Матриця підписання договорів: зручний інструмент від компанії LITIKO

Погодження договорів: необхідність процесу та його задачі

Погодження договорів – процес розгляду договору уповноваженими посадовими особами з метою виключення юридичних, виробничих, фінансово-господарських та економічних ризиків. Кожен тип ризику перебуває у зоні відповідальності різних служб і відділів, тому у процесі погодження, крім ініціаторів укладання договору, можуть брати участь юридичний та фінансовий департаменти, а також служба безпеки та інші підрозділи.

Якщо уповноважені особи помічають у поточній версії договору ризики у зоні відповідальності їх департаменту, договір відправляється на доопрацювання, після чого процес погодження запускається заново, з повним складом погоджуючих чи обраних спеціалістів.

Погодженню підлягає більшість договорів, що укладаються в організації. Це можуть бути договори постачання, договори підряду, договори лізингу та сублізингу, договори оренди, договори реалізації, угоди про конфіденційність та інші.

Основні задачі автоматизації погодження договорів – це:

  • Регламентація процесів обробки документів;
  • Оптимізація прийнятих рішень;
  • Контроль повернення та зберігання оригіналу документа;
  • Забезпечення прозорості погодження документів;
  • Зберігання договорів в одному місці;
  • Скорочення термінів погодження;
  • Автоматизація циклу роботи зі створення та погодження документів.

Типи процесів погодження договорів та їх залежність від розміру бізнесу

Процес погодження буває послідовним (вертикальним), паралельним (горизонтальним), і змішаним. При вертикальному погодженні ланцюжок може будуватися так: укладач договору — безпосередній керівник — топ-менеджер або вища посадова особа. Горизонтальний процес погодження означає рух договору до керівників суміжних відділів, юристів чи бухгалтерії. У змішаному типі процесу договір рухається складним ланцюжком погоджуючих і візуючих.

При цьому участь у процесі погодження можуть брати як співробітники компанії, так і контрагенти, а також зовнішні партнери. Тобто, процес погодження не обмежений рамками компанії.

Складність процесу погодження договору безпосередньо залежить від розміру та структури організації, оскільки від цього часто залежить, скільки видів договорів використовується у цій компанії. У малому бізнесі з лінійною структурою організації процес погодження зазвичай простий та швидкий. Регламент погодження у малому бізнесі часто навіть не фіксується документально, ґрунтуючись на усних домовленостях.

У середніх і великих організаціях з розгалуженою структурою департаментів процес погодження може тривати багато часу, що негативно позначається на інших процесах в організації.

Як спростити процес погодження договорів

Якщо в організації використовуються десятки, а то й сотні видів договорів, які варіюються за десятками критеріїв, список обов’язкових погоджуючих осіб, як правило, також змінюється від документа до документа. Для упорядкування процесів погодження створюється регламент погодження, куди вносяться уповноважені співробітники, і навіть їх пріоритет у процесі погодження.

Якщо регламент погодження та списки погоджувачів складаються та обробляються вручну, це збільшує час, необхідний для завершення процесу.

Тому коли компанія впроваджує систему електронного документообігу, в ній можна налаштувати регламенти погодження договорів. Спеціалісти компанії Litiko вже кілька років практикують рішення “Матриця погодження договорів” для середнього та великого бізнесу, яка є додатковою частиною модуля Договори системи Directum RX.

Матриця погодження договорів

Матриця погодження договорів призначена для організації процесу погодження договірних документів у системі Directum RX. Це універсальний маршрут, етапи та склад учасників якого варіюються залежно від атрибутів договірних документів.

На початковому етапі потрібно налаштувати маршрути. Маршрут — це правило погодження договірного документа із зазначенням усіх етапів.

Таке налаштування вимагає часу, але процес виконується автоматично. Ініціатору погодження достатньо запустити процес погодження, а система визначить виконавців за кожним етапом відповідно до регламенту.

Далі виконується налаштування довідника “Матриця погодження договорів”. Матриця враховує атрибути документа, а саме: вид договору, суму угоди, спосіб оплати, спосіб створення документа в системі та інші.

