Мін’юст наказом від 21.04.2022 р. № 1581/5 вніс зміни до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених власним наказом від 18.06.2015 р. № 1000/5 (далі – Правила).
Зміни почали діяти з 27.04.2022 року (опубліковано в Офіційному віснику України від 26.04.2022 р. № 32).
Важливо: тепер оформлення реквізитів організаційно-розпорядчої документації та порядок їх розташування здійснюються з урахуванням вимог Національного стандарту України «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. ДСТУ 4163-2020» (п. 11 гл. 1 розд. ІІ Правил).
Що змінилося у Правилах?
- Організація діловодства в установі покладається на службу діловодства, яка забезпечує реєстрацію, облік, організацію документообігу службових документів, зберігання документаційного фонду або його частини до передавання на зберігання до архіву установи
Служба діловодства розробляє інструкцію з діловодства установи, якою одночасно регламентуються питання організації діловодства у паперовій та електронній формах. Інструкція з діловодства затверджується розпорядчим документом установи. - Відповідальність за організацію діловодства та архівної справи тепер несе керівник установи, а не бухгалтер. Контроль за оформленням на належному рівні документів, а також організацію діловодства та зберігання документів у структурних підрозділах здійснюють їх керівники.
Тому, наголошуємо, що керівник підприємства повинен обирати організацію діловодства на підприємстві (електронний документообіг чи паперовий), а також бути обізнаним у цій темі. - Змінено вимоги до позначення «Найменування установи» в документах.
- Обов’язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов’язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і внесення його до справи).
- Проєкти нормативно-правових актів, наказів (розпоряджень) з основної діяльності, адміністративно-господарських питань та додатки до них візуються також керівником служби діловодства, керівником структурного підрозділу (спеціалістом) з питань запобігання та виявлення корупції, а також редактором (за наявності).
Проєкти наказів (розпоряджень) з кадрових питань та додатки до них візуються працівником кадрової служби, який створив документ, та його керівником, а також залежно від видів наказів посадовими особами структурного підрозділу з питань запобігання та виявлення корупції (за наявності), бухгалтерської служби, іншими посадовими особами, яких стосується документ. - Уточнено порядок внесення напису про засвідчення документа та його копії, в т.ч. при надсиланні документу у паперовій формі одночасно кільком установам; у разі, коли за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб; у разі підписання спільного документа кількома особами, які займають однакові посади тощо.
- Особові справи керівного складу та працівників підприємств, установ та організацій зберігаються за основним місцем роботи.
- Вилучення документів для знищення без проведення попередньої експертизи їх цінності забороняється.
На деяких підприємства документообіг ведеться як в електронному, так і в паперовому вигляді. Це значно збільшує час на підготовку таких документів. За новими Правилами, цього робити не потрібно.
Ознайомитись із документами можна за посиланнями: