Експертиза цінності документів та організація діяльності експертної комісії компанії

Проведення експертизи цінності документів та утворення і діяльність експертних комісій державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій, будь-яких інших юридичних осіб незалежно від форми власності, зокрема і компаній (далі – компанія), здійснюються відповідно до Порядку утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 08 серпня 2007 р. № 1004 (rada.gov.ua).

Експертиза цінності документів в компанії проводиться:

• у поточному діловодстві– під час складання номенклатур справ, формування документів у справи і перевіряння правильності віднесення документів до відповідних справ, підготовки справ до передавання на архівне зберігання;
• в архіві компанії– у процесі приймання справ до архіву та підготовки справ на постійне зберігання.

Під час проведення експертизи цінності документів у діловодстві вирізняють чотири групи справ:

• постійного зберігання;
• тривалого (понад 10 років) зберігання;
• тимчасового зберігання (до 10 років включно);
• ті, що підлягають знищенню у зв’язку із закінченням строків їх зберігання.

Згідно з законодавством вилучення документів для знищення без проведення попередньої експертизи їх цінності забороняється.

ЗАКОНОДАВЧЕ РЕГУЛЮВАННЯ ПИТАНЬ

ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ЗБЕРЕЖЕНОСТІ ДОКУМЕНТІВ КОМПАНІЙ

Згідно зі статтею 32 Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» від 24.12.1993 № 3814-ХІІ (rada.gov.ua) (далі – Закон про НАФ) компанії, засновані на приватній формі власності, зобов’язані забезпечити збереженість документів, що нагромадилися за час їх діяльності, до проведення експертизи їх цінності в порядку, встановленому цим Законом, та протягом року з дня реєстрації компанії в установленому законодавством порядку погодити свою номенклатуру справ з однією з державних архівних установ або архівним відділом міської ради.

Мінімальні строки зберігання архівних документів зазначеними компаніями визначаються Міністерством юстиції України, якщо інше не передбачено законом.

У разі ліквідації компанії ліквідаційні комісії зобов’язані:

• забезпечити впорядкування та збереженість документів, у тому числі документів з кадрових питань (особового складу), регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності та інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів (обов’язкових платежів), нарахуванням і виплатою заробітної плати працівникам;
• за погодженням із центральним органом виконавчої влади, що реалізує державну політику у сфері архівної справи і діловодства або уповноваженою ним архівною установою визначити місце подальшого зберігання архівних документів цієї компанії.

Згідно з частиною п’ятою статті 6 Закону України про НАФ (rada.gov.ua) компанії, які мають архівні документи, від часу створення яких минуло понад 50 років, або які мають намір здійснити їх відчуження чи вивезення за межі України, зобов’язані повідомити про це одну з державних архівних установ, у зоні комплектування якої перебуває відповідна компанія, з метою вирішення питання про проведення експертизи цінності цих документів. Без повідомлення державної архівної установи відчуження архівних документів та/або вивезення їх за межі України забороняються.

УТВОРЕННЯ ЕКСПЕРТНОЇ КОМІСІЇ В КОМПАНІЇ

Експертна комісія компанії (далі – ЕК компанії) – це консультативно-дорадчий постійно діючий орган, утворений на підставі наказу керівника компанії для організації та проведення експертизи цінності паперових і електронних документів, що накопичуються у діловодстві компанії, та подання результатів експертизи цінності цих документів на розгляд експертно-перевірної комісії (далі – ЕПК) державного архіву або ЕК архівного відділу районної, районної у містах Києві і Севастополі державної адміністрації (далі – райдержадміністрації) чи міської ради, у зоні комплектування якого перебуває компанія за місцем її юридичної реєстрації.

У своїй діяльності ЕК компанії керується Конституцією і законами України, указами Президента України та постановами Верховної Ради України, прийнятими відповідно до Конституції та законів України, актами Кабінету Міністрів України, нормативно-правовими актами Міністерства юстиції України й іншими нормативно-правовими актами, а також положенням про ЕК.

До складу ЕК компанії входять:

– керівник служби діловодства компанії (або особа, відповідальна за організацію діловодства);

– керівник архівного підрозділу компанії (або особа, відповідальна за архів);

– працівники інших структурних підрозділів (зокрема бухгалтерії, відділу кадрів та юридичного відділу);

– представник ЕПК державного архіву (ЕК архівного відділу райдержадміністрації чи міської ради), у зоні комплектування якого перебуває компанія (за згодою).

Головою ЕК призначається, як правило, заступник керівника компанії, а секретарем – керівник її архівного підрозділу або особа, відповідальна за архів. Голова ЕК може мати заступника, який обирається зі складу членів ЕК.

Положення про ЕК державної чи комунальної компанії слід розробляти на підставі Типового положення про експертну комісію державного органу, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 19 червня 2013 р. № 1227/5 (rada.gov.ua) (далі – Типове положення про ЕК).

У Типовому положенні про ЕК регламентовано:

– порядок утворення ЕК;

– перелік законодавчих і нормативно-правових актів, якими має керуватися ЕК у процесі своєї діяльності.

– вимоги до складу ЕК;

– завдання і права ЕК;

– порядок проведення засідань та прийняття рішень на засіданні;

– вимоги до планування, звітності та документування діяльності ЕК протягом року.

