Toll Brothers централізує дані та підвищує ефективність за допомогою M-Files, заощаджуючи 2-3 години на тиждень для понад 2000 користувачів та скорочуючи витрати на ліцензування понад 30%
Основні моменти
Значна економія коштів: витрати на ліцензування скоротилися на понад 30% порівняно з попереднім рішенням.
Підвищення ефективності: співробітники економлять приблизно 2–3 години на тиждень, а новим рішенням користуються понад 2000 користувачів.
Виведення з експлуатації застарілих систем: очікувана економія 28% на рік за рахунок усунення надлишкових сховищ даних і застарілих додатків.
Випадок використання
-Управління процесами
-Управління інформацією про проект
Галузь
-Будівництво житлових будинків
-Розвиток нерухомості
Країна
Сполучені Штати
Представлення компанії
Toll Brothers, компанія зі списку Fortune 500, є провідним забудовником елітного житла у США з понад 5 500 працівниками. Компанія працює більш ніж у 60 регіонах у 24 штатах і має власні дочірні підприємства в галузях архітектури, інженерії, іпотеки, титульного страхування, освоєння земель, технологій «розумного дому» та ландшафтного дизайну. Крім того, Toll Brothers розвиває житлові райони з повною інфраструктурою та гольф-клубами, а також керує власними операціями з розподілу пиломатеріалів, складання будівельних компонентів і виробництва.
Компанія керує численними будівельними проєктами та архітектурними розробками. З огляду на великий портфель і потребу в безперебійному співробітництві між внутрішніми та зовнішніми командами, Toll Brothers потребувала ефективного рішення для автоматизації роботи з інформацією, яке б відповідало масштабованим потребам компанії як зараз, так і в майбутньому.
Основні виклики до впровадження M-Files
До впровадження M-Files компанія Toll Brothers стикалася з низкою труднощів у керуванні архітектурними планами та проєктною документацією. Вона покладалася на кілька розрізнених систем і ручні процеси, що призводило до неефективності, проблем з контролем версій і труднощів у пошуку потрібних документів у потрібний момент, що врешті-решт збільшувало витрати.
Компанії було необхідне рішення, яке б оптимізувало управління документами, покращило співпрацю з зовнішніми підрядниками та партнерами, зменшило операційні втрати та скоротило витрати.
“У нас було багато систем, які погано взаємодіяли між собою, що ускладнювало відстеження змін і забезпечення узгодженості,” — пояснив Майк Дайхофф, директор з архітектурних технологій Toll Architecture, Toll Brothers.
“Співпраця з M-Files — це унікальний і чуйний досвід взаємодії. Команда чудово допомагає нам адаптувати M-Files до наших потреб. Їхня готовність слухати та швидко впроваджувати зворотний зв’язок гарантує, що наші специфічні вимоги задовольняються ефективно. Такий рівень партнерства, коли зміни оперативно впроваджуються у виробництво, — рідкість на ринку. Це змушує нас відчувати себе цінними та впевненими у подальшій роботі з M-Files.”
— Майк Дайхофф, директор з архітектурних технологій Toll Architecture, Toll Brothers
Рішення від M-Files
Ефективна платформа автоматизації роботи з інформацією
Після оцінки кількох варіантів компанія Toll Brothers обрала M-Files як рішення для автоматизації роботи з інформацією завдяки метаданому підходу, простоті використання та, найголовніше, економічній ефективності.
“Найбільша причина, чому ми обрали M-Files — це ціна,” — сказав Майк. “Це було значно доступніше за альтернативи, при цьому забезпечуючи всі необхідні функції.”
Впровадження M-Files включало централізацію всієї архітектурної та проєктної документації, створення єдиного джерела правди для всіх команд. Автоматизований контроль версій гарантує, що всі працюють з найактуальнішими документами. M-Files безперешкодно інтегрується з існуючими CAD- та проєктними системами Toll Brothers, зменшуючи потребу у ручному введенні даних. Крім того, функція пошуку за метаданими дозволяє швидко знаходити документи за назвою проєкту, місцем розташування або іншими ключовими атрибутами.
Майк також відзначив масштабованість M-Files:
“Масштабованість M-Files дозволяє Toll Brothers підтримувати нових користувачів і проєкти в міру зростання компанії.”
Використання M-Files Hubshare для централізації інформації та покращення співпраці
Toll Brothers також впровадила M-Files Hubshare, щоб оптимізувати весь процес, централізувавши дані та забезпечивши безперебійну співпрацю з зовнішніми підрядниками та партнерами. Такий підхід усуває попередні проблеми з доступом до даних, оновленнями та комунікацією, гарантуючи, що всі мають доступ до актуальної інформації.
Результати
Трансформація управління знаннями з M-Files і Hubshare
Впровадження M-Files і M-Files Hubshare революціонізувало процеси управління знаннями в Toll Brothers, що призвело до значного покращення операцій.
“Раніше пошук документів був викликом, а тепер з M-Files усе під рукою,” — сказав Майк.
