Впровадження рішення «Планування відпусток» на основі системи Directum на фармацевтичному підприємстві з чисельністю понад 2 000 чоловік
Компанія по виробництву лікарських препаратів, в якій працює понад 2 000 працівників
Перед компанією стояли наступні задачі:
- Формування та узгодження графіку щорічних відпусток;
- Оформлення щорічної відпустки;
- Оформлення додаткових відпусток;
- Формування наказу про відпустку (щорічну, додаткові);
- Контроль над виконанням плану відпусток.
На момент звернення до нас облік відпусток у компанії вівся у двох не пов’язаних між собою системах: в обліковій та документообігу, якими опікувались різні департаменти підприємства. В обліковій системі велися залишки по відпустках, а в системі документообігу – планування відпустки.
Необхідно було визначити регламент роботи з заявами на відпустку, а також проблему синхронізації між цими системами: правильно побудувати процес обліку залишків відпусток, коректно узгодити дії співробітників з оформлення відпусток та відображення залишків відпусток в кожній із систем.
Важливий нюанс проекту: співробітники, які працюють на заводі, як правило, до системи обліку відпусток доступу не мають. За них повинен хтось подавати інформацію про відпустку. Тому у системі повинна бути процедура погодження та повідомлення співробітника про те, чи йому погодили або не погодили відпустку, які додаткові документи йому потрібно надати в бухгалтерію, щоб завершити оформлення відпустки, тощо.
Промислове підприємство – це підприємство на якому дотримуються всіх можливих видів відпусток згідно чинного законодавства України. Керівництво компанії ставило перед нами наступні задачі:
- необхідно було спрогнозувати фінансове навантаження на ті місяці, коли співробітники йдуть у відпустку, та суми виплат по компенсаціям цих відпусток;
- не зіпсувати вже усталений на підприємстві робочий процес, забезпечивши при цьому співробітників відпочинком відповідно до чинного законодавства.
- фіксувати невикористовувані відпустки для того, щоб була можливість або виплачувати компенсацію по ним, або контролювати використання цих відпусток.
Цілі впровадження рішення:
- Привести у відповідність до чинного трудового законодавства України порядок надання відпусток
- Отримати механізм контролю за дотриманням трудового законодавства України
- Знизити загальний час на узгодження заявок на відпустку
- Створити єдину точку реєстрації заявок на відпустку
- Зробити прозорим процес погодження заявок на відпустку.
Реалізували можливість подавати заяву на відпустку від імені співробітника. Автоматизували процес погодження відпусток, зберігши при цьому існуючу систему їх узгодження, тобто знизу-вгору (спочатку погодження відпусток безпосереднім керівником, потім погодження керівником вищестоящого підрозділа графіків відпусток в нижчестоящих підрозділах).
При розробці рішення ми розробили наочний механізм вибору відпустки у вигляді календаря, де співробітники могли візуально виділити початок та кінець відпустки. Крім того, дані про відпустку відразу ж переносилися в картку заяви. Якщо ж відпусток було кілька, то співробітник, відкриваючи свій графік відпусток на наступний рік, міг бачити їх виділеними різними кольорами.
Такий же механізм був використаний і для керівників департаментів. Тому при погодженні відпусток своїх підлеглих вони могли наочно бачити всі графіки та швидко приймати рішення.
Крім планування відпусток система враховувала і фактичне використання відпусток. Вона автоматично повідомляла як співробітника, його керівника, так і бухгалтерію про наближення відпустки за певну кількість днів.
На вимогу замовника не було жорсткої прив’язки до графіка відпусток. В системі ми передбачили можливість вибору співробітником дати виходу у відпустку.
Провадження рішення «Планування відпусток» на базі системи Directum дозволило підприємству проводити кампанію по погодженню відпусток на наступний рік протягом одного місяця. Рішення «безшовно» інтегрувалось з обліковою системою організації: ми забезпечили двосторонню синхронізацію даних по невикористаним відпусткам між системами обліку та документообороту.
“Сподобалася комунікація з бізнес-замовником. Спілкування було дуже конструктивним, не було складнощів в побудові та погодженні бізнес-процесів. Це дуже важливо, оскільки, як правило, на проектах такого масштабу це велика рідкість. Крім того, щоб успішно реалізувати проект, ми підтягнули свої знання законодавства, в частині управління персоналом підприємства”.
Інна Хоменко. Керівник проекту
- Скорочення часу на створення річного плану відпусток: з 3 місяців до 3 тижнів
- Зниження особистих звернень співробітників в відділ кадрів та бухгалтерію – в 3 рази
- Зниження кількості помилок при оформленні відпустки – в 6 разів
- Зниження кількості невикористаних днів відпустки – в 3 рази.
