Бланки документів компанії : розробляємо згідно з вимогами ДСТУ 4163:2020
Бланк є візитною карткою компанії. Правильне розташування реквізитів на бланку згідно з вимогами Національного стандарту України ДСТУ 4163:2020 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» (далі – ДСТУ 4163:2020) вказує на рівень культури діловодства відповідної компанії, компетентність її фахівців, а відповідно й впливає на підвищення рівня довіри ділових партнерів. Крім того, бланк може слугувати ефективною рекламою, адже містить зображення емблеми або торговельної марки (знака для товарів і послуг), адресу офіційного вебсайту та інші довідкові дані про компанію.
Бланки виготовляють і використовують в компанії для оформлення різних видів документів незалежно від запровадженої системи документообігу – традиційної паперової або сучасної електронної.
Визначення та види бланків
Бланк службового документа – це уніфікована форма службового документа у вигляді стандартного аркуша паперу або його електронного шаблону з надрукованою постійною інформацією та місцем для фіксування змінної інформації (п. 4.1.6 Національного стандарту України ДСТУ 2732:2023 «Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять»).
ДСТУ 4163:2020 установив такі основні види бланків документів:
– загальний бланк юрособи для створення різних видів документів (без зазначення у бланку назви виду документа, крім листа);
– бланк листа;
– бланк конкретного виду документа (із зазначенням у бланку назви виду документа, крім листа).
Рішення щодо виготовлення бланків конкретних видів документів – наказу, протоколу, довідки, заяви, службової записки тощо, приймає керівництво компанії на власний розсуд. При цьому ДСТУ 4163:2020 рекомендує виготовляти такі бланки, якщо кількість документів конкретного виду перевищує 2 тисячі одиниць на рік.
Крім того, на основі загального бланка юрособи можна розробляти бланки структурних підрозділів і/або бланки посадових осіб, якщо керівники структурних підрозділів чи відповідні посадові особи мають право підписувати документи в межах своїх повноважень. При цьому згідно з вимогою Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015р. № 1000/5 (rada.gov.ua) (далі – Правила № 1000/5) зображення емблеми або торговельної марки (знака для товарів і послуг) на бланку структурного підрозділу, що не є юрособою, та на бланку посадової особи не відтворюють.
Згідно з ДСТУ 4163:2020 для виготовлення бланків організаційно-розпорядчих документів потрібно використовувати аркуші паперу формату А4 (210 мм × 297 мм) та А5 (210 мм × 148 мм). Також допустимо використовувати бланки формату А3 (297 мм × 420 мм) для оформлення документів у вигляді таблиць (наприклад, штатного розпису, планово-звітної документації тощо).
Бланки повинні мати такі поля у міліметрах:
30 – ліве;
10 – праве;
20 – верхнє та нижнє.
Бланки паперових документів виготовляють виключно на білому папері високої якості фарбами насичених кольорів.
Допустимо виготовляти бланки за допомогою комп’ютерної техніки.
Для виготовлення тих чи інших видів бланків документів компанія можна використовувати два варіанти розташування реквізитів:
– кутове, коли постійні реквізити розміщують у лівому верхньому куті аркуша (так званий кутовий бланк);
– поздовжнє, коли постійні реквізити розміщують уздовж верхньої частини аркуша (так званий поздовжній бланк).
На кутовому бланку реквізити потрібно розміщувати прапоровим способом (коли кожний рядок реквізиту починається від межі лівого поля бланка і не перевищує 73 мм (28 друкованих знаків)), а на поздовжньому – центрованим способом (коли початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж лівого та правого полів бланка).
Таким чином бланки кожного виду документа юрособи (за її вибором) можуть бути як кутовими, так і поздовжніми.
Склад та місце розташування реквізитів загального бланка компанії
Згідно з ДСТУ 4163:2020 загальний бланк юрособи максимально може містити такі реквізити (напівжирним шрифтом виділено обов’язкові для цього виду бланка реквізити):
– зображення емблеми юрособи або торговельної марки (знака для товарів і послуг);
– найменування юрособи вищого рівня;
– найменування юрособи;
– місце складення документа.
Крім того на загальному бланку допустимо розміщувати обмежувальні позначки для реквізитів:
– дата документа;
– реєстраційний індекс документа;
– відмітка про контроль;
– заголовок до тексту документа.
Зображення емблеми юрособи або торговельної марки (знака для товарів і послуг) згідно з п. 5.2 ДСТУ 4163:2020 розміщують на бланку документа з лівого боку від найменування юрособи або частково чи повністю на площі, що відведена для розміщення реквізитів «Найменування юрособи вищого рівня», «Найменування юрособи» та «Найменування структурного підрозділу юрособи».
Крім того, на бланках компаній, що не мають права застосовувати зображення малого Державного Герба України (тризуба) на бланках, печатках та вивісках, дозволено розміщувати зображення емблеми юрособи або торговельної марки (знака для товарів і послуг) на верхньому полі бланка документа.
Найменування юрособи вищого рівня на бланку розміщують вище найменування компанії – автора документа, переважним чином скорочено (наприклад, НАК «Нафтогаз України», ДП «Ліси України», МОН України тощо).
