завантаження документів та їх подальшу обробку.
- Надати можливість швидкого пошуку документів та їх масового вивантаження за потреби.
Виклики для впровадження e-архіву
1. Розмір компанії
Компанія має значну кількість співробітників, розгалужену мережу точок продажу та складну внутрішню структуру
2. Особливість ритейлу
У цій сфері традиційно використовується дуже багато документації. Це не тільки вимагає високопродуктивних рішень, а й підвищує ризики вчинення помилки на будь-якому з етапів шляху, який проходить кожен документ. Неправильне опрацювання чи втрати документів можуть призвести до фінансових збитків, тому рішення для автоматизації має бути не лише продуктивним, а й надійним для мінімізації ризиків.
3. Інтеграція з зовнішніми системами
Однією з вимог клієнта була інтеграція з зовнішніми системами документообігу, такими як «Вчасно.ЕДО» та «М.Е.DOC». Це було цілком досяжно, оскільки система має відкриті API, що дозволило розробити необхідний механізм для автоматичного завантаження, збереження та структурування документів в електронному архіві. Втім, насправді вимог було більше і вони були складнішими.
Достатньо подивитися на один із проміжних описів необхідного функціоналу системи електронного архіву документів:
- Періодичне автоматичне завантаження з систем Вчасно.ЕДО та М.Е.Doc до системи електронного архіву різноманітних документів разом з підписами згідно вимог клієнта;
- Можливість за потреби ручного виклику процедури завантаження різних типів документів за певними ознаками: у певних станах підписання та погодження разом з підписами з систем Вчасно.ЕДО та М.Е.Doc до системи електронного архіву;
- Автоматична обробка завантажених документів: сортування, класифікація та розміщення документів у електронному архіві згідно вимог клієнта.
- Можливість виклику процедури обробки документів вручну.
- Можливість керування структурою та атрибутами документа, створення карток документів різної форми в залежності від певних ознак документу.
- Групування документів у електронному архіві за певними ознаками;
- Розмежування доступу до документів у архіві згідно налаштованої рольової моделі;
- Можливість ручного коригування переліку документів в електронному архіві: додавання або вилучення документів по обраним критеріям.
- Створення структурованих ієрархій папок документів, додавання міток.
- Спрощений пошук документів у електронному архіві за атрибутами картки документа.
- Візуалізація документів з підписами.
- Масовий експорт архівних документів разом з підписами.
- Аудит роботи з документами.
Реалізація проєкту
На першому етапі команда LITIKO налаштувала в системі організаційну структуру замовника, після цього розробила та налаштувала електронні довідники, що містять усю необхідну інформацію для автоматизованого оброблення документів.
Процедура автоматичної обробки документів
Події у системі відбуваються не лише за ініціативою працівників. Автоматична обробка документів може виконуватися періодично, причому необхідний інтервал налаштовується перед її запуском. Виходячи з особливостей роботи замовника за домовленістю була встановлена періодичність що дорівнює одній годині.
Після запуску процедура автоматичної обробки переглядає усі завантажені, але ще розсортовані документи на відповідність певним вимогам. У разі знайдення відповідності створюється нова картка документа певного типу, до якої підвантажується документ разом з підписами. Картка розміщується згідно налаштованої структури архіву. Документи, для яких не знайдено відповідностей, потрапляють на ручний розбір.
І це – лише один із незліченної множини присутніх у системі алгоритмів роботи з документами.
Підсумки впровадження:
Впровадження системи, дозволило Замовнику значно покращити управління документацією:
- Створено централізоване сховище документів;
- Скорочено час на пошук і обробку документів;
- Забезпечено безпеку зберігання документів;
- Стандартизовано процеси документообігу;
- Автоматизовано обробку та інтеграцію документів з різних систем.
✅ Впровадження IT рішення LITIKO дозволило автоматизувати процес введення актів, що значно знизило навантаження та мінімізувало ризик помилок.
✅ Рішення на базі low-code платформи Scriptum дозволило швидко імпортувати адреси, що знизило час на ручне введення та забезпечило ефективне розповсюдження документів по магазинах.
✅ Автоматизація процесу перетворення накладних у PDF-файли та їх автоматичний розподіл забезпечила економію до 4 годин роботи кожного співробітника на день.
✅ Запровадження рішення дозволило зменшити час на обмін документами, забезпечити оперативний доступ до них та підвищити безпеку зберігання, що суттєво покращило бізнес-процеси.
✅ Рішення LITIKO дозволило організувати електронний архів на власному сервері, зручно структурований за власною ієрархією, що забезпечило надійне зберігання та швидкий доступ до всіх документів.
Висновки:
Загалом, впровадження електронного архіву стало ефективним рішенням для компанії з великим обсягом документації. Забезпечило централізоване управління документами, підвищило ефективність бізнес-процесів, організувало централізоване сховище інформації, налагодило швидкий та зручний доступ до даних та підвищило рівень безпеки й контролю доступу.
Хоча ритейл відомий як бізнес із невисокою маржинальністю, який підтримує дохідність завдяки великим обсягам продажу, цей кейс демонструє, що автоматизація документообігу може суттєво підвищити ефективність. Таким чином, оптимізація внутрішніх процесів і зниження ризиків дозволяють підприємствам у ритейлі покращувати прибутковість шляхом впорядкування управління документацією.
На досвіді реалізації електронного архіву для Замовника ми сформували коробкове рішення LitDoc.Archive, яке закриває базові потреби будь-якого департаменту для створення електронного реєстра документів.
