Основні моменти
- Ефективність: впровадження M-Files зробило управління та пошук документів швидшим і ефективнішим, дозволяючи більше часу для продуктивної роботи.
- Покращена безпека: правильні люди мають доступ до правильних документів.
- Розробка, адаптована до потреб компанії.
Випадки використання
- Управління відповідністю
- Управління проектами
Індустрія
- Промисловий дизайн та консалтингові послуги
Країна
- Фінляндія
Вступ до компанії:
Elomatic — фінська компанія з промислового дизайну та консалтингу, яка зосереджена на рішеннях, що покращують добробут людей та навколишнього середовища. З понад 50-річним досвідом у цій галузі, компанія відома як піонер у розробці методів дизайну.
Компанія пропонує свою експертизу від першої консультації до кінця життєвого циклу інвестицій як промисловим компаніям, так і організаціям державного сектору. Сфери експертизи компанії включають механічну та заводську інженерію, процеси та енергетику, морську та офшорну енергетику, біотехнології та фармацевтику.
Основні виклики до M-Files:
Управління документами на основі файлів стало неможливим
Співробітники Elomatic мають близько 1500 різних проєкт клієнтів на своїх столах щороку. Розмір проєктів варіюється: найменші проекти можуть зайняти кілька сотень годин, тоді як найбільші проєкт можуть включати сотні тисяч годин. Навіть найменші проекти мають десятки різних документів, тоді як найбільші проекти мають десятки тисяч. Велика кількість документів створювала проблеми з управлінням даними для Elomatic, ускладнюючи їх пошук та обробку.
“Ви більше не можете керувати такою великою кількістю документів на основі файлів без метаданих,” каже Ярі Оберг, віце-президент з цифровізації в Elomatic.
Якість важлива для Elomatic: у бізнесі Elomatic також важливо, щоб документи були перевірені та затверджені, і щоб жоден неперевірений документ не потрапив на місце. Безпека даних також є ключовим питанням щодо того, хто має право бачити яку інформацію.
“Ми також працюємо в різноманітних безпечних та обмежених середовищах, де інформаційна безпека важливіша, ніж раніше,” каже Оберг.
Управління документами також стало все більш складним для Elomatic, оскільки незалежна робота в різних місцях і часах стала більш поширеною. Компанія має офіси не тільки в кількох місцях у Фінляндії, але й по всьому світу, наприклад, у Канаді, Індії та Німеччині. Співробітники компанії працюють у різних часових зонах і місцях.
“Це створює виклики щодо того, наскільки ми можемо працювати разом. Нам потрібна платформа, де ми могли б спілкуватися на рівні документів,” каже Оберг.
Впровадження M-Files почалося з пілотного проекту
До M-Files компанія Elomatic випробувала різні рішення для управління документами. Наприклад, в проектах використовувалися Kronodoc і Elodoc, призначені для внутрішнього використання.
«Проте в якийсь момент ми дійшли висновку, що наша власна програма потребувала б додаткових інвестицій у розробку. Ми почали шукати готові платформи на ринку. M-Files виділялися завдяки функціям, які ми цінуємо, таким як метадані, побудова спеціального перегляду, можливості пошуку та безпека. Для нас також важлива можливість керувати документацією на основі кожного проекту. Проектні документи доступні кожному, хто має до них доступ», — каже Оберг.
Компанія Elomatic розпочала впровадження M-Files, спочатку пілотуючи це у своєму морському бізнесі.
«Ми почали розробляти M-Files так, як ми це робимо, і те, що нам потрібно від цієї системи», — пояснює Оберг.
Після успішного пілотування було вирішено, що M-Files буде поширено в інших підрозділах компанії. Для Elomatic важливо, щоб управління документами можна було модифікувати відповідно до конкретних потреб кожної сфери бізнесу. Тому кожна галузь має сама визначати необхідні функції, і M-Files адаптовано відповідно до її потреб. Природно, однак, мета полягає в тому, щоб уся система була керованою, а основні структури єдиними.
