Віджети в веб-клієнті, розвиток «розумної» обробки документів, гнучке налаштування погодження документів за регламентом – ці та інші новинки Directum RX 3.5 націлені на підвищення зручності роботи користувачів при виконанні повсякденних завдань.
Зведена інформація про роботу завжди під рукою
Отримати наочну інформацію за завданнями, дорученнями і документам, вжити заходів для підвищення виконавської дисципліни та ефективності бізнес-процесів компанії зручно за допомогою графічних віджетів.Тепер вони доступні в веб-клієнті:
Для кожного співробітника в залежності від ролі в компанії відображається заздалегідь налаштований набір віджетів. Рядовим співробітникам просто оцінити свій обсяг робіт, визначити важливі і термінові завдання та вчасно приступити до їх виконання. Керівники можуть аналізувати роботу свого підрозділу, а керівник вищої ланки і його помічник – роботу всієї компанії.
Віджети можна переміщати, додавати, видаляти, а також змінювати їх параметри. Наприклад, для віджета «Мої завдання» можна налаштувати відображення завдань співробітників, яких ви заміщаєте. По деяким віджетам можна подивитися детальний аналіз, для цього достатньо клікнути на потрібну область віджету.
Особлива увага до зручності користувачів
В кожній версії Directum RX з’являється більше можливостей для економії часу та комфортної роботи, щоб регулярні дії займали мінімум кліків. З версії 3.5 в веб-клієнті:
- в картці завдання можна змінити розмір поля введення тексту, потягнувши за його верхню границю;
- кожен співробітник на своєму робочому місці може відключити появу вікон підтвердження в задачах і завданнях;
- в новій вкладці можна відкрити спливаюче вікно картки, списку або папки, відкрите з вкладення завдання або з листування, а також вікно попереднього перегляду документа;
- при відкритті картки об’єкта, папки або списку в новій вкладці веб-сторінка відкривається цілком разом з верхньою панеллю та панеллю навігації;
- документ можна додати в «Вибране» або видалити звідти прямо з вікна попереднього перегляду.
Формат PDF/A використовується для роботи з електронними архівними документами. З новою версією документи цього формату в один клік можна перетворити в PDF з відміткою про ЕП:
При перетворенні документів в PDF з відміткою про електронний підпис з вмісту документа очищаються всі примітки, а пропущені виправлення приймаються. При цьому в оригіналах примітки та виправлення зберігаються і їх можна подивитися в будь-який момент. Також перетворення документів у PDF тепер виконується в кілька потоків за допомогою асинхронного обробника, завдяки чому зменшується навантаження на систему.
Інтелектуальна обробка документів
Звільнити співробітників від рутинних дій – основне завдання інтелектуальної обробки документів на основі сервісів Directum Ario. У новій версії всі задачі на верифікацію документів потрапляють в окрему папку потоку «На верифікацію» і знайти їх стає простіше. При цьому сама задача стала більш функціональною:
- інструкція по обробці документів закріплена вгорі картки задачі і візуально відокремлена від листування;
- прямо із задачі за допомогою кнопок на панелі дій можна відправити документ в роботу, наприклад, на погодження, розгляд або виконання;
- якщо при верифікації виявилося, що документ доданий в комплект помилково, то документ легко видалити за допомогою кнопки на панелі дій;
- можна переадресувати задачу на верифікацію іншому співробітнику. Наприклад, якщо він відповідає за подальшу обробку отриманих документів або повинен бути ініціатором погодження документів:
Якщо для документа невірно визначено тип, то його можна змінити всього в кілька кліків. Скориговані та виправлені рахунки-фактури і універсальні передавальні документи тепер розпізнаються і заносяться в систему. А наочно відстежити хід верифікації документів, оброблених сервісами Directum Ario, тепер можна в картці документа в закладці «Задачі».
Зміни в погодженні згідно з регламентом
Налаштування правил погодження. У правилі погодження тепер можна налаштувати, кому відправляти задачі на доопрацювання документа і з яким строком. Відповідальним за доопрацювання може бути будь-який співробітник, роль з одним учасником або роль погодження. Наприклад, для погодження розхідних договорів можна вибрати юриста, а для прибуткових договорів – відповідального за контрагента.
Налаштування етапів погодження. Можливість відправки документа на доопрацювання можна увімкнути на етапах «Друк», «Реєстрація», «Відправлення контрагенту», «Створення доручень по документу» та «Завдання», де його раніше не було.
В режимі настройки карточки завдання з’являється кнопка для відправки на доопрацювання.
Ще більш гнучкі налаштування етапів погодження. Якщо в процесі погодження згідно з регламентом на різних етапах документ повинні допрацьовувати різні виконавці, то тепер в етапі можна задати порядок доопрацювання, вибрати відповідального із правила або вказати іншого виконавця. Крім того, можна надати вибір відповідального за доопрацювання самому співробітнику, в цьому випадку в картці завдання по етапу з’являється спеціальне поле.
Переадресація. Для відповідального за доопрацювання документа з’явилася можливість переадресації. Наприклад, якщо завдання на доопрацювання надійшло керівнику, то він може делегувати його співробітникові свого підрозділу.
Новинки мобільних рішень
В мобільних додатках Directum Jazz та Directum Solo підтримані зміни в правилах погодження Directum RX. Також в Directum Solo:
- на панель рецензування документа додані кнопки скасування та повернення операцій;
- інформація про зміну тексту відображається в дереві листування в картці задачі або завдання.
У NOMAD 2.15 підвищується безпека роботи з системою Directum RX: можна контролювати доступ співробітників до Directum Jazz і оперативно видаляти дані з втрачених мобільних пристроїв.
***
Directum RX — це сучасна інтелектуальна система управління цифровими процесами і документами. З кожною версією функціональні можливості розширюються, підвищуючи комфорт роботи в системі для всіх користувачів.