Вийшла нова версія Directum RX 4.1: які можливості для користувачів?

Серед корисних нововведень: автоматичне розблокування карток, налаштування сценаріїв погодження документів, відправка їх кільком адресатам одночасно. Очікується, що нова версія хмарним клієнтам стане доступною в найближчі дні, а для користувачів локальної версії — через декілька тижнів.

Оновлений веб-клієнт

Оскільки кожен користувач системи використовує веб-клієнт, важливо, щоб він відрізнявся зручним дизайном, підвищував ефективність роботи. З цієї метою вендор в новій версії програми передбачив наступні зміни:

Автоматичне розблокування карток

Раніше, якщо хто-небудь зі співробітників редагував картку документа, то інші могли тільки її переглядати. Щоб зняти блокування, доводилося писати адміністратору системи.

Зараз “режим перегляду” має двогодинне обмеження. Тобто, якщо користувач відкрив картку, вніс в ній зміни і більше не редагував протягом 2 годин, то вона автоматично розблокується і стане доступною для редагування колегам. Вільну картку можливо повторно відредагувати, клікнувши по посиланню в повідомленні.

Фільтр записів по датам

У новій версії вендор поліпшив фільтр по датам: додана можливість задавати період дат.

Наприклад, вивести в списку тільки задачі з датою створення в минулому місяці, або договори, створені в період з лютого по квітень.

Також списки можна відфільтрувати за числовим значенням. Наприклад, серед “Вхідних рахунків” вивести тільки ті, сума яких знаходиться в потрібному діапазоні:

Виконавці в тексті задачі

У більш ранніх версіях Directum RX для перегляду виконавців задачі (parent task) потрібно було розгорнути весь список підзадач (child task). Тепер же прізвища відповідальних співробітників можна побачити відразу в тексті parent task, причому ті, хто виконав підзадачі, відображаються першими:

Важливість в темі задачі

У списку задач вендор відмовився від окремої колонки для важливості. Тепер задачі, що мають найвищий пріоритет важливості відображаються з відповідним значком біля теми, дозволяючи співробітнику сфокусуватися і правильно розпланувати свій робочий графік.

Фільтр по важливим задачам став частиною фільтра по темі:

Присвоїти задачі високу важливість можна одним натисканням кнопки. А кнопку низької важливості забрали із системи з розрахунком на те, що менш пріоритетні задачі просто позначать тривалим терміном виконання.

Пошук за кольором міток

Кольорові мітки в минулій версії Directum RX з’явилися з метою зручності роботи з об’єктами системи. У новій версії за кольором мітки можна проводити пошук документів, задач та інших сутностей:

ID в картці об’єкта

Одна з переваг нової версії — ID видно відразу в картці, шукати і копіювати з адресного рядка його більше не потрібно. А значить співробітнику простіше і швидше назвати ID адміністратору, повідомляючи про неполадки або для розблокування картки документа.

Відправка службових записок одночасно декільком адресатам

Тепер відправляти службові записки можна відразу декільком одержувачам. Для цього в картці з’явилися кнопка “Кілька адресатів”, а також окрема вкладка “Адресати”.

Вказувати співробітників можна як з готового списку, так і вручну.

Шаблон для створення службових записок

Для службових записок, які ви плануєте відправляти декільком адресатам, в системі існує окремий шаблон з однойменною назвою. З його допомогою можна заощадити час на заповнення документа, а також підтримувати єдиний корпоративний стиль оформлення. До нового шаблоном прикріплено лист розсилки зі всіма зазначеними адресатами.

За необхідності можна створювати власні шаблони для багатоадресних службових записок.

Розгляд багатоадресних службових записок

Для погодження службових записок декількома відповідальними особами необхідно доопрацювати правило погодження, що використовується в компанії. Для цього в новій версії Directum RX 4.1 передбачена можливість редагування відповідного сценарію з типом “Розгляд декількома адресатами”.