Найменування юрособи – автора документа – має відповідати повному найменуванню, зазначеному в статуті цієї юридичної особи. Нижче повного найменування (окремим рядком у центрі) розміщують скорочене найменування юрособи, якщо його офіційно зафіксовано в статуті. Скорочене найменування зазначають у дужках або без них.
Місце складення документа розміщують на поздовжньому бланку на рівні, а на кутовому – нижче реквізитів «Дата документа» та «Реєстраційний індекс документа».
Місце складення документа має відповідати найменуванню населеного пункту за місцем реєстрації компанії (наприклад: м. Харків, с-ще Макарів Київського області, с. Бузова Бучанського р-ну Київської області).
У разі зазначення в цьому реквізиті столиці «Київ» скорочення «м.» не застосовують.
Шапка загального бланка компанії з поздовжнім розташуванням реквізитів
Зображення емблеми компанії
НАЙМЕНУВАННЯ ЮРИДИЧНОЇ ОСОБИ ВИЩОГО РІВНЯ
НАЙМЕНУВАННЯ КОМПАНІЇ
Код компанії за ЄДРПОУ
(місце для назви виду документа)
Дата Місце складення №________
[ Заголовок до тексту ]
Склад та особливості оформлення реквізитів бланка листа
Бланк листа юрособи згідно з ДСТУ 4163:2020 максимально може містити такі реквізити:
– зображення емблеми юрособи або торговельної марки (знака для товарів і послуг);
– найменування юрособи вищого рівня;
– найменування юрособи;
– найменування структурного підрозділу юрособи;
– довідкові дані про юрособу;
– код юрособи за ЄДРПОУ.
Також на бланку листа рекомендовано розміщувати обмежувальні позначки для реквізитів:
– дата документа;
– реєстраційний індекс документа;
– посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь;
– адресат;
– резолюція;
– відмітка про контроль;
– заголовок до тексту документа;
– текст документа.
На особливу увагу заслуговує оформлення реквізиту «Довідкові дані про юрособу», який є лише у бланку листа.
Довідкові дані мають містити: поштову адресу та інші відомості (номери телефонів, телефаксів, адресу електронної пошти, адресу офіційного вебсайту тощо). Ці дані розміщують на бланку листа під найменуванням компанії.
Елементи поштової адреси зазначають у такій послідовності:
– назва вулиці;
– номер будинку;
– номер корпусу чи офісу (за потреби);
– назва населеного пункту, району, області;
– поштовий індекс.
Якщо місцезнаходження компанії відрізняється від адреси фактичного здійснення діяльності чи розміщення офісу, у довідкових даних допустимо зазначати дві адреси: юридичну (зазначену в ЄДРПОУ) та фактичну (для листування).
Номери телефонів зазначають відповідно до національного формату в такій послідовності: міжміський префікс, код населеного пункту (в дужках), телефонний номер, який відділяють від коду та розділяють пробілами.
Склад реквізитів бланка конкретного виду документа
Бланк конкретного виду документа, крім листа, максимально може містити такі реквізити:
– зображення емблеми юрособи або торговельної марки (знака для товарів і послуг);
– найменування юрособи вищого рівня;
– найменування юрособи;
– найменування структурного підрозділу юрособи;
– код юрособи за ЄДРПОУ;
– назва виду документа;
– місце складення документа.
А також обмежувальні позначки для реквізитів:
– дата документа;
– реєстраційний індекс документа;
– відмітка про контроль;
– заголовок до тексту документа.
Найпоширенішим бланком конкретного виду документа є бланк наказу.
Двомовний бланк
На бланках компаній – суб’єктів України, що відповідно до законодавства мають право поряд з українською мовою використовувати мови національних меншин, реквізити «Найменування юрособи вищого рівня», «Найменування юрособи», «Найменування структурного підрозділу юрособи», «Довідкові дані про юрособу» друкують українською мовою та мовою національної меншини на одному рівні поздовжнього бланка.
Компанії, що ведуть листування з постійними іноземними кореспондентами, можуть виготовляти бланки, реквізити яких зазначають двома мовами: ліворуч – українською, праворуч – іноземною. Зображення емблеми юрособи або торговельної марки (знака для товарів і послуг) на таких бланках проставляють у центрі верхнього поля.
Бланки, що містять реквізити, наведені іноземною мовою, застосовувати в межах України не рекомендовано.
Облік, зберігання та знищення бланків
Бланки компанії можна обліковувати. Відповідно до вимог Правил № 1000/5 обов’язковому обліку підлягають пронумеровані бланки. Порядкові номери проставляють нумератором, друкарським або іншим способом на нижньому полі зворотного поля бланка або лівому полі лицьового боку бланка.
Кожен вид пронумерованого бланка обліковують в журналі реєстрації бланків документів, форму якого встановлено Правилами № 1000/5, чи іншій реєстраційній формі, а бланки зберігають в шафах або сейфах, які надійно зачиняють та опечатують.
Знищення зіпсованих бланків здійснюється в установленому порядку за актом з відміткою в обліково-реєстраційній формі.
Особи, які відповідають за облік, зберігання та використання бланків, визначаються керівником компанії, про що видається наказ.
Види бланків, що їх застосовують у компанії для оформлення різних видів документів, а також порядок їх обліку та зберігання має бути визначено в Інструкції з діловодства цієї компанії.