- Молдавський металургійний завод (м. Рибниця)
- 2500 співробітників
- З 1990-х років постачає продукцію до країн Євросоюзу, США, Канади, Австралії, Південно-Східної Азії та Латинська Америка
- Річний оборот: $500 млн
- Задача: перенести паперовий документообіг в електронний вигляд
за допомогою інтеграції платформи DirectumRX
Спеціалісти LITIKO перенесли на платформу DirectumRX 90% документації Молдавського металургійного заводу (ММЗ). Щоб налаштувати ЕДО підприємства з багатьма підрозділами, знадобилося 7 місяців.
У результаті, впровадження системи дозволило в рази розвантажити співробітників заводу, заощадити витрати на папір та прискорити бізнес-процеси.
Система діловодства на ММЗ не змінювалася понад 30 років і велася виключно у паперовому вигляді. Для зовнішньої комунікації використовували e-mail, звичайні поштові відправлення та телефонний зв’язок.
Реєстрація та рух внутрішніх паперових документів були не менш громіздкими. Все це вимагало великих операційних витрат та гальмувало бізнес-процеси.
Для модернізації LITIKO використала платформу DirectumRX 4.0. Мета модернізації — перевести на ЕДО ключові технологічні процеси діловодства. Потрібно було впровадити кілька модулів та рішень, і навіть навчити провідних фахівців заводу роботі у системі.
Але коли менеджмент ММЗ окреслив вимоги до проекту, стало очевидним, що систему потрібно кастомізувати. Кожен модуль потребував апдейту.
Етапи проекту:
- Передпроектне обстеження бізнес-процесів ММЗ
- Розробка, оформлення та погодження вимог до проекту та налаштувань системи
- Презентація базових рішень ключовим користувачам компанії та методичних матеріалів за ними
- Додатки до вимог
- Створення плану-графіка робіт по проекту
- Створення технічного завдання
- Реалізація проекту, кастомізація системи під вимоги компанії
- Виявлення функціональних особливостей під час тестового запуску. Їх впровадження та доопрацювання
- Розробка інструкцій для користувачів по кожному напрямку – з урахуванням виконаних налаштувань та доопрацювань
- Навчання робочих груп за розробленими інструкціями
- Тестування системи з метою можливого виявлення помилок та додаткових побажань. Якщо необхідно, проведення додаткових робіт у системі
- Підписання договору про технічну підтримку
Історично процес обробки вхідних/вихідних запитів на ММЗ був досить громіздким. Паперовий документ потрапляв у центральну канцелярію, звідти його направляли до наступного відділу, де надавали окремий номер — просто дописували ручкою. Коли, пройшовши кілька департаментів, запит доходив до виконавця, на папері просто не було місця для фінального штампу! Все було списано номерами, присвоєними кожним департаментом у ланцюжку.
Кількість журналів реєстрації тим часом перевищила 300.
Руководство завода было полностью «за» модернизацию этого процесса. Но ключевые специалисты опасались, что в электронном виде станет невозможно отслеживать движение документов. Чтобы снять опасения, пользователям наглядно продемонстрировали, что в электронной системе повышается прозрачность работы, есть возможность отслеживания пути документа, а риск утери информации почти исключен.
У результаті модуль «Діловодство» успішно впровадили. Тепер документи «живуть» у системі та рухаються в електронному вигляді. У канцелярії залишилося лише 2 журнали: для вхідної та вихідної документації. Тут документ реєструють і далі він рухається в електронному вигляді під одним номером. А будь-який керівник у два кліки може подивитися будь-який документ у системі.
Впровадивши модуль «Діловодство», фахівці LITIKO перевели в електронний вигляд 90% документообігу заводу. Крім того, налаштували рівні доступу до секретної комерційної інформації.
Це було одним із ключових побажань керівництва.
Цей модуль був успішно впроваджений у базовому функціоналі — фахівці LITIKO додали лише “Регулярні наради”. Проте існуючі шаблони протоколу нарад клієнту не підійшли. Їх довелося серйозно доопрацьовувати. Причому кілька разів.
Користувачі, які звикли до дизайну та формату паперових бланків,
висловили побажання, щоб електронний документ був максимально
схожим на паперовий оригінал.
Зокрема, шрифти, відступи від краю між абзацами, і навіть знаки пунктуації потрібно було зробити такими, як у паперовому бланку.