Наприклад, в сценарії можна налаштувати моменти продовження погодження (вибрати один з варіантів): одночасно з процесом розгляду або тільки після нього. Для нових користувачів, які вперше купили і встановили систему, розгляд багатоадресних службових записок вже налаштований в правилі погодження “Правило за замовчуванням для службових записок”.

Різні варіанти обробки службових записок декількома адресатами

У новій версії передбачені гнучкі налаштування розгляду службових записок. Наприклад, якщо документ повинен розглянути тільки один адресат, то до схеми обробки службової записки слід додати три різні етапи. Для розгляду декількома адресатами — досить використовувати нову умову “Кілька адресатів”.

Для певного співробітника ви можете налаштовувати свій порядок розгляду документу. Наприклад, якщо в списку погоджуючих вказаний директор компанії, то документ спочатку відправляється на додаткову контрольну перевірку. Якщо ж директор в списку відсутній, то документ може відразу вирушати на розгляд. Для налаштування правила використовується “нова умова”. При цьому співробітник, який створив правило, входить в роль погоджуючих.

Гнучкі налаштування сценаріїв погодження документів

У новій версії 4.1 з’явилася можливість покращення процесу погодження документів за допомогою сценаріїв.

Відзначимо, що сценарії — це певні етапи з обчисленнями, які ви можете додавати до схеми погодження на будь-якому з його етапів.

Для оперативної адаптації ваших власних правил погодження в Directum RX передбачені готові сценарії:

  • Розгляд документа кількома адресатами — система автоматично відправляє службові записки зазначеним у списку одержувачам.
  • Конвертація документа в PDF файл — перетворює документи в формат PDF зі штампом, на якому відображається інформація про підписи.
  • Установка статусу “Оплачено” для рахунків — для оплачених рахунків проставляє штамп з написом “Оплачено”.

За необхідності сценарії можна налаштовувати.

Участь AI в обробці документів

У новій версії інтелектуальні механізми обробки документів за допомогою Directum Ario можуть працювати асинхронно, що значно:

  • прискорило обробку потоку, що складається з декількох сотень документів, на самому веб-сервері Directum RX. Документи розбиваються на пакети, які паралельно обробляються;
  • підвищило надійність завантаження великого обсягу даних. Навіть у випадку, коли сервіси Ario затягують обробку пакетів, сам процес не припиняється по тайм-ауту. Документи продовжують оброблятися.

Дані можливості зберігаються і при роботі зі службою введення документів DCS 3.1.

Крім того, в системі присутній більш удосконалений механізм нотифікації, коли відповідальній особі оперативно повідомляється інформація про помилки, що виникають в процесі інтелектуальної обробки документів. Отримавши таке повідомлення, співробітник може обробити відповідний документ вручну.

Також в новій версії додана можливість розпізнавання адресата для вхідних листів, якщо в результатах розпізнавання сервісами Directum Ario ПІБ адресата вказано в давальному відмінку.

Безпека, оптимізація та швидкодія

Безпека: у версії Directum RX 4.1 в картці об’єкта на закладці “Історія” можна побачити всю історію змін прав доступу із зазначенням співробітника і його посади, чиї права були змінені, а також тип прав до та після зміни.

Оптимізація: бібліотека Aspose оновлена до версії 25.0.0. Завдяки цьому якість перетворених в PDF формат документів підвищилася.

Швидкодія: вікна попереднього перегляду в задачах на верифікацію відкриваються значно швидше. Вміст документів готується до перегляду ще при старті задачі, а не при натисканні вікна попереднього перегляду, що значно скорочує час співробітників на перевірку комплектів документів.

Дізнавайтесь про новий контент першими
Підписуйтесь на розсилку нових матеріалів блогу поштою
Зворотній дзвінок

Залиште свій номер телефону і протягом 20 хвилин ми вам передзвонимо

Зворотній дзвінок

Залиште свій номер телефону і протягом 20 хвилин ми вам передзвонимо

Хочете дізнатися як прискорити бізнес процеси і отримати X2 продуктивності компанії?
Залиште заявку і фахівець Олександр передзвонить до вас найближчим часом
Задайте питання
менеджер зв'яжеться з вами протягом 20 хвилин