Той, хто серйозно веде свій бізнес, знає: правильно укласти договір із діловим партнером – окрема робота, і часом дуже непроста. Текст комерційного договору має пройти безліч погоджень, і все одно зберігається ризик того, що в тексті щось виявиться «не так». Але головне – весь цей процес забирає багато часу і сил, насамперед – у топ-менеджерів компанії. Однак його можна автоматизувати, тим самим знизивши непродуктивне навантаження на керівництво фірми.
Такий непростий договір
Здавалося б, не таке складне завдання: скласти та узгодити договір із контрагентом. Але практично все часом дуже затягується. Як показало дослідження IACCM, 92% часу під час роботи з контрактами йде процес узгодження.
Якщо розібратися, етапів справді дуже багато. Договір слід створити під конкретну угоду чи угоду про співробітництво, погодити з керівниками різних підрозділів, з юристами, затвердити у керівництва. При цьому кожен менеджер, через якого проходить документ, може захотіти внести до нього свої виправлення. Більше того, редагування від різних менеджерів можуть «конфліктувати» один з одним, суперечити змісту документа або бути юридично неточними. І все – текст договору йде на нове коло узгодження. Причому таких кіл може бути скільки завгодно…
Але навіть підписанням документа справа не закінчується – адже далі потрібно контролювати, як сторони договору дотримуються взятих на себе зобов’язань. У результаті весь описаний процес витрачається невиправдано багато зусиль і часу високооплачуваних співробітників. Що, зрозуміло, негативно позначається на рентабельності компанії.
Вихід із цієї ситуації, звичайно, є. Потрібно спершу грамотно організувати та регламентувати роботу за договорами, після чого – автоматизувати процес узгодження договорів. Це дозволить різко скоротити витрати часу і сил, знизити ризики, зробити весь процес прозорим і уникнути безлічі внутрішніх конфліктів і пошуків винного. Поняття «прозорість» тут, до речі, означає, що можна «бачити» місцезнаходження договору на кожному з етапів узгодження. Додамо сюди те, що в автоматичній системі роботи з договорами обов’язково зберігаються всі проміжні версії кожного договору – тобто за потреби до них завжди можна повернутись і не заплутатися у редагуванні.
Як ми це реалізували
Наша компанія спромоглася автоматизувати договірний документообіг, створивши рішення на базі low-code BPM системи Scriptum. Втім, таке рішення можна реалізувати на будь-якій системі нашого портфеля продуктів: M-Files, Almexoft, Megapolis.DocNet, Creatio – на вибір.
Процес роботи з договором у нашій системі виглядає просто та зрозуміло.
- На першому етапі створюється чернетка нового документа: система формує електронну карту, в якій відображаються необхідні реквізити, деякі з цих реквізитів заповнюються автоматично.
2. На другому етапі заповнюється шаблон документу. Вся інформація про договір вноситься не безпосередньо у договір, а в картку документа. Вже далі заповнені дані з картки вставляються в текст договору згідно з налаштованим шаблоном – це дозволяє уникнути помилок та тримати інформацію про договір в одному місці.
3. На третьому етапі прописуються всі додатки та додаткові угоди до договору. Їх можна створювати безпосередньо з картки договору. В результаті співробітники отримують швидкий доступ до всього пакету документів.
- Далі сформований договір вирушає на узгодження за встановленим маршрутом. Завдання на кожному етапі формуються автоматично, а виконавцям на електронну пошту надходять повідомлення. Ось як це виглядає:
Подивіться, навіть у спрощеному вигляді процедура узгодження договору виглядає так:
- Співробітник, в обов’язки якого входить розробка документа або отримання його від контрагента, надсилає документ своєму керівнику.
- Керівник перевіряє документ, вносить свої правки та зауваження та передає його для подальшого затвердження додатковим затверджувачем.
- Додаткові затверджуючі виправляють документ, вносять свої коментарі та передають його обов’язковим затверджуючим.
- Обов’язкові затверджуючі вносять остаточні виправлення та підтверджують документ.
- Документ узгоджується з контрагентом.
- Директор отримує готовий до підписання договір.
Не дивно, що після того, як на підприємстві з’являється автоматизована система управління договорами, керівництво задається однією думкою: «Чому ми не впровадили її раніше?!»
Тим більше, що робота над документом в автоматизованій системі – це повний цикл, який також включає підписання документа з використанням електронного цифрового підпису.
Але на цьому робота системи не закінчується: після підписання документа обома сторонами система контролює термін дії договору та умови його виконання. За кілька днів до закінчення терміну дії співробітники отримують повідомлення та відповідне завдання, щоб мати можливість продовжити дію договору або закінчити роботу вчасно.
Як бачимо, весь багатоступеневий процес підготовки та узгодження договору (а заодно – відстеження того, як він виконується) вдалося «упакувати» в одну компактну і зручну в роботі систему. Правильна автоматизація бізнесу виглядає саме так.
Бажаєте краще зрозуміти, як вам автоматизувати ваш бізнес, щоб він став більш ефективним? Зверніться до нас і наш експерт проведе для вас демонстрацію саме за вашим типом бізнесу. Замовити консультацію можна тут: https://litiko.com/uk/kontakty/