M-Files трансформує управління документами для енергетичної компанії Alva – більш плавна та безпечна робота з централізованим обміном інформацією
Основні моменти
- Централізоване управління даними: Всі документи зберігаються в одному місці, що забезпечує легкий доступ і усуває плутанину, викликану розбіжностями у версіях.
- Покращена керованість та функціональність пошуку: M-Files забезпечує доступність останньої версії кожного документа, а потужні інструменти пошуку роблять пошук інформації простим.
- Безпечна та ефективна зовнішня співпраця: M-Files Hubshare сприяє безперебійному зовнішньому співробітництву, включаючи використання електронних підписів через Visma Sign.
Використання
- Управління взаємовідносинами з клієнтами
- Управління процесами
- Управління версіями
Індустрія
- Енергетика та комунальні послуги
Країна
- Фінляндія
Про компанію:
Alva-yhtiöt Ltd разом зі своїми дочірніми компаніями є національним оператором енергетики та водопостачання, відповідальним за виробництво та розподіл електроенергії, а також за генерацію, продаж та розподіл тепла та води в своїх мережах. Для досягнення своїх цілей Alva зосереджується на розробці послуг та рішень, які відповідають різноманітним очікуванням та екологічним потребам своїх клієнтів. Власником Alva є місто Ювяскюля, компанія налічує приблизно 230 співробітників і повідомила про оборот близько 197 мільйонів євро у 2023 році.
З впровадженням M-Files, Alva оптимізувала управління даними, об’єднавши кілька систем в одну платформу, що робить всі необхідні документи та дані легко доступними.
Основні виклики до M-Files
Розкидані документи заважали ефективності До впровадження M-Files документація Alva була розподілена по кількох місцях та системах, і на мережевих дисках та сховищах накопичилася велика кількість документів та їх різних версій. Це ускладнювало пошук точної, актуальної інформації, уповільнювало робочі процеси та ускладнювало контроль версій. Підтримка численних систем додавала навантаження з високими витратами та неефективністю.
Фрагментована документація також створювала проблеми для прозорості та обміну інформацією. Складні ієрархії електронних таблиць та громіздке управління доступом ще більше ускладнювали ситуацію. Обмежений доступ до критичних документів підвищував ризик втрати важливої інформації через плинність кадрів.
Рішення M-Files
Централізований доступ до інформації M-Files централізує передачу та управління даними, забезпечуючи зберігання всіх документів в одному місці, доступному для всіх. Універсальні та інтуїтивно зрозумілі можливості пошуку M-Files дозволяють швидко знаходити та оновлювати потрібні документи. Контроль версій у M-Files підвищує ефективність, мінімізуючи кількість необхідних документів та покращуючи надійність даних. Крім того, обмеження доступу можуть бути застосовані до певних груп користувачів, підвищуючи безпеку даних та зменшуючи доступ до непотрібної інформації.
Покращене управління документами через інтеграції Користувацькі інтеграції покращують управління документами та обмін інформацією. Підключаючи M-Files до основних систем та мережевих дисків, організації можуть підвищити продуктивність, мінімізувати ризики та покращити обслуговування клієнтів. Ці інтеграції також зменшують повторювані завдання, звільняючи співробітників для виконання більш пріоритетних завдань.
Безпечний та оптимізований обмін даними з M-Files Hubshare спрощує та забезпечує безпечний обмін інформацією між клієнтами, постачальниками та партнерами. Завдяки можливості прямого обміну в межах платформи, залежність від електронної пошти значно зменшується. “Раніше документи в основному надсилалися електронною поштою, що було ні безпечним, ні ефективним, часто вимагало розподілу вмісту на кілька передач,” зазначає Пассі Флінкман.
“Покращена прозорість стала значним культурним зрушенням. Це зменшує людські помилки та дозволяє співробітникам приймати рішення на основі точної, актуальної інформації.” Пассі Флінкман, спеціаліст з закупівель, Alva-yhtiöt Ltd
Результати
Централізоване управління даними підвищує ефективність та зменшує помилки Контроль версій M-Files значно підвищив ефективність роботи співробітників Alva, забезпечуючи доступ до єдиної, актуальної версії документів. Це дозволяє як співробітникам, так і зовнішнім партнерам працювати з найактуальнішою інформацією, забезпечуючи централізований, легкий доступ. “Відділ закупівель, зокрема, отримує велику користь від M-Files,” каже Флінкман. “Це спрощує пошук контрактів та їх історичних версій, зменшуючи дублювання зусиль та прискорюючи процес адаптації нових співробітників.”
Оптимізовані процеси завдяки інтеграціям Процеси Alva також були оптимізовані завдяки широким можливостям інтеграції M-Files. Автоматизація створення документів та використання платформи інтеграції Frends мінімізували ручну роботу з передачі даних, забезпечуючи надходження критичної інформації до потрібних систем у потрібний час.
Плавний обмін інформацією покращує відкриту робочу культуру M-Files сприяла більш відкритій культурі обміну інформацією в Alva, роблячи ключову інформацію доступною по всій організації. “Покращена прозорість стала значним культурним зрушенням,” пояснює Флінкман. “Це зменшує людські помилки та дозволяє співробітникам приймати рішення на основі точної, актуальної інформації.”
Переваги M-Files також помітні для клієнтів Alva M-Files також принесла відчутні переваги для клієнтів Alva, особливо у розвитку нових партнерств. Її універсальність в обміні даними та сумісність з Visma Sign зіграли вирішальну роль у забезпеченні контракту зі швейцарським партнером.
“Ми використовували M-Files Hubshare для обміну даними про тендери та контракти з клієнтом,” згадує Флінкман. “Їхній зворотний зв’язок підкреслив, наскільки професійно виглядає наша система.”
Чому M-Files?
M-Files є світовим лідером в управлінні інформацією. Платформа управління документами M-Files, що базується на метаданих, дозволяє працівникам миттєво знаходити потрібну інформацію в будь-якому контексті, автоматизувати бізнес-процеси та забезпечувати контроль інформації. Це надає бізнесу конкурентну перевагу та значний ROI, оскільки вони надають кращий досвід клієнтам та вищу якість роботи з меншими ризиками.
Для отримання додаткової інформації відвідайте сторінку https://litiko.com/
*P.S. Ця стаття переведена для українських читачів з сайту вендора M-Files та представлена як приклад реалізації впровадження цієї платформи.
Компанія LITIKO – є сертифікованим Delivery Партнером в Україні. Звертайтесь до нас з консультацією та впровадженням! Замовити послугу можна, заповнивши форму на сторінці: https://litiko.com/uk/produkty/ecm-sistemi/m-files/