Кожний структурний підрозділ компанії повинен мати номенклатуру справ. Це стосується і відділу кадрів, адже у результаті діяльності саме цього підрозділу формуються у справи та зберігаються протягом певного періоду кадрові документи компанії.
Як показує практика, у поточному діловодстві відділу кадрів зберігається найбільша (порівняно з іншими структурними підрозділами) кількість документів і відповідно ведеться найбільше справ, зокрема і особові справи працівників компанії.
Номенклатура справ відділу кадрів призначена для:
– встановлення порядку формування паперових і електронних кадрових документів у справи;
– визначення строків зберігання справ;
– забезпечення обліку справ;
– оперативного пошуку кадрових документів за їх видом і змістом.
Крім того, номенклатура справ відділу кадрів є основою для складання описів справ з кадрових питань тривалого (понад 10 років) зберігання, а також для обліку справ тимчасового (до 10 років включно) зберігання.
Розроблення проєкту номенклатури справ
Керівник компанії повинен видати наказ, яким призначити осіб, відповідальних за діловодство по кожному структурному підрозділу компанії, зокрема і відділу кадрів. Саме ці відповідальні особи будуть складати номенклатури справ у відповідних структурних підрозділах.
Таким чином, розроблення проєкту номенклатури справ відділу кадрів компанії буде покладено на працівника, відповідального за організацію кадрового діловодства.
А от на малому безструктурному підприємстві за підготовку розділу зведеної номенклатури справ, у якому наведено систематизований перелік заголовків справ з кадрових питань, відповідатиме особа, яка веде всю кадрову документацію цього підприємства.
У разі необхідності працівники служби діловодства (департаменту документаційного забезпечення, відділу діловодства і контролю, канцелярії тощо) компанії мають надавати методично-консультативну допомогу працівнику відділу кадрів у розробленні номенклатури справ.
Згідно з вимогою пункту 8 глави 1 розділу IV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 року №1000/5 (rada.gov.ua) (далі – Правила № 1000/5) підготовлену номенклатуру справ підписує керівник відділу кадрів і візує особа, відповідальна за архів компанії. Номенклатура справ відділу кадрів, як і номенклатури справ усіх інших структурних підрозділів компанії, не підлягає затвердженню.
Номенклатуру справ відділу кадрів складають у трьох примірниках:
– перший примірник зберігається недоторканим у відповідній справі відділу кадрів;
– другий – передається до служби діловодства для включення до зведеної номенклатури справ;
– третій – використовується як робочий примірник для формування справ і оперативних пошуків потрібних документів у відділі кадрів.
Нормативно-правове та методичне забезпечення підготовки номенклатури справ
Під час підготовки номенклатури справ відділу кадрів слід керуватися вимогами Правил № 1000/5 (rada.gov.ua), які встановлюють порядок розроблення, підписання та запровадження номенклатури справ та внесення до неї змін у разі необхідності.
Нагадаємо, що Правила № 1000/5 (rada.gov.ua) – це нормативно-правовий акт, який є обов’язковим для виконання усіма компаніями.
У пункті 8 глави 1 розділу IV Правил № 1000/5 визначено, що номенклатура справ структурного підрозділу розробляється не пізніше 15 листопада поточного року. Проте законодавством не передбачено штрафні санкції за порушення терміну підготовки номенклатури справ. Таким чином не буде вважатися суттєвою помилкою, якщо розроблення номенклатури справ відбудеться у другій половині листопада або навіть у грудні. Головне, щоб станом на 1 січня цей документ був готовий і запроваджений в роботу.
Для визначення строків зберігання кадрових документів, проведення експертизи їх цінності з метою відбору на тривале (понад 10 років) зберігання або для знищення слід керуватися Переліком типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 12 квітня 2012 року № 578/5 (rada.gov.ua) (далі – Перелік № 578/5).
Перелік № 578/5 також є нормативно-правовим актом, обов’язковим для виконання усіма компаніями.
Застосування Переліку № 578/5 забезпечує якісне проведення експертизи цінності усіх управлінських, зокрема й кадрових, документів, підготовку номенклатури справ та сприяє правильному й вчасному вилученню документів, що втратили своє практичне значення, для знищення.
З метою уніфікації та підвищення якості роботи із систематизації документів на підприємствах, однорідних за характером діяльності, міністерства, інші центральні та місцеві органи виконавчої влади, центральні державні установи, приватні концерни, корпорації та компанії або, за їх дорученням, галузеві науково-дослідні інституції розробляють типові та/або примірні номенклатури справ, що є нормативно-методичними посібниками для складання індивідуальних номенклатур справ підприємств певних галузей та сфер діяльності.
Такі нормативно-методичні посібники значно полегшують підготовку індивідуальних номенклатур справ підприємств та їх структурних підрозділів
Різниця між цими видами номенклатур справ полягає у тому, що:
– типова номенклатура справ установлює типовий склад справ з єдиною системою індексації кожної справи для підприємств, однорідних за характером діяльності та з однаковою структурою;
– примірна номенклатура справ установлює примірний склад справ, утворюваних у діловодстві підприємств, однорідних за характером діяльності, але різних за структурою. Під час підготовки індивідуальної номенклатури справ на підставі примірної номенклатури справ допускається уточнення й деталізація заголовків справ.
Структура номенклатури справ
Уніфікована форма номенклатури справ структурного підрозділу встановлена Правилами № 1000/5 (rada.gov.ua) і наведена у додатку 11 до цих Правил.