У цьому прикладі П — це підписання, а С — погодження. Ці ролі можуть співпадати, а можуть відрізнятися: відповідальна особа може погоджувати документ, але не ставити на ньому свій підпис.
На наведеному прикладі видно, що генеральний директор підписує всі договори на постачання сировини та матеріалів, а ось у договорах на постачання обладнання він не є учасником процесу.

Таким чином, Матриця погодження договорів як інструмент дозволяє описати певні критерії документів і відобразити коло погоджуючих для кожного виду.
Припустимо, у компанії розрізняють договори на закупівлю до 100 тисяч і понад цю суму. Для першої групи достатньо погодження з комерційним директором, а для другої необхідно погодження з виконавчим директором. Обидва типи документів вказуються в Матриці, кожен в окремому рядку.
Якщо з’являються додаткові критерії, вони також вписуються в рядки таблиці. Наприклад, новий чи існуючий контрагент. Як правило, нового контрагента перевіряють, тому до списку погоджуючих осіб додається начальник служби безпеки.

Тепер із двох типів договорів утворилося вісім: до 100 тисяч і більше, з новим контрагентом або з існуючим. Адже можуть додатися й інші критерії, наприклад, типовий чи нетиповий договір.

Коли багато критеріїв, слід налаштувати фільтри, виставивши для кожного атрибута всі можливі значення.

Наприклад,

  • Постачальник: існуючий\новий
  • Тип договору: типовий\нетиповий
  • Сума замовлення: до 100 тисяч\від 100 тисяч до 1 мільйона\понад 1 мільйон

Необхідно вибрати всі атрибути, від яких залежить порядок та учасники погодження – сума договору, постачальник, тип договору – і тоді за допомогою матриці погодження можна буде визначити список погоджуючих для конкретного типу договору.

Які переваги використання Матриці

Робота з договірними документами займає від 10 до 25% від усього часу, витраченого на документообіг. Оптимізація процесу погодження договорів за допомогою Матриці дає наступні переваги:

  • Терміни підготовки договорів скорочуються у 4-6 разів;
  • Кількість погоджених у встановлений термін документів зростає у 2-2.5 разів.

Розглянемо як приклад реальну процедуру погодження проектів договорів, впроваджену у гірничодобувній компанії. У компанії були раніше автоматизовані створення заявок на обґрунтування платежу та підтвердження оплати рахунку. Між цими двома етапами існував етап створення та погодження договору, що виконувався вручну.

Однією з причин ручного створення договорів була наявність багатьох видів договорів: тільки для типових договорів виділялося сім груп, у кожній з яких було близько десяти підтипів, плюс велика кількість нетипових договорів укладалася на основі рамкового договору.
Впровадження матриці погодження договорів дозволило створити наскрізний процес від моменту створення заявки до підтвердження оплати рахунку. Крім того, було створено єдиний реєстр договорів та значно скоротився час погодження кожного договору.

Висновок

Таким чином, за допомогою Матриці на платформі Directum можна виконати гнучке налаштування процесу погодження для безлічі типів договорів та контролювати надісланий на погодження документ. Це зменшує ризик зробити помилку або пропустити одну з відповідальних осіб.

Дізнавайтесь про новий контент першими
Підписуйтесь на розсилку нових матеріалів блогу поштою
Зворотній дзвінок

Залиште свій номер телефону і протягом 20 хвилин ми вам передзвонимо

Зворотній дзвінок

Залиште свій номер телефону і протягом 20 хвилин ми вам передзвонимо

Cookie.

Ми використовуємо файли cookie для оптимізації швидкості та змісту сайту, персоналізації сервісів та зручності користувачів.

Хочете дізнатися як прискорити бізнес процеси і отримати X2 продуктивності компанії?
Залиште заявку і фахівець Олександр передзвонить до вас найближчим часом
Задайте питання
менеджер зв'яжеться з вами протягом 20 хвилин