Щоб виконати всі побажання клієнта, навіть довелося підключати сторонні бібліотеки. У результаті користувачі отримали комфортний та звичний для них формат.
ММЗ випускає кілька видів продукції: металопрокат, арматуру, фасонний прокат та ін. Свої вимоги замовники прописують у запиті, який надходить по одному з каналів комунікацій (звичайна пошта, телефон або е-mail). Далі йде переддоговірний, договірний та післядоговірний процес, у якому задіяно 5 підрозділів.
Процес виглядає так:
- Запит покупця рухається з одного підрозділу в інший
- Проробляється на кожному етапі
- Деталізується і погоджується із замовником
- Трансформується в комерційну пропозицію
- КП погоджують із замовником
- На підставі КП формується договір
- Формується замовлення на виробництво та відвантаження
Усього було задіяно близько 10 видів паперових документів. І обробка кожного з них займала робочий час кількох спеціалістів.
Тепер процес опрацювання запиту, що надійшов будь-яким каналом, рухається по етапах переддоговірного, договірного та післядоговірного процесу в електронному вигляді. Це мінімізувало ризик втрати важливої інформації та у рази прискорило процес обробки документів
Крім основних модулів, були налаштовані ще два рішення, пов’язані з переддоговірною діяльністю: конкурентні листи та технічне опрацювання. Конкурентні листи — це робочий інструмент служби закупівель. У цей електронний лист вноситься інформація про ціни та характеристики продукції зовнішніх постачальників, які надсилають свої КП з пропозиціями. За підсумками вибирається постачальник та здійснюються закупівлі.
Матриця погодження договорів:
На ММЗ існують такі види внутрішніх документів: накази, розпорядження, постанови, службові записки, заявки, додаткові акти. Наприклад, заявки на транспорт, які раніше заповнювали вручну та передавали до транспортного цеху. Або заявки на розробку до виробничо-конструкторського відділу.
Внутрішні документи у паперовому вигляді просувалися через канцелярію по департаментах.
Після впровадження системи 90% організаційно-розпорядчих документів перевели в електронний вигляд. Замість кількох видів актів створено єдиний тип електронних документів “Акт”, який користувач вручну запускає за вільним регламентом на погодження.
Декілька типів заявок у різні департаменти теж перевели в електронний вигляд.
Розробили інструкції та навчили 18 ключових фахівців
Команда LITIKO розробила зрозумілі інструкції та методички в кожному напрямку. За 2 тижні курс навчання за базовими інструкціями пройшли 18 провідних спеціалістів ММЗ. Після цього провели тестування системи, щоб врахувати можливі питання та побажання користувачів.
На даний момент першу лінію техпідтримки на 90% закриває спеціаліст підприємства. З більш складних питань або у разі збоїв у системі, згідно з договором технічної підтримки, допомагають консультанти LITIKO.
У ході проекту вийшла нова версія платформи – DirectumRX 4.1, у якій замість веб-сервісів перейшли на сервіс інтеграцій. Процеси там налаштовані зовсім інакше.
На той час одна з двох інтеграцій вже була налаштована під веб-сервіси попередньої версії, DirectumRX 4.0. Заморозити роботу над нею та займатись іншими модулями, а потім переналаштувати перший — означало б затягнути проект.
Озвучили замовнику ситуацію: якщо ми зараз реалізуємо проект, то за наступного оновлення системи вам доведеться переписати модулі, пов’язані з інтеграцією. Окрім того, за нову версію клієнту потрібно було доплатити. У результаті фахівці LITIKO зуміли провести конвертацію прямо в ході проекту. Форс-мажорну ситуацію було вирішено.
- Внутрішній документообіг оцифрований на 90%
- Значно знизилося навантаження на центральну канцелярію
- Процеси роботи з внутрішніми документами стали електронними, що дозволило розвантажити діловодів
- Реалізовано механізми ознайомлення, подання та погодження документів
- Секретні комерційні документи теж стали електронними, з можливістю контролювати рівень доступу до них
- Менеджменту заводу тепер доступний моніторинг документів на кожному етапі
- У системі заведено 700 облікових записів – за кількістю користувачів
- Підписано договір технічної підтримки з LITIKO
- Модуль «Діловодство»: вхідні та вихідні листи, внутрішні документи
- Модуль “Наради”
- Робота з оргдокументами: накази, розпорядження, службові записки, заявки
- Модуль «Договори» + робота з документами «Технічні опрацювання» та «Конкурентні листи»
