Документообіг – невід’ємна частина життя будь-якого підприємства, його кровоносна система. Жодне рішення не може бути впроваджено ефективно, якщо воно не задокументовано. Відбудова процесів обороту документації – це не бюрократія, а обов’язковий крок до нормальної, безперебійної роботи в компанії.
Зараз велика частина ділових документів існує в електронному вигляді. Як і паперові, їх треба заповнювати, реєструвати, систематизувати, зберігати, оновлювати, і пересилати потрібним адресатам. Напевно кожному з нас доводилося або самому займатися цією роботою, або чекати, поки це зроблять інші – наприклад, чиновники держустанов. Так що всім відомо, якою стомлюючої рутиною може стати робота з документами.
Для прискорення і спрощення роботи з документами існують СЕД – системи електронного документообігу. Це пакети з декількох додатків, кожний з яких відповідає за частину операцій з документами. Це шаблони корпоративних документів, реєстрація вхідної кореспонденції, механізми узгодження та затвердження документів, автоматичні звіти, і так далі.
Виділяють чотири основних типи СЕД:
- Діловодство. Це система кореспонденції і руху документів між агентами і контрагентами.
- Workflow. Це настройка бізнес-процесів, пов’язаних з документообігом.
- Архіви. Це зберігання документів з різним рівнем доступу і з можливістю швидкого пошуку.
- ECM. Комплексна система управління контентом, включаючи документи, таблиці, файли PDF і так далі. Включає функції всіх перерахованих вище систем.
Впровадження СЕД на підприємстві дозволяє скоротити рутинні процеси, пов’язані з обробкою, заповненням та обміном документами, в кілька разів! Крім економії часу, СЕД зменшує ризик втрати даних, прискорює робочі процеси, і покращує взаємодію усередині компанії, а також з контрагентами.
Якщо планувати впровадження СЕД в компанії, потрібно відповісти на кілька запитань:
- Як відбувається обмін документами між відділами, їх обробка та збереження? Чи є можливість при необхідності швидко знайти потрібний документ?
- Чи є в компанії правила збереження документів – систематизація, термін перегляду, правила зберігання копій і остаточного видалення? Чи виділене місце для архіву? Чи налаштовано регулярний бекап архіву?
- Який шлях долає документ з моменту створення до відправки в архів? Чи є можливість контролювати цей процес на кожному етапі? Скільки часу займає кожен етап?
- Чи налаштовані в компанії рівні доступу для різних документів? Чи визначені групи співробітників, кожної з якої присвоюється певний рівень доступу? Чи ідентичні рівні доступу в різних відділах, і що відбувається з доступом при обміні документами?
Якщо керівник підприємства або інша відповідальна особа впевнено відповідає на всі ці питання, без впровадження СЕД можна обійтися. Швидше за все, через те, що СЕД в даній компанії вже використовується. У всіх інших випадках впровадження СЕД варто запланувати найближчим часом.
Що отримує бізнес, який впроваджує систему електронного документообігу:
- Автоматизація рутинних завдань і економія часу співробітників.
- Зменшення впливу людського фактора на помилки в даних і втрату документів.
- Прискорення донесення інформації до всіх або деяких співробітників компанії.
- Найкращий захист важливої інформації за рахунок налаштування допусків різного рівня.
- Прозорість документообігу з можливістю швидко знайти потрібний документ, простежити його шлях в системі і історію редагування.
- Відповідність міжнародним стандартам інформаційної безпеки ISO 9000.
Критеріїв вибору СЕД незліченна безліч, оскільки в кожної індустрії вони мають свою специфіку. Поговоримо про ті п’ять критеріїв, які можна вважати універсальними для всіх галузей діяльності.
Користувальницький інтерфейс – це головний інструмент взаємодії співробітників компанії з системою. Від того, наскільки він зручний, залежить час навчання співробітників роботі з СЕД, а також число помилок в майбутньому і витрати часу на їх виправлення.
Як правило, документи в компанії мають різні рівні конфіденційності – від загальнодоступних до суперсекретних, в яких міститься фінансова й інша важлива інформація. СЕД повинна надавати можливість налаштування ролей і рівнів доступу для окремих співробітників і для груп, наприклад, відділів.