В індивідуальному положенні про ЕК конкретної компанії мають бути прописані у відповідній послідовності всі зазначені вище вимоги, завдання, права та порядки.

Згідно зі змінами, внесеними до Типового положення про ЕК у 2023 році:

• проєкти документів, схвалених ЕК, подаються на розгляд ЕПК державного архіву (ЕК архівного відділу райдержадміністрації чи міської ради) у паперовій та електронній формах разом із супровідним листом;
• голова ЕК може ухвалити рішення про проведення засідання в режимі відеоконференції з використанням відповідного програмного забезпечення, зокрема через Інтернет (далі – онлайн-засідання). В онлайн-засіданні можуть брати участь як постійні члени ЕК, так і запрошені особи.

Під час розроблення положення про ЕК приватної компанії слід застосовувати Методичні рекомендацій з підготовки Положення про експертну комісію громадського об’єднання, релігійної організації, підприємства, установи та організації, заснованих на приватній формі власності, затверджені наказом Державної архівної служби України від 29 липня 2019 р. № 65.

ДІЯЛЬНІСТЬ ЕКСПЕРТНОЇ КОМІСІЇ КОМПАНІЇ

Згідно з вимогами Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 р. № 1000/5 (rada.gov.ua) (далі – Правила № 1000/5) ЕК компанії, у діяльності якої створюються документи Національного архівного фонду (далі – НАФ), приймає рішення про:

• схвалення і подання до ЕПК державного архіву (ЕК архівного відділу райдержадміністрації чи міської ради) проєктів таких документів:

– описів справ постійного зберігання,

– описів аудіовізуальних (кіно-, відео-, фото-, фоно-) документів постійного зберігання, внесених до НАФ,

– описів справ з кадрових питань (особового складу),

– номенклатури справ компанії,

– інструкції з діловодства в компанії,

– положення про службу діловодства (канцелярію, відділ діловодства тощо) компанії,

– положення про архівний підрозділ (архів) компанії,

– положення про саму ЕК,

– анотованих переліків унікальних документів НАФ,

– актів про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ,

– актів про вилучення документів з НАФ,

– актів про невиправні пошкодження документів НАФ;

• схвалення:

– описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання;

– актів про невиправні пошкодження документів тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу);

– номенклатур справ, описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання підприємств, установ і організацій, що належать до сфери управління компанії та у діяльності яких не утворюються документи НАФ.

ЕК компанії, у діяльності якої не створюються документи НАФ, приймає рішення про:

• схвалення і подання до ЕПК державного архіву (ЕК архівного відділу райдержадміністрації чи міської ради) проєктів таких документів:

– описів справ з кадрових питань (особового складу),

– актів про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ;

• схвалення:

– інструкції з діловодства в компанії,

– номенклатури справ компанії,

– положення про службу діловодства, архів та ЕК;

– описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання;

– актів про невиправні пошкодження справ (документів) тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу);

– номенклатур справ, описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання підприємств, установ і організацій, що належать до сфери управління компанії та у діяльності яких не утворюються документи НАФ.

Згідно з пунктом 6 глави 1 розділу V Правил № 1000/5 ЕК компанії повинні одночасно розглядати описи справ та акти про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, а також акти про вилучення документів з НАФ разом з актами про невиправні пошкодження справ (документів)  НАФ (за їх наявності).

Для виконання покладених на ЕК компанії завдань їй надається право:

• контролювати дотримання структурними підрозділами компанії та працівниками, відповідальними за організацію документів у діловодстві, установлених законодавством вимог щодо розроблення номенклатури справ, формування справ, експертизи цінності документів, упорядкування та оформлення документів;
• вимагати від структурних підрозділів компанії розшуку відсутніх документів НАФ, документів тривалого зберігання, у тому числі документів з кадрових питань (особового складу), та письмових пояснень у випадках втрати цих документів;
• одержувати від структурних підрозділів компанії відомості та пропозиції, необхідні для проведення експертизи цінності документів;
• визначати строки зберігання документів, що не передбачені типовим та галузевими переліками видів документів із зазначенням строків їх зберігання, та погоджувати ці строки з ЕПК відповідного державного архіву або з ЕК органу вищого рівня (для компаній, у діяльності яких не створюються документи НАФ);
• заслуховувати на своїх засіданнях керівників структурних підрозділів компанії про стан підготовки документів до архівного зберігання і забезпечення збереженості документів, про причини втрати документів;
• запрошувати на засідання як консультантів та експертів фахівців структурних підрозділів компанії, а в разі необхідності працівників відповідної державної архівної установи (архівного відділу райдержадміністрації чи міської ради);
• інформувати керівництво компанії з питань, що входять до компетенції ЕК.

Засідання ЕК проводиться не рідше ніж один раз на рік і вважається правоможним, якщо на ньому присутні не менш як дві третини складу її членів.

Рішення ЕК приймається більшістю голосів членів комісії, присутніх на засіданні, оформляється протоколом, який підписують голова (у разі його відсутності – заступник голови) і секретар комісії, та набирає чинності з моменту затвердження протоколу засідання ЕК керівником компанії.

Ми підготували для вас зразок протоколу засідання експертної комісії.

Заповніть  форму і ми надішлемо його вам.