- Скорочення часу обробки: Час обробки вхідних рахунків-фактур зменшився майже на 90% — з семи днів до одного.
- Покращена доступність та ефективність: Співробітники мають повний доступ до всіх комерційних документів через десктопний клієнт M-Files або вебклієнт для користувачів Mac.
- Цифровізація: Перехід від ручної до цифрової обробки документів призвів до значної економії коштів щороку.
- Підвищена точність: Автоматичне зчитування даних та інтеграція з існуючою ERP-системою зменшили кількість помилок і підвищили точність обробки рахунків.
Про компанію:
METTEN Stein+Design GmbH & Co KG — сімейна компанія та лідер інновацій у виробництві бетонних блоків у Німеччині, присутня на ринку понад 80 років. Заснована у 1938 році двома братами в місті Бергіш-Гладбах, компанія спеціалізується на розробці та патентуванні спеціальних блоків. Сьогодні продукція METTEN виготовляється не лише в Європі та США, а й у Південній Кореї, Саудівській Аравії, Дубаї та Ізраїлі завдяки глобальній мережі ліцензіатів.
Сфера застосування:
Обробка рахунків-фактур, управління якістю
Галузь: Виробництво та торгівля
Країна: Німеччина
Основні виклики до впровадження M-Files
Компанія METTEN Stein+Design стикалася з низкою проблем у процесах управління документами. Щомісяця вона отримує в середньому 750 рахунків-фактур, 70% з яких — у паперовому вигляді. Ручна обробка — перегляд, штампування та передача до відповідних відділів — займала до семи днів. Це призводило до втрати знижок і відсутності контролю за простроченими документами. Пандемія COVID-19 ще більше загострила потребу в електронній обробці документів. Спочатку всі рахунки надсилалися бухгалтерам додому, що було незручним і неефективним. Ручна обробка призводила до частих помилок і труднощів у відстеженні документів.
“Ми зрозуміли, що такий підхід не має майбутнього, і повідомили про це нашому постачальнику ERP-системи — компанії OGS,” — пояснює Ронні Хільден, відповідальний за HR, організацію та ІТ у METTEN Stein+Design.
Рішення M-Files
Щоб вирішити ці проблеми, METTEN Stein+Design за підтримки DMSFACTORY впровадила систему M-Files Knowledge Work Automation, інтегровану з ERP-системою OGSiD. Також було використано DMSFACTORY ContextView для зручності користувачів і DMSFACTORY SmartCapturing для автоматичного зчитування даних. Компанія закликала постачальників надсилати рахунки в електронному вигляді — 95% з них перейшли на цифровий формат.
За допомогою SmartCapturing дані з рахунків регулярно зчитуються за допомогою OCR. Якщо всі дані розпізнаються, рахунок автоматично обробляється в M-Files. Якщо чогось бракує — дані додаються вручну, а постачальник створюється в OGSiD для подальшого використання.
“Співпраця з DMSFACTORY була чудовою. Ми постійно комунікували, швидко вирішували всі питання. Жива інсталяція пройшла без проблем, що одразу підвищило рівень прийняття системи серед співробітників,” — зазначає Ронні.
Результати:
- Час обробки скоротився до одного дня, що дозволило працювати з будь-якого місця.
- Компанія почала вчасно використовувати знижки та краще контролювати заборгованості.
- Співробітники, включно з тими, хто працює віддалено, мають повний доступ до документів через M-Files.
- Зменшено час на пошук інформації, підвищено ефективність.
- Відпала потреба щороку знищувати паперові документи — це зекономило кошти.
- Автоматичне зчитування даних і інтеграція з ERP зменшили кількість помилок.
- У M-Files тепер зберігаються не лише рахунки, а й вхідні накладні, вихідні документи, комерційні пропозиції та підтвердження замовлень.
“Ми скоротили час обробки рахунків з семи днів до одного,” — каже Анне Матіак, керівниця бухгалтерії METTEN Stein+Design.
Плани на майбутнє:
METTEN Stein+Design продовжує розширювати використання M-Files. Команда працює над довгостроковим збереженням важливих замовлень, отриманих електронною поштою, у системі M-Files. Також планується обробка товарних рахунків із посиланням на замовлення в новій системі для ще більшої ефективності та точності.
Чому M-Files?
M-Files — провідна платформа для автоматизації інтелектуальної роботи. Завдяки платформі M-Files спеціалісти можуть швидше знаходити інформацію, працювати розумніше та досягати більшого. M-Files має інноваційну архітектуру на основі метаданих, вбудований механізм робочого процесу та вдосконалений штучний інтелект. Це дозволяє клієнтам усунути інформаційний хаос, підвищити ефективність процесів, автоматизувати безпеку та відповідність вимогам.
Для отримання додаткової інформації відвідайте сторінку https://litiko.com/
*P.S. Ця стаття переведена для українських читачів з сайту вендора M-Files та представлена як приклад реалізації впровадження цієї платформи.
Компанія LITIKO – є сертифікованим Delivery Партнером в Україні. Звертайтесь до нас з консультацією та впровадженням! Замовити послугу можна, заповнивши форму на сторінці: https://litiko.com/uk/produkty/ecm-sistemi/m-files/