Чим більше компанія, тим нижча ймовірність, що над документом буде працювати тільки одна людина. Можливість спільної роботи спрощує і прискорює створення важливих документів, а також їх затвердження у керівництва.
Середній термін зберігання важливого документа в компанії – три роки. Найважливіші документи можуть зберігатися безстроково. Для виконання цієї функції СЕД повинна надавати можливість створити архів, налаштувати персоналізований доступ до нього, а також автоматичне створення резервної копії через вказаний проміжок часу.
Для адміністраторів системи налаштування зовнішнього доступу – окреме, досить складне завдання. Але без його реалізації неможливо налаштувати віддалену роботу співробітників, що за часів пандемії нівелює вигоди від впровадження СЕД.
Коробкова версія – це готове програмне рішення, а кастомна – розробка унікальної системи під вимоги замовника. Вибір типу версії завжди залежить від побажань замовника. Ми ж рекомендуємо звернути увагу на наступні моменти:
Пропозиція ринку. Зараз існує безліч готових рішень СЕД для бізнесів будь-якої сфери і розміру. У кожного рішення є свої особливості, але вони доступні до впровадження відразу після покупки. Кастомную версію доведеться розробляти з нуля, і на це піде час.
Вартість впровадження. Для пакетних пропозицій вартість впровадження визначається на початку проекту і включає описаний пакет послуг. Для кастомной версії вартість впровадження складно прорахувати одразу.
Вартість підтримки. Як правило, налаштування і оптимізація пакетного рішення вважаються окремим проектом з окремим бюджетом – якщо це не обумовлено зі старту. Підтримка індивідуального рішення входить у вартість, але пов’язана з додатковими труднощами, наприклад, наявністю ресурсів у компанії-розробнику.
Інтеграції з іншими системами і продуктами. У популярних коробкових рішень інтеграція з популярними продуктами або входить в основний пакет, або її легко можна придбати додатково. У компаній-інтеграторів вже є досвід впровадження нового ПЗ та налаштування спільної роботи різних систем.
Перед тим, як впроваджувати систему електронного документообігу, необхідно провести аудит. Вивченню підлягають, по-перше, процеси роботи з документами в компанії, по-друге, технічна інфраструктура. Це допоможе правильно підібрати саму систему і необхідний функціонал.
При аудиті поточний стан документообігу описується і фіксується. Ці дані допоможуть згодом оцінити рентабельність встановленої СЕД.
Аудит проводять співробітники компанії-вендора, яка поставляє програмне забезпечення. За підсумками аудиту складається план впровадження СЕД, а також список необхідних інтеграцій. У деяких випадках можуть знадобитися додаткові витрати на оновлення інфраструктури.
Одразу попереджаємо, що така масштабна система повністю окупиться лише через кілька років. Залежно від обраної системи і встановленого пакета, середній термін становить 3-5 років. Але для того, щоб точно розрахувати окупність системи, необхідно провести аудит процесів до її впровадження і зафіксувати показники, про які говорилося вище – наприклад, тривалість шляху документа, тимчасові витрати на роботу з документами, і так далі.
Систему можна вважати рентабельною, якщо ефективність роботи персоналу зростає за рахунок економії часу на роботу з документами. В середньому СЕД дозволяє заощадити до шістдесяти відсотків часу. Крім того, слід враховувати непрямі вигоди, вартість яких не завжди очевидна. Наприклад, це зменшення втрат інформації та пов’язаних з втратами перебоїв в бізнес-процесах.
З досвіду компанії Litiko, система електронного документообігу – це не просто компетентна перевага в порівнянні з компаніями, які все ще ведуть діловодство в паперовому вигляді. Після початку глобальної пандемії багато компаній перейшли на віддалену роботу. Документообіг став електронним майже на 100%. У цих умовах підтримка документообігу вручну – нераціональна витрата часу персоналу, особливо якщо мова йде про висококваліфікованих співробітників. Перехід на СЕД для більшості бізнесів – необхідність, і прийняття рішення про впровадження системи – це всього лише питання часу.