Електронний документообіг: п’ять критеріїв вибору оптимальної СЕД

Що таке СЕД

Документообіг – невід’ємна частина життя будь-якого підприємства, його кровоносна система. Жодне рішення не може бути впроваджено ефективно, якщо воно не задокументовано. Відбудова процесів обороту документації – це не бюрократія, а обов’язковий крок до нормальної, безперебійної роботи в компанії.

Зараз велика частина ділових документів існує в електронному вигляді. Як і паперові, їх треба заповнювати, реєструвати, систематизувати, зберігати, оновлювати, і пересилати потрібним адресатам. Напевно кожному з нас доводилося або самому займатися цією роботою, або чекати, поки це зроблять інші – наприклад, чиновники держустанов. Так що всім відомо, якою стомлюючої рутиною може стати робота з документами.

Для прискорення і спрощення роботи з документами існують СЕД – системи електронного документообігу. Це пакети з декількох додатків, кожний з яких відповідає за частину операцій з документами. Це шаблони корпоративних документів, реєстрація вхідної кореспонденції, механізми узгодження та затвердження документів, автоматичні звіти, і так далі.

Виділяють чотири основних типи СЕД:

  • Діловодство. Це система кореспонденції і руху документів між агентами і контрагентами.
  • Workflow. Це настройка бізнес-процесів, пов’язаних з документообігом.
  • Архіви. Це зберігання документів з різним рівнем доступу і з можливістю швидкого пошуку.
  • ECM. Комплексна система управління контентом, включаючи документи, таблиці, файли PDF і так далі. Включає функції всіх перерахованих вище систем.

Впровадження СЕД на підприємстві дозволяє скоротити рутинні процеси, пов’язані з обробкою, заповненням та обміном документами, в кілька разів! Крім економії часу, СЕД зменшує ризик втрати даних, прискорює робочі процеси, і покращує взаємодію усередині компанії, а також з контрагентами.

Як зрозуміти, чи потрібно впроваджувати у вашій компанії СЕД

Якщо планувати впровадження СЕД в компанії, потрібно відповісти на кілька запитань:

  • Як відбувається обмін документами між відділами, їх обробка та збереження? Чи є можливість при необхідності швидко знайти потрібний документ?
  • Чи є в компанії правила збереження документів – систематизація, термін перегляду, правила зберігання копій і остаточного видалення? Чи виділене місце для архіву? Чи налаштовано регулярний бекап архіву?
  • Який шлях долає документ з моменту створення до відправки в архів? Чи є можливість контролювати цей процес на кожному етапі? Скільки часу займає кожен етап?
  • Чи налаштовані в компанії рівні доступу для різних документів? Чи визначені групи співробітників, кожної з якої присвоюється певний рівень доступу? Чи ідентичні рівні доступу в різних відділах, і що відбувається з доступом при обміні документами?

Якщо керівник підприємства або інша відповідальна особа впевнено відповідає на всі ці питання, без впровадження СЕД можна обійтися. Швидше за все, через те, що СЕД в даній компанії вже використовується. У всіх інших випадках впровадження СЕД варто запланувати найближчим часом.

Які переваги СЕД дає бізнесу

Що отримує бізнес, який впроваджує систему електронного документообігу:

  • Автоматизація рутинних завдань і економія часу співробітників.
  • Зменшення впливу людського фактора на помилки в даних і втрату документів.
  • Прискорення донесення інформації до всіх або деяких співробітників компанії.
  • Найкращий захист важливої інформації за рахунок налаштування допусків різного рівня.
  • Прозорість документообігу з можливістю швидко знайти потрібний документ, простежити його шлях в системі і історію редагування.
  • Відповідність міжнародним стандартам інформаційної безпеки ISO 9000.
Як вибрати оптимальну СЕД: п’ять основних критеріїв

Критеріїв вибору СЕД незліченна безліч, оскільки в кожної індустрії вони мають свою специфіку. Поговоримо про ті п’ять критеріїв, які можна вважати універсальними для всіх галузей діяльності.

1. Зручний інтерфейс

Користувальницький інтерфейс – це головний інструмент взаємодії співробітників компанії з системою. Від того, наскільки він зручний, залежить час навчання співробітників роботі з СЕД, а також число помилок в майбутньому і витрати часу на їх виправлення.

2. Налаштування доступів різного рівня

Як правило, документи в компанії мають різні рівні конфіденційності – від загальнодоступних до суперсекретних, в яких міститься фінансова й інша важлива інформація. СЕД повинна надавати можливість налаштування ролей і рівнів доступу для окремих співробітників і для груп, наприклад, відділів.

3. Можливість спільної роботи

Чим більше компанія, тим нижча ймовірність, що над документом буде працювати тільки одна людина. Можливість спільної роботи спрощує і прискорює створення важливих документів, а також їх затвердження у керівництва.

4. Створення автооновлюємого архіву.