Команди з різних локацій можуть у реальному часі отримувати доступ до проєктної документації та оновлювати її, що зменшує непорозуміння та помилки. Автоматизація організації та пошуку документів зменшила час на адміністративні завдання, дозволивши працівникам зосередитися на більш цінній роботі. Компанія рухається до створення єдиного джерела правди для всієї архітектурної інформації.
“Автоматизація картки метаданих у консолі адміністратора — надзвичайно корисна. Є багато тригерів, які можна налаштувати, щоб автоматично заповнювати, приховувати або показувати певні поля. Це допомагає користувачам зрозуміти, яку інформацію потрібно ввести,” — додав Боббі Генрі, спеціаліст з технологій у Toll Brothers.
Значна економія та зростання ефективності
Завдяки впровадженню M-Files компанія Toll Brothers досягла значної економії, зменшивши витрати на ліцензії більш ніж на 30% у порівнянні з попереднім рішенням. Очікується, що перехід на M-Files дозволить заощадити близько 28% щороку завдяки відмові від застарілих додатків і усуненню дублювання даних. Працівники економлять у середньому 2–3 години на тиждень, а понад 2 000 користувачів вже відчули покращення ефективності.
Система забезпечує централізоване управління документами, усуває ізольованість даних і зменшує дублювання, а пошук за метаданими дозволяє швидко знаходити потрібну інформацію.
“Ми повністю впевнені, що система й надалі вдосконалюватиметься. Я вірю, що ми будемо використовувати її ще ширше, і мене надихає її потенціал. Управління великим обсягом даних було складним завданням, і звільнення від цього тягаря дозволяє нам зосередитися на інших аспектах бізнесу. Це значно покращило наш продукт, послуги та відносини з клієнтами — це справді феноменально. Саме це слово постійно спадає на думку!”
— Майк Дайхофф, директор з архітектурних технологій Toll Architecture, Toll Brothers
Оперативна підтримка та індивідуальні рішення з M-Files Expert Services
Окрім функціональних можливостей, компанія Toll Brothers також високо цінує оперативну підтримку та консультації від M-Files Expert Services, які допомагають налаштувати платформу відповідно до їхніх потреб без додаткових витрат на обслуговування.
“Співпраця з M-Files — це унікальний і чуйний досвід взаємодії. Команда чудово допомагає нам адаптувати M-Files до наших потреб. Їхня готовність слухати та швидко впроваджувати зворотний зв’язок гарантує, що наші специфічні вимоги задовольняються ефективно. Такий рівень партнерства, коли зміни оперативно впроваджуються у виробництво, — рідкість на ринку. Це змушує нас відчувати себе цінними та впевненими у подальшій роботі з M-Files,” — зазначив Майк.
“Відчувалося щире захоплення та турбота з боку всієї команди — від генерального директора до служби підтримки. Усі дбали про наші проблеми та докладали зусиль, щоб надати нам усе необхідне,” — додав Боббі.
Плани на майбутнє
Після успішного впровадження M-Files, компанія Toll Brothers планує розширити використання платформи в інших відділах, зокрема в маркетингу, юридичному та закупівельному. Також розглядається можливість подальшого вдосконалення категоризації документів і автоматизації робочих процесів.
“Можливість швидко адаптуватися до цілей компанії, не втрачаючи продуктивності чи термінів, і водночас збільшувати обсяги продажів за допомогою цієї платформи — це величезне досягнення для нас. Ми дуже натхнені тим, що робимо зараз, і перспективами розвитку бізнесу разом із M-Files як платформою, що зростає разом із нашими цілями,” — пояснив Майк.
“Ми повністю впевнені, що система й надалі вдосконалюватиметься. Я вірю, що ми будемо використовувати її ще ширше, і мене надихає її потенціал. Управління великим обсягом даних було складним завданням, і звільнення від цього тягаря дозволяє нам зосередитися на інших аспектах бізнесу. Це значно покращило наш продукт, послуги та відносини з клієнтами — це справді феноменально. Саме це слово постійно спадає на думку!” — підсумував Майк.
Чому M-Files?
M-Files — провідна платформа для автоматизації інтелектуальної роботи. Завдяки платформі M-Files спеціалісти можуть швидше знаходити інформацію, працювати розумніше та досягати більшого. M-Files має інноваційну архітектуру на основі метаданих, вбудований механізм робочого процесу та вдосконалений штучний інтелект. Це дозволяє клієнтам усунути інформаційний хаос, підвищити ефективність процесів, автоматизувати безпеку та відповідність вимогам.
Для отримання додаткової інформації відвідайте сторінку https://litiko.com/
*P.S. Ця стаття переведена для українських читачів з сайту вендора M-Files та представлена як приклад реалізації впровадження цієї платформи.
Компанія LITIKO – є сертифікованим Delivery Партнером в Україні. Звертайтесь до нас з консультацією та впровадженням! Замовити послугу можна, заповнивши форму на сторінці: https://litiko.com/uk/produkty/ecm-sistemi/m-files/