«Тепер ми знаємо, чого хочуть наші користувачі. Наприклад, ми створили перегляди, щоб користувачі могли бачити шляхи до документів і віртуальні папки, а також могли перетягувати документи безпосередньо в потрібне їм місце. Метадані також заповнюються автоматично», — говорить Янне Хонгісто, провідний адміністратор M-Files в Elomatic.
Рішення M-Files
Допомога з документообігом
Керування документами на основі метаданих M-Files допомагає співробітникам зберігати та знаходити документи. У Elomatic M-Files – це перш за все інструмент для ефективного зберігання великих обсягів документів.
Дизайнери Elomatic створюють технічні креслення за допомогою різноманітного програмного забезпечення для моделювання, а опубліковані документи зберігаються в M-Files. Кожна публікація є власною версією, і за потреби легко повернутися до попередньої версії.
«Контроль версій документів дуже важливий для нас», — каже Оберг.
Документи також легко поширювати серед клієнтів з M-Files.
«Наші клієнти отримують доступ до середовища для конкретного проекту. Це дозволяє клієнтам переглядати та затверджувати свої проектні документи безпосередньо в M-Files», — говорить Оберг.
У майбутньому Elomatic також планує інтегрувати програмне забезпечення для проектування, яке використовує компанія, у M-Files.
Результати:
Покращене управління документами та безпека
Впровадження M-Files принесло найбільш помітні переваги морському бізнес-підрозділу Elomatic, де система використовується найдовше. Управління документами Marine стало зрозумілішим і швидшим, а безпека покращилася, оскільки доступ людей до документів став легшим. Тепер підрозділи Process, Pharma та Mechanical також добре співпрацюють із M-Files для проектів.
«У кожному проекті керівник проекту запрошує потрібних людей приєднатися до проекту в M-Files і надає їм потрібні права та ролі. Наприклад, не потрібно всім бачити все або адміністрація бачить лише адміністративні речі тощо», — пояснює Оберг.
Завдяки M-Files співробітники також можуть швидше знаходити документи, які вони шукають, звільняючи час для продуктивної роботи.
«У наших проектах ми часто використовуємо інформаційний вміст, накопичений у попередніх реалізаціях, як відправну точку, з якої починаємо розробку нового контенту. До M-Files нам часто доводилося довго шукати матеріали. З роками це стало дуже важко знайти. Ми керуємо приблизно 1500 проектами на рік, тож ви можете лише уявити, скільки документації накопичується, скажімо, за десять років», — каже Оберг.
Ефективність бізнесу покращилася, оскільки тепер документи знаходять і публікують швидше.
Подальше використання та розвиток
Кожен підрозділ Elomatic має власного адміністратора M-Files, завданням якого є подальший розвиток системи та підтримка користувачів. Ці адміністратори також отримують підтримку для своєї роботи від M-Files. Це спільні зусилля, тому що використання M-Files є питанням постійного розвитку та вдосконалення. Користувацький досвід дає більше розуміння того, що працює в компанії та чого хочуть користувачі.
«Використання та розвиток M-Files продовжується. Ми твердо йдемо по обраному шляху з M-Files», — підсумовує Оберг.
Чому M-Files?
M-Files — провідна платформа для автоматизації інтелектуальної роботи. Завдяки платформі M-Files спеціалісти можуть швидше знаходити інформацію, працювати розумніше та досягати більшого. M-Files має інноваційну архітектуру на основі метаданих, вбудований механізм робочого процесу та вдосконалений штучний інтелект. Це дозволяє клієнтам усунути інформаційний хаос, підвищити ефективність процесів, автоматизувати безпеку та відповідність вимогам.
Для отримання додаткової інформації відвідайте сторінку https://litiko.com/
*P.S. Ця стаття переведена для українських читачів з сайту вендора M-Files та представлена як приклад реалізації впровадження цієї платформи.
Компанія LITIKO – є сертифікованим Delivery Партнером в Україні. Звертайтесь до нас з консультацією та впровадженням! Замовити послугу можна, заповнивши форму на сторінці: https://litiko.com/uk/produkty/ecm-sistemi/m-files/