Середній термін зберігання важливого документа в компанії – три роки. Найважливіші документи можуть зберігатися безстроково. Для виконання цієї функції СЕД повинна надавати можливість створити архів, налаштувати персоналізований доступ до нього, а також автоматичне створення резервної копії через вказаний проміжок часу.

5. Віддалений доступ

Для адміністраторів системи налаштування зовнішнього доступу – окреме, досить складне завдання. Але без його реалізації неможливо налаштувати віддалену роботу співробітників, що за часів пандемії нівелює вигоди від впровадження СЕД.

Коробкова або кастомна версія СЕД?

Коробкова версія – це готове програмне рішення, а кастомна – розробка унікальної системи під вимоги замовника. Вибір типу версії завжди залежить від побажань замовника. Ми ж рекомендуємо звернути увагу на наступні моменти:

Пропозиція ринку. Зараз існує безліч готових рішень СЕД для бізнесів будь-якої сфери і розміру. У кожного рішення є свої особливості, але вони доступні до впровадження відразу після покупки. Кастомную версію доведеться розробляти з нуля, і на це піде час.

Вартість впровадження. Для пакетних пропозицій вартість впровадження визначається на початку проекту і включає описаний пакет послуг. Для кастомной версії вартість впровадження складно прорахувати одразу.

Вартість підтримки. Як правило, налаштування і оптимізація пакетного рішення вважаються окремим проектом з окремим бюджетом – якщо це не обумовлено зі старту. Підтримка індивідуального рішення входить у вартість, але пов’язана з додатковими труднощами, наприклад, наявністю ресурсів у компанії-розробнику.

Інтеграції з іншими системами і продуктами. У популярних коробкових рішень інтеграція з популярними продуктами або входить в основний пакет, або її легко можна придбати додатково. У компаній-інтеграторів вже є досвід впровадження нового ПЗ та налаштування спільної роботи різних систем.

Попередній аудит перед впровадженням СЕД

Перед тим, як впроваджувати систему електронного документообігу, необхідно провести аудит. Вивченню підлягають, по-перше, процеси роботи з документами в компанії, по-друге, технічна інфраструктура. Це допоможе правильно підібрати саму систему і необхідний функціонал.

При аудиті поточний стан документообігу описується і фіксується. Ці дані допоможуть згодом оцінити рентабельність встановленої СЕД.

Аудит проводять співробітники компанії-вендора, яка поставляє програмне забезпечення. За підсумками аудиту складається план впровадження СЕД, а також список необхідних інтеграцій. У деяких випадках можуть знадобитися додаткові витрати на оновлення інфраструктури.

Як оцінити ефективність впровадження СЕД

Одразу попереджаємо, що така масштабна система повністю окупиться лише через кілька років. Залежно від обраної системи і встановленого пакета, середній термін становить 3-5 років. Але для того, щоб точно розрахувати окупність системи, необхідно провести аудит процесів до її впровадження і зафіксувати показники, про які говорилося вище – наприклад, тривалість шляху документа, тимчасові витрати на роботу з документами, і так далі.

Систему можна вважати рентабельною, якщо ефективність роботи персоналу зростає за рахунок економії часу на роботу з документами. В середньому СЕД дозволяє заощадити до шістдесяти відсотків часу. Крім того, слід враховувати непрямі вигоди, вартість яких не завжди очевидна. Наприклад, це зменшення втрат інформації та пов’язаних з втратами перебоїв в бізнес-процесах.

На закінчення

З досвіду компанії Litiko, система електронного документообігу – це не просто компетентна перевага в порівнянні з компаніями, які все ще ведуть діловодство в паперовому вигляді. Після початку глобальної пандемії багато компаній перейшли на віддалену роботу. Документообіг став електронним майже на 100%. У цих умовах підтримка документообігу вручну – нераціональна витрата часу персоналу, особливо якщо мова йде про висококваліфікованих співробітників. Перехід на СЕД для більшості бізнесів – необхідність, і прийняття рішення про впровадження системи – це всього лише питання часу.

оригінал статті

Залишайтесь в курсі подій
Підписуйтесь на розсилку нових матеріалів блогу поштою
Стратегія LITIKO #безпаперу​
Тисність “Отримати консультацію” та дізнайтесь як в вашій організації перевести в електроний вигляд весь документообіг.
Оцініть переваги СЕД для вашої организації?

Залиште заявку і протягом дня з вами зв’яжеться менеджер. Це необхідно для уточнення вашого запиту.

Стратегія LITIKO #безпаперу​
Тисність “Отримати консультацію” та дізнайтесь як в вашій організації перевести в електроний вигляд весь документообіг.
Оцініть переваги СЕД для вашої организації?

Залиште заявку і протягом дня з вами зв’яжеться менеджер. Це необхідно для уточнення вашого запиту.

Вебінар Сергія Литвиненка на тему Юридично значущого електронного документообігу
Cookie.

Ми використовуємо файли cookie для оптимізації швидкості та змісту сайту, персоналізації сервісів та зручності користувачів.

Задайте питання
менеджер зв'яжеться з вами протягом 20 хвилин