Як автоматизувати процес погодження договорів без інвестицій та зайвих витрат?

По-перше, щоб не купувати НОВІ програмні продукти, можна користуватися безкоштовними програмними сервісами, які не автоматизують, але значно полегшують роботу з договорами. Найбільш відомий з них — сервіс електронної пошти (наприклад Gmail, Outlook, тощо). Процес роботи з договорами в них зводиться до вчинення наступних дій:

  • створення договору на ПК;
  • відправка документа на погодження відповідальній особі;
  • отримання відповіді.

Недоліки даного способу роботи з договорами:

  • немає сховища договорів;
  • немає картки документів;
  • немає контролю термінів по документам;
  • немає контролю версійності.

При роботі з договорами також можна використовувати сервіси Google — це Google Документи, Google Таблиці та Google Диск. Головна їхня перевага — можливість спільно працювати над вмістом документів, а також зберігати договори в загальному сховищі.

Недоліки даного способу роботи з договорами:

  • відсутній контроль статусів по документах: виконуваний або не виконує, той, що оформляється або закритий;
  • відсутній контроль термінів погодження документів;
  • не завжди є історія погоджень та переписки по документу.

Додатково вам знадобиться створити який-небудь Реєстр договорів для контролю статусів документів.

По-друге, використовувати ERP-системи, які вже впроваджені на підприємстві, наприклад 1С. Роботу з договорами в них можна налаштувати лише частково за допомогою статусів.

По-третє, щоб не купувати нові програмні продукти для автоматизації процесу погодження договорів, можна скористатися послугами програмістів. Вони розроблять для вас програму, яка вирішуватиме задачі по автоматизації. Але роботу спеціалістів все одно доведеться оплачувати.

Щоб заощадити час та фінансові кошти, краще одразу придбати спеціалізовану CRM-систему, яка вирішує не тільки задачі організації роботи з договорами, але і дозволяє:

  • автоматизувати HR-процеси, кадрову та фінансову документацію;
  • створювати архів технічної документації;
  • налаштовувати управління проектами та KPI.
Дізнавайтесь про новий контент першими
Підписуйтесь на розсилку нових матеріалів блогу поштою
Обратный звонок

Оставьте ваш номер телефона и через 20 минут мы вам перезвоним

Зворотній дзвінок

Залиште свій номер телефону і протягом 20 хвилин ми вам передзвонимо

Хочете дізнатися як прискорити бізнес процеси і отримати X2 продуктивності компанії?
Залиште заявку і фахівець Олександр передзвонить до вас найближчим часом
Задайте питання
менеджер зв'яжеться з вами протягом 20 хвилин