Про клієнта 

  MAUDAU – онлайн маркетплейс для повсякденних покупок зі зручним сервісом, який дозволить користувачам витрачати набагато менше часу на рутинний шопінг та зробити комплексну покупку в одному місці. MAUDAU є частиною Fozzy Group  Сьогодні маркетплейс налічує понад 160 000 товарів, серед яких є продукти харчування,  побутова хімія, іграшки, алкогольна продукція, товари для краси та здоровʼя, електроніка та техніка і так далі.  По суті, йдеться про український аналог Amazon, з високими вимогами до сервісу, зі своїми складами, та з мерчантами, які продають як зі складів MAUDAU, так і зі своїх.  Доставлення замовлень здійснюється «Новою Поштою» та «Укрпоштою». Доставка по м. Києву та передмістю здійснюється кур’єром MAUDAU. Також є можливість самовивезення замовлень з деяких магазинів «Сільпо» в Києві.  Штат MAUDAU налічує сотні співробітників, що потребувало впровадження  комплексного рішення щодо управління документообігом та автоматизації бізнес-процесів. Тому компанія MAUDAU звернулася до LITIKO за рекомендаціями та впровадженням системи електронного документообігу та автоматизації бізнес-процесів. Після проведення ряду зустрічей та опрацювання вимог MAUDAU було запропоновано до впровадження платформу «ALMEXOFT».  Але це був лише засіб. Головним завданням було заміна поточної системи Замовника та підвищення ефективності процесів інформаційного і документаційного забезпечення в новій системі за рахунок: 
  • стандартизації документообігу;
  • скорочення часу на створення, пошук і узгодження документів;
  • забезпечення дистанційного узгодження документів;
  • підвищення виконавської дисципліни;
  • прискорення документообігу, 
При цьому вимоги до системи мали свої особливості. Однією з ключових вимог до системи була гнучкість та адаптивність до потреб бізнесу. Зокрема, компанія MAUDAU потребувала наступних функціональних можливостей: 
  • Деталізовані картки контрагентів: Налаштування картки контрагента дозволило створити єдиний профіль кожного контрагента, що значно спростило процес укладання договорів та зменшило кількість помилок, пов’язаних з введенням даних. Наприклад, при підготовці договору, користувач може швидко знайти всі необхідні дані про контрагента прямо в його картці.
  • Версійність документів: Функція збереження версійності дозволила відстежувати всі зміни, внесені в документ під час процесу погодження, що забезпечило прозорість та відповідальність всіх учасників. Завдяки цьому, компанія могла легко відновити попередні версії документів у разі необхідності.
  • Можливість контролю навантаження: Внутрішній функціонал моніторингу платформи «ALMEXOFT»,  дозволяє відстежувати кількість нових документів, отриманих співробітником за певний період (наприклад, 3 місяці), а також кількість оброблених ним документів. Що надалі допомагає оптимізувати робоче навантаження на співробітників, оцінити ефективність співробітників та покращити планування ресурсів департаменту.  

 Структура розв’язання задачі 

  Компанія LITIKO налаштувала систему, яка враховує швидке зростання MAUDAU та необхідність гнучкого підходу до управління документами. Для цього ми ввели поняття “група документів” та “тип документа”.  Група документів – це група договірних документів, для яких буде налаштований процес погодження.  Наприклад, “Договори постачання”, “Договори підряду” тощо.  Тип документа – це група шаблонів бізнес-процесів, яка об’єднана за ознаками певної групи документів. Включає детальний опис всіх етапів обробки документа певної категорії, необхідні завдання для користувача, терміни виконання та інші параметри.   Такий підхід дозволяє: 
  • Спростити створення документів: Користувачам не потрібно заповнювати всі поля вручну, оскільки більша частина інформації заповнюється автоматично. 
  • Забезпечити єдиний підхід до оформлення документів: Всі документи в межах однієї категорії оформлюються за єдиним шаблоном. 
  • Автоматизувати рутинні операції: Система автоматично перенаправляє документи на підпис необхідним особам та контролює виконання завдань. 
  • Збільшити швидкість обробки документів: Завдяки автоматизації та стандартизації процесів, час на обробку документів скорочується. 
  • Покращити якість документів: Завдяки використанню готових шаблонів зменшується ризик помилок. 
Наприклад, було створено Групу стандартних договорів, коли автор документа може обрати із створених в компанії шаблонів договорів потрібний. Після цього  автор заповнює необхідні поля в картці документа для перенесення інформації до обраного шаблону. Далі по налаштованому процесу цей документ проходить етапи погодження. Таким чином враховуючи всі нюанси угоди із контрагентом, відповідальний співробітник може підібрати найбільш відповідний шаблон для кожного конкретного випадку. 

