Розкриття потенціалу контекстно орієнтованого управління документами
Ми заглибимося у M-Files Workspaces — прорив у способі управління документами, проєктами та процесами в бізнесі.
З нами сьогодні на зв’язку Тоні Граут, головний директор з продуктів у M-Files, який розповість, чому Workspaces є революційним рішенням для працівників, що працюють з інформацією, і чому воно є наступним етапом еволюції управління документами.
Що таке робочі простори M-Files?
«Workspaces — це перший випадок, коли користувачі по-справжньому можуть відчути всю потужність архітектури M-Files», — починає Тоні. «Хоча наша система управління документами завжди була неймовірно надійною, Workspaces представляє бізнес-додатки та рівень користувацького інтерфейсу, який розташований на нашій контекстно-орієнтованій платформі».
Цей новий рівень трансформує спосіб взаємодії людей з інформацією, замінюючи робочі процеси, орієнтовані на файли, контекстно орієнтованими робочими просторами, адаптованими до того, як працюють компанії.
Замість навігації по складних деревах папок або статичних списках, користувачі тепер бачать усе важливе: документи, проєкт, клієнтів та зацікавлені сторони, в єдиному, уніфікованому вигляді.
Тоні пояснює:
«Вона об’єднує бізнес-процеси в рамках користувацького досвіду таким чином, як це не може зробити жодна інша система управління документами. Замість того щоб починати з папки або документа, ви починаєте з контексту, проєкту, клієнта або компонента. Звідти ви можете миттєво побачити всю пов’язану інформацію, людей і документи. Це ваш спеціальний робочий простір для вашої ролі, який об’єднує все необхідне в одному місці».
Уявіть, що ви відкриваєте один екран, на якому відразу бачите:
- Огляд вашого проєкту та всі пов’язані з ним документи.
- Клієнта або обліковий запис, пов’язаний із цим проєктом.
- Членів команди, які беруть участь у проєкті, та їхні поточні завдання.
- Контракти, пропозиції, листування та історію версій, які автоматично пов’язані між собою.
«Це єдине вікно», — каже Тоні. «Погляд для тих бізнес-користувачів, які не мають спеціального додатка для своїх потреб»
Звідки береться потреба як з точки зору бізнесу, так і з точки зору користувачів?
«Потреба в робочих просторах випливає з простої істини: більшість працівників, що займаються інтелектуальною працею, не мають спеціальних програм для виконання своїх обов’язків», — пояснює Тоні. «Команди продажів мають CRM, фінансові команди мають ERP, але ті, хто працює з документами, зазвичай покладаються на загальні офісні інструменти. Робочі простори змінюють цю ситуацію».
Він продовжує:
«Більшість людей витрачають неймовірну кількість часу на пошук необхідних речей, перш ніж вони можуть приступити до роботи. Починаючи з контексту своєї ролі, наприклад, проекту або клієнта, ви можете відразу перейти до того, що має значення. Ви витрачаєте менше часу на пошук і більше часу на роботу».
Workspaces також усуває конфлікти між інструментами та екранами. «Замість того, щоб маніпулювати декількома системами, все об’єднується в одному вікні», — каже Тоні. «Це дозволяє інтегрувати ваші CRM та ERP, щоб зібрати інформацію в одному вікні — так ви можете бачити клієнта з вашого CRM, документи з вашого ERP та всю пов’язану роботу в одному місці».
Він додає приклад зі свого досвіду:
«Я колись працював в організації, де найсумнішим, що ІТ-відділ міг дати людям, були два екрани, тому що у них було так багато додатків, що вони мусили працювати з ними, щоб виконувати свою роботу. Робочі простори об’єднують все на одному екрані. Вам не потрібно вирізати і вставляти або перемикатися між вікнами; ваша робота просто тече».
Що робить робочі простори M-Files унікальними на ринку?
Маючи досвід роботи в галузі управління документами, Тоні висловлює відверту думку:
«Я раніше працював у конкурентів, тому знаю, що є на ринку. Жоден інший конкурент не має нашої архітектури, схожої на графік знань, яка з самого початку була частиною M-Files. Більшість систем все ще покладаються на папки та базові метадані — це мислення 2010 року».
