Directum RX 3.4 володіє «розумною» обробкою документів, юзер-френдлі інтерфейсом, завдяки якому прискорюється виконання щоденних завдань. Інтелектуальна система управління цифровими процесами і документами значно спрощує роботу кожного співробітника навіть в масштабах великої компанії.
Штучний інтелект вирішує проблеми з документами
Основні переваги інтелектуальних сервісів Directum Ario:
- високоякісна обробка первинних документів;
- зменшення рутинних задач;
- економія робочого часу співробітників.
У новій версії Directum RX всі вхідні документи поділяються і класифікуються за видами — листи, рахунок-фактура, накладні, акти та договори. Картки документів заповнюються автоматично інформацією, витягнутою з тексту. Відповідальному співробітнику направляються на перевірку вже сформовані комплекти документів, а не кожен окремо.
Інтелектуальна обробка документів входить в стандартну конфігурацію Directum RX. За допомогою налаштувань та інтегрованого середовища розробки можна легко адаптувати систему для виконання унікальних задач. Наприклад, ви можете додати додаткові класифікатори, щоб проводилося автоматичне сортування документів: договори поділялися на типові і нетипові, листи — на інформаційні та претензії. Якщо у вашій компанії застосовуються специфічні документи або особливі способи заповнення даних, тоді міняйте логіку обробки.
Directum RX версії 3.4 автоматично порівнює узгоджену версію документа з підписаним примірником. Рішення на базі сервісів Directum Ario наочно демонструє внесені зміни, що значно скорочує час на вичитку нової редакції документа. За рахунок цього компанія додатково захищена від збитків, до яких здатна привести одна непомічена правка від контрагента.
Інтерфейс розроблений для зручності користувачів
У новій версії Directum RX велику увагу приділено комфорту користувача — система має більше можливостей для легкого виконання щоденних задач.
Швидко виконати роботу, створити звіт і заповнити картки документів допоможуть автотексти. Штучний інтелект адаптується під людину: система запам’ятовує фрази, які користувач часто використовує в тексті або в поле «Зміст», а потім пропонує їх для вибору. До того ж, для деяких завдань відразу пропонуються варіанти готових текстів для автозаповнення.
Якщо співробітник після відправки виявив помилку в задачі, то протягом 15 хвилин може змінити її текст.
У новій версії Directum RX з’явилися і інші корисні покращення:
- до документів можна додавати відразу кілька додатків (наприклад, до договору від контрагента прикріплювати специфікацію і план-графік робіт);
- дивитися список версій вкладеного документу прямо в задачі без відкриття його картки;
- можливість роздруковувати регламент погодження, а потім прикласти його до документа при підписанні на папері;
- в один клік додавати об’єкти в папку «Вибране».
Також оновили інтерфейс мобільного додатку Directum Solo для керівників:
- змінився зовнішній вигляд віджетів по задачам — покращилось сприйняття інформації при різній освітленості;
- для смартфонів відображається час останнього оновлення інформації — можна не повторювати завантаження, якщо з моменту оновлення пройшло всього кілька хвилин;
- об’ємне листування виглядає компактно за рахунок згорнутого дерева;
- блоки підзадач легко розгорнути, натиснувши на кнопку:
Рішення для задач великого бізнесу
Як правило, у великих організаціях за кілька років роботи накопичуються мільйони документів, і щодня створюються ще тисячі. Щоб грамотно організувати їх зміст, в новій версії Directum RX з’явилися політики зберігання та переміщення. Залежно від кількості документів і доступних ресурсів можна створювати кілька сховищ, а також гнучко задавати настройки з урахуванням всіх особливостей організації. Наприклад, якщо серед документів є велика кількість таких, до яких співробітники звертаються рідко, то можна виділити:
- сховище нових і оперативних документів, які часто змінюються. Воно розташовується на потужному сервері;
- сховище документів, які рідко використовуються (не змінювалися більше року). Щоб заощадити ресурси, його можна розмістити на більш повільних дисках.
Великі компанії, які в своєму складі мають кілька дочірніх організацій, можуть обмежити доступ співробітників до організаційно-штатної структури, щоб зберегти її конфіденційність. Також в новій версії стало зручніше заповнювати поля: для вибору зі списку доступні тільки співробітники з однієї організації. Таким чином, знижується навантаження на топ-менеджерів і одночасно скорочується число відправлених помилково задач.
Кросплатформеність і зручність адміністрування системи
Змінилися і механізми електронного підписання. У новій версії Directum RX для ОС macOS і Linux реалізовано підписання сертифікатом RSA. З метою безпеки і відповідності всім нормативним вимогам здійснена підтримка розширеного стандарту електронних підписів зі штампом часу CAdES-T. Штамп часу створення підпису — це атрибут, який гарантує дійсність сертифіката на момент підписання документа:
Також є підтримка стандарту CAdES-XL, який забезпечує офлайн-доступ до даних про сертифікати та відгуки, необхідних для перевірки підпису.
Кросплатформеність отримала новий виток у своєму розвитку. Тепер базові серверні служби Directum RX працюють в ОС на базі Linux.
У адміністратора з’явився новий зручний інструмент — список активних користувачів. У ньому відображаються співробітники, які зараз працюють в системі, а також час їх останньої активності. Крім того, адміністратор може завершити сеанс роботи користувача, наприклад, коли з міркувань безпеки необхідно негайно закрити всі доступи до системи.
Рішення «Моніторинг системи Directum RX» — це додаткова гарантія стабільної роботи системи. У ньому з’явилася можливість перегляду статистики роботи користувачів, яка показує число унікальних користувачів, а також піки їх активності. Тепер стало простіше визначити кількість підключених користувачів за період, проаналізувати навантаження на сервери і при необхідності збільшити апаратну потужність.
***
Directum RX — це сучасна інтелектуальна система, що дозволяє ефективно управляти цифровими процесами і документами. З кожною новою версією функціональні можливості розширюються, а адаптація під конкретні задачі стає простішою, щоб робота була комфортною для всіх користувачів.