 Спосіб реалізації проєкта 

   На першому етапі проєкту команда LITIKO провела детальний аналіз бізнес-процесів MAUDAU. Були розроблені персональні профілі для кожного співробітника з урахуванням їхніх ролей, прав та доступів. Це дозволило налаштувати систему таким чином, щоб кожен користувач мав доступ лише до необхідної йому інформації.  А ось далі аналітики  LITIKO налаштували у системі довідники. Зроблено це було для скорочення  часу на опрацювання документів,  зменшення можливих помилок, що можуть виникнути під час ручного внесення інформації, стандартизація даних та підвищення їх точності, забезпечення швидкого пошуку та навігації в системі. Загалом було створено 27 довідників для різних категорій документів.  Договірні документи були розділені на три види договорів:  
  • договори без погодження,  
  • договори, які потребують погодження,  
  • інші документи, які також відносяться до договірних: специфікація, протокол, додаткова угода та інше. 
Дані по системі:  – На сьогодні в системі активно працює близько 70-80 користувачів.;  – За чотири місяці було опрацьовано понад 500 договорів та внесено близько 200 контрагентів.  Система забезпечує детальний контроль доступу до документів. Кожен користувач бачить лише ті документи, які стосуються його сфери відповідальності. Це дозволяє підвищити безпеку даних та запобігти несанкціонованому доступу до конфіденційної інформації. У кожному реєстрі доступні фільтри за контрагентом, датою створення, номером, статусом документа та типом підписання. 

Переваги системи в порівнянні з попередньою: 

  – зручність роботи з файлами;  – можливість додавати до картки документу файли різних форматів;  – зручність роботи з процесом погодження та зручні інструменти контролю;  – інтуїтивно дуже зручна та зрозуміла система;  – можливість роботи як з мобільною версією, так із десктопною. 

Результати  по проекту: 

  В результаті впровадження системи електронного документообігу та автоматизації бізнес-процесів «ALMEXOFT», у компанії MAUDAU: 
  • Скорочено час на створення та запуск процесу погодження договорів (завдяки заповненню інформації з довідників); 
  • Стандартизація процесів погодження договорів; 
  • Регламентований час та учасники погодження; 
  • Усунення ризиків, що виникали при “ручному внесенні інформації”; 
  • Введена прозорість та інформативність по кожному процесу погодження. 
  • Можливість адаптації системи до змін у бізнес-процесах компанії. 
  • Створення нових шаблонів договорів та налаштування робочих процесів під конкретні потреби Замовника. 
  • Економія на папері та друку. 
  • Зменшення витрат на зберігання документів. 
  • Прозорий контроль на всіх етапах процесу погодження договорів. 
  • Можливість роботи віддалено з доступом до електронної бази договорів 

Висновок 

Впровадження системи електронного документообігу “ALMEXOFT” в компанії MAUDAU доводить, що автоматизація бізнес-процесів є не просто трендом, а  необхідним кроком для сучасних підприємств, які прагнуть підвищити свою ефективність та конкурентоспроможність. Завдяки впровадженню системи, компанія отримала ряд переваг, включаючи підвищення ефективності, прозорості та якості роботи з документами. Цей досвід свідчить про те, що автоматизація може стати потужним драйвером зростання та розвитку будь-якого бізнесу.