Він продовжує:
«Їхні так звані «робочі простори» — це насправді лише спільні папки з деякими метаданими, як те, що SharePoint і OneDrive вирішили ще кілька років тому. Але робочі простори M-Files принципово відрізняються. Вони дозволяють безперешкодно переходити між документами та іншими бізнес-артефактами, такими як проєкти та люди. Це не просто зберігання файлів — це зв’язування точок».
Ще одна важлива відмінність полягає в тому, як робочі простори поєднують локальні та хмарні середовища.
«Незалежно від того, чи працюєте ви локально, чи в хмарі, ви отримуєте однаковий інтуїтивний досвід», — пояснює Тоні. «Усі ваші проекти, документи та інтеграції об’єднані. Такої гнучкості та узгодженості між середовищами конкуренти просто не пропонують».
Він також підкреслює архітектурну перевагу для ШІ:
«ШІ любить контекст. Наша архітектура пов’язує документи, проекти та людей, що робить нашу платформу розумнішою. Оскільки наш графік знань обмежує ШІ правильним контекстом, він надає відповіді та висновки кращої якості. Це надздібність».
Основні переваги робочих просторів M-Files
Швидший доступ до важливої інформації
Навіщо починати з пошуку, якщо можна почати з контексту? Робочі простори дозволяють користувачам починати з того, з чого починається їхня роль, на рівні проєкту, клієнта або компонента, щоб вони могли відразу приступити до роботи.
Повний контекст у вас під рукою
Вся пов’язана інформація, документи, електронні листи, завдання та записи зібрані в одному місці. «Це єдиний погляд, візуалізація, що пов’язує для користувача все, що його цікавить, та взаємозв’язки між ними», — каже Тоні.
Один екран, а не два
Робочі простори об’єднують ваше цифрове середовище в єдиний сучасний інтерфейс, зменшуючи безлад і допомагаючи вам залишатися зосередженими.
Необмежена продуктивність
«Це справжній прискорювач, — каже Тоні. — Він робить вас набагато продуктивнішими. Замість того щоб витрачати день на пошуки, ви витрачаєте його на виконання завдань».
Чому Workspaces – це майбутнє управління документами
«Для мене Workspaces – це майбутнє того, як люди повинні ставитися до документів», – підсумовує Тоні.
«Документи не існують ізольовано. Вони існують у контексті бізнес-процесів, проєктів і людей. Workspaces об’єднує все це в єдиному вікні, щоб ви могли швидше виконувати свою роботу. Замість того щоб турбуватися про навігацію по документах, ви відразу приступаєте до роботи і приносите користь своїй організації. Workspaces миттєво переносить вас у контекст вашої роботи».
Він додає з посмішкою:
«Річ у тому, щоб вибрати свій шлях, але вибрати найшвидший спосіб досягти своєї мети».
Новий стандарт інтелектуальної роботи
M-Files Workspaces — це не просто додаток, а кардинальна зміна в підході організацій до управління, пошуку та використання інформації. Об’єднуючи вміст, контекст і співпрацю в одному інтуїтивно зрозумілому інтерфейсі, Workspaces відкриває нову еру інтелектуального та безперебійного управління документами, де робота відбувається природно, контекст визначає все, а продуктивність зростає.
Якщо ви готові змінити спосіб управління інформацією у вашій організації, M-Files Workspaces — це ваш наступний крок до більш інтелектуального та пов’язаного способу роботи.
Чому M-Files?
M-Files — провідна платформа для автоматизації інтелектуальної роботи. Завдяки платформі M-Files спеціалісти можуть швидше знаходити інформацію, працювати розумніше та досягати більшого. M-Files має інноваційну архітектуру на основі метаданих, вбудований механізм робочого процесу та вдосконалений штучний інтелект. Це дозволяє клієнтам усунути інформаційний хаос, підвищити ефективність процесів, автоматизувати безпеку та відповідність вимогам.
Для отримання додаткової інформації відвідайте сторінку https://litiko.com/
*P.S. Ця стаття переведена для українських читачів з сайту вендора M-Files
Компанія LITIKO – є сертифікованим Delivery Партнером в Україні. Звертайтесь до нас з консультацією та впровадженням! Замовити послугу можна, заповнивши форму на сторінці: https://litiko.com/uk/produkty/ecm-sistemi/m-files/