Графік відпусток – це інформаційно-аналітичний документ, що визначає черговість надання працівникам компанії щорічних оплачуваних відпусток протягом календарного року.
Цей документ є обов’язковим для всіх роботодавців незалежно від форми власності чи кількості працівників, включаючи фізичних осіб-підприємців. Виняток становлять компанії, розташовані в зонах активних бойових дій. Для таких компаній допускається спрощення ведення документації відповідно до ст. 7 Закону України від 15.03.2022 № 2136-ІХ «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» (rada.gov.ua).
До графіка відпусток необхідно включати всіх працівників компанії, прийнятих за трудовим договором, у тому числі сумісників, дистанційників та працівників, з якими укладено строкові трудові договори.
Складення, погодження й затвердження графіка відпусток регламентовано у ст. 10 Закону України від 15.11.1996 № 504/96-ВР «Про відпустки» (rada.gov.ua) (далі – Закон № 504), де зазначається, що:
«Черговість надання відпусток визначається графіками, які затверджуються власником або уповноваженим ним органом за погодженням з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником) чи іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом, і доводиться до відома всіх працівників. При складанні графіків ураховуються інтереси виробництва, особисті інтереси працівників та можливості для їх відпочинку.»
Законодавством не встановлено типову форму графіка відпусток. Тому кожна компанія має право скласти цей документ у довільній формі. При цьому потрібно враховувати норми Закону № 504 та вимоги Національного стандарту України «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» (ДСТУ 4163:2020).
Ми підготували для вас уніфіковану форму графіка відпусток.
Заповніть форму і ми надішлемо її вам.
АЛГОРИТМ ПІДГОТОВКИ ГРАФІКА ВІДПУСТОК
ЕТАП 1 Опитування працівників у межах структурних підрозділів та узгодження їх пропозицій щодо планування періодів відпочинку
ЕТАП 2 Збір та узагальнення пропозицій усіх структурних підрозділів про надання відпусток працівникам компанії
ЕТАП 3 Розроблення проєкту графіка відпусток кадровою службою (або особою, відповідальною за кадрове діловодство)
ЕТАП 4 Підписання остаточного варіанту графіка відпусток керівником кадрової служби (або особою, відповідальною за кадрове діловодство)
ЕТАП 5 Погодження графіка відпусток керівником первинної профспілкової організації (або уповноваженим представником трудового колективу компанії)
ЕТАП 6 Затвердження керівником компанії шляхом проставлення відповідного «Грифу затвердження»
ЕТАП 7 Ознайомлення зі змістом графіка відпусток усіх працівників компанії
ЕТАП 8 Набирання чинності з 1 січня 2025 року
ЕТАП 9 Внесення змін до графіка у разі звільнення одних і прийняття на роботу нових працівників
ОФОРМЛЕННЯ ГРАФІКА ВІДПУСТОК
Графік відпусток оформлюють на загальному бланку компанії або на чистих аркушах паперу формату А4.
Під час оформлення графіка відпусток потрібно враховувати, що:
- повне найменування компанії у графіку відпусток зазначають відповідно до статуту або положення про компанію;
- назву виду документа – ГРАФІК ВІДПУСТОК, друкують великими літерами напівжирним шрифтом;
- дату і реєстраційний індекс графіка відпусток проставляють у день його затвердження. Реєстраційний індекс графіку відпусток надають за журналом або електронною реєстраційно-моніторинговою карткою, призначеними для реєстрації внутрішніх документів;
- місце складення графіка відпусток має відповідати назві населеного пункту, в якому фактично було його складено;
- у заголовку до тексту графіка відпусток зазначають рік, на який графік відпусток є чинним, наприклад: на 2025 рік;
- текст графіка відпусток оформлюють у вигляді таблиці, що складається з восьми граф, у яких зазначають:
1) Прізвище, ініціали працівника
2) Посаду (професію) згідно зі штатним розписом
3) Вид відпустки
4) Кількість календарних днів
5) Період роботи, за який надається відпустка
6) Запланований період надання відпустки
7) Фактичний період перебування у відпустці
8) Примітку (наприклад, для внесення інформації про причину перенесення відпустки, звільнення працівника тощо).
Систематизувати прізвища працівників і робітників у тексті графіка відпусток доцільно, насамперед, за структурними підрозділами компанії, а у безструктурних компаніях – за напрямами їх діяльності. Тому відповідно текст графіка відпусток поділяють на розділи, назви яких відповідають найменуванням структурних підрозділів або напрямам діяльності компанії. У межах кожного розділу систематизувати інформацію на розсуд керівництва можна одним із способів:
– за прізвищами працівників в алфавітному порядку,
– за ієрархією посад від керівника до робітника,
– за періодом запланованих відпусток;
- підписує графік відпусток керівник кадрової служби (особа, відповідальна за роботу з кадрами у компанії);
- гриф погодження складається з таких елементів: слова «ПОГОДЖУЮ», що друкують великими літерами без лапок і розділових знаків, назви посади, підпису, власного імені та прізвища керівника первинної профспілкової організації або уповноваженого представника трудового колективу компанії, дати погодження;
- після погодження графік відпусток затверджує керівник компанії. Гриф затвердження складається з таких елементів: слова «ЗАТВЕРДЖУЮ», що друкують великими літерами без лапок і розділових знаків, назви посади, підпису, власного імені та прізвища керівника компанії, дати затвердження;
- відмітка про ознайомлення працівників з графіком відпусток складається з таких елементів: слів «З графіком відпусток ознайомлені:» (друкують без лапок), підписів, власних імен і прізвищ, дат ознайомлення. Цей реквізит дозволяється оформлювати на зворотному боці останнього аркуша графіка відпусток.
У компаніях зі штатною чисельністю понад 50 працівників доцільно замість реквізиту «Відмітка про ознайомлення з документом» передбачити у тексті графіка відпусток додаткову графу «Підпис і дата ознайомлення».
Якщо деякі працівники компанії працюють дистанційно або хворіють чи відсутні на роботі з інших причин, то їх все одно обов’язково потрібно ознайомити з графіком відпусток під підпис. Довести графік відпусток до таких працівників можливо у той спосіб, про який працівник і роботодавець домовилися у трудовому договорі (контракті) — через систему електронного документообігу компанії, корпоративну електронну пошту, Viber тощо. Факт ознайомлення у цьому випадку — одержання від працівника повідомлення про ознайомлення з графіком відпусток з датою та підписом (бажано КЕП або ЕЦП).
Для внесення до графіка інформації щодо надання відпусток новим працівникам, які будуть прийняті на роботу після затвердження цього документа, слід у кожному розділі тексту передбачити кілька вільних рядків.