З 27 квітня змінилися правила організації діловодства та архівного зберігання документів

Мін’юст наказом від 21.04.2022 р. № 1581/5 вніс зміни до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених власним наказом від 18.06.2015 р. № 1000/5 (далі – Правила).

Зміни почали діяти з 27.04.2022 року (опубліковано в Офіційному віснику України від 26.04.2022 р. № 32).

Важливо: тепер оформлення реквізитів організаційно-розпорядчої документації та порядок їх розташування здійснюються з урахуванням вимог Національного стандарту України «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. ДСТУ 4163-2020» (п. 11 гл. 1 розд. ІІ Правил).

Що змінилося у Правилах?

  1. Організація діловодства в установі покладається на службу діловодства, яка забезпечує реєстрацію, облік, організацію документообігу службових документів, зберігання документаційного фонду або його частини до передавання на зберігання до архіву установи
    Служба діловодства розробляє інструкцію з діловодства установи, якою одночасно регламентуються питання організації діловодства у паперовій та електронній формах. Інструкція з діловодства затверджується розпорядчим документом установи.
  2. Відповідальність за організацію діловодства та архівної справи тепер несе керівник установи, а не бухгалтер. Контроль за оформленням на належному рівні документів, а також організацію діловодства та зберігання документів у структурних підрозділах здійснюють їх керівники.
    Тому, наголошуємо, що керівник підприємства повинен обирати організацію діловодства на підприємстві (електронний документообіг чи паперовий), а також бути обізнаним у цій темі.
  3. Змінено вимоги до позначення «Найменування установи» в документах.
  4. Обов’язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов’язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і внесення його до справи).
  5. Проєкти нормативно-правових актів, наказів (розпоряджень) з основної діяльності, адміністративно-господарських питань та додатки до них візуються також керівником служби діловодства, керівником структурного підрозділу (спеціалістом) з питань запобігання та виявлення корупції, а також редактором (за наявності).
    Проєкти наказів (розпоряджень) з кадрових питань та додатки до них візуються працівником кадрової служби, який створив документ, та його керівником, а також залежно від видів наказів посадовими особами структурного підрозділу з питань запобігання та виявлення корупції (за наявності), бухгалтерської служби, іншими посадовими особами, яких стосується документ.
  6. Уточнено порядок внесення напису про засвідчення документа та його копії, в т.ч. при надсиланні документу у паперовій формі одночасно кільком установам; у разі, коли за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб; у разі підписання спільного документа кількома особами, які займають однакові посади тощо.
  7. Особові справи керівного складу та працівників підприємств, установ та організацій зберігаються за основним місцем роботи.
  8. Вилучення документів для знищення без проведення попередньої експертизи їх цінності забороняється.

На деяких підприємства документообіг ведеться як в електронному, так і в паперовому вигляді. Це значно збільшує час на підготовку таких документів. За новими Правилами, цього робити не потрібно.
Ознайомитись із документами можна за посиланнями:

Залишайтесь в курсі подій
Підписуйтесь на розсилку нових матеріалів блогу поштою
Стратегія LITIKO #безпаперу​
Тисність “Отримати консультацію” та дізнайтесь як в вашій організації перевести в електроний вигляд весь документообіг.
Оцініть переваги СЕД для вашої организації?

Залиште заявку і протягом дня з вами зв’яжеться менеджер. Це необхідно для уточнення вашого запиту.

Стратегія LITIKO #безпаперу​
Тисність “Отримати консультацію” та дізнайтесь як в вашій організації перевести в електроний вигляд весь документообіг.
Оцініть переваги СЕД для вашої организації?

Залиште заявку і протягом дня з вами зв’яжеться менеджер. Це необхідно для уточнення вашого запиту.

Cookie.

Ми використовуємо файли cookie для оптимізації швидкості та змісту сайту, персоналізації сервісів та зручності користувачів.

Задайте питання
менеджер зв'яжеться з вами протягом 20 хвилин