Під час складання номенклатури справ відділу кадрів слід враховувати всі поточні справи, а також теми й проблеми, виконання яких плануються цим підрозділом на наступний рік, наприклад організацію і проведення атестації робочих місць за умовами праці.
Розміщення заголовків справ у номенклатурі має відповідати ступеню важливості питань, що вирішуються, з урахуванням взаємозв’язку документів, включених до конкретних справ.
Ми підготували для вас Зразок заповненої номенклатури справ відділу кадрів на 2026 рік.
Заповніть форму і ми надішлемо його вам.
Текст номенклатури справ оформлюють у вигляді таблиці, яка має такі графи:
1 ― «Індекс справи»,
2 ― «Заголовок справи (тому, частини)»,
3 ― «Кількість справ (томів, частин)»,
4 ― «Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком»,
5 ― «Примітки».
Індекс справи
Індекс справи складається з індексу структурного підрозділу компанії (згідно зі штатним розписом) і порядкового номера справи, наприклад: 05–10, де 05 – індекс відділу кадрів; 10 – номер справи згідно з порядком нумерації в межах розділу «Відділ кадрів».
Заголовок справи
Заголовок справи має відображати види документів, що зберігаються у відповідній справі й розкривати їх зміст. Основною частиною заголовка є стислий виклад питання, з якого заводять справу. Заголовки в номенклатурі справ мають бути короткими, чіткими, гранично точними.
Заголовок викладають у певній послідовності за такою формою: вид документів ― автор (кореспондент) ― виклад питання ― період створення документів. Наприклад: «Накази директора компанії про надання щорічних основних і додаткових відпусток працівникам у 2025 році». Відомості про копійність документів справи слід зазначити лише наприкінці заголовка, наприклад: «Положення про відділ кадрів (копія)».
У заголовках справ, які містять документи з одного питання, вживають узагальнений термін «документи», а основні види документів, згрупованих у справі зазначають в дужках, наприклад: «Документи (графіки, заяви, листи, повідомлення) про надання працівникам щорічних основних і додаткових відпусток у 2025 році».
У заголовках справ, що містять листування, обов’язково зазначають кореспондента та питання, з якого заводять справу, наприклад: «Листування з Міністерством соціальної політики, сім’ї та єдності України про застосування праці жінок та неповнолітніх осіб на виробництві у 2025 році».
Якщо у справі групується планова або звітна документація, то у заголовку обов’язково вказують період (місяць, квартал, рік), за який створюють відповідні документи, наприклад: «Квартальні звіти з праці (форма № 1-ПВ (квартальна)».
Особливості складання заголовка у разі застосування примірної номенклатури справ
Під час розроблення номенклатури справ відділу кадрів на основі примірної номенклатури справ, враховуючи рекомендаційний характер останньої, необхідно мати на увазі, що:
а) з примірної номенклатури справ переносять тільки ті заголовки справ, документи яких фактично утворюються у діяльності відділу кадрів конкретної компанії. Крім того до індивідуальної номенклатури справ відділу кадрів можна включати також заголовки справ, непередбачені примірною номенклатурою;
б) заголовки справ, наведені у примірній номенклатурі справ, обов’язково конкретизують й уточнюють (вказують види документів, конкретних авторів, кореспондентів тощо).
в) залежно від кількості документів у справі та строків їхнього зберігання в індивідуальній номенклатурі відділу кадрів дозволяється об’єднувати чи дрібнити справи, зазначені у примірній номенклатурі справ. Наприклад, створювати окремі справи для різних видів кадрових наказів навіть з однаковим строком зберігання.
Кількість справ
Третю графу номенклатури справ ― «Кількість справ» ― заповнюють із закінченням діловодного року, коли відомо, яка кількість справ утворилась у 2025 році. Ці дані відображають й у підсумковому записі, який обов’язково оформлюють після закінчення діловодного року.
Строки зберігання справ
Строки зберігання і посилання на статті Переліку № 578/5 зазначають у четвертій графі номенклатури справ. В окремих випадках, якщо передбачається формувати у справу документи з різними тимчасовими строками зберігання, для цієї справи встановлюють максимальний строк зберігання. Наприклад, справа з документами, яким Переліком № 578/5 встановлено строки зберігання – 3 і 5 років, повинна мати максимальний строк зберігання – 5 років.
Для справ, що містять копійні документи, строк зберігання не встановлюють, так як ці документи на зберігання не передаються, а у четвертій грифі зазначають: «Доки не мине потреба» або «До заміни новими» без посилання на статтю Переліку № 578/5.
Примітки до номенклатури справ
У п’яту графу номенклатури справ переносять необхідні примітки, що уточнюють обчислення строків зберігання певних видів документів з Переліку № 578/5.
А також в цій графі проставляють відмітки про:
– осіб, відповідальних за ведення певної справи;
– заведення справ;
– передання справ до архіву;
– перехідні справи тощо.
Закриття номенклатури справ за 2025 рік
Наприкінці діловодного року зведена номенклатура справ компанії та номенклатури справ усіх її структурних підрозділів обов’язково закривають підсумковим записом, у якому зазначають категорії та кількість фактично заведених за рік справ.
Ми підготували для вас Зразок оформлення підсумкового запису за 2025 рік.
Заповніть форму і ми надішлемо його вам.
Підсумковий запис номенклатури справ відділу кадрів підписує працівник, відповідальний за організацію кадрового діловодства, та передає підсумкові відомості до служби діловодства.
Керівник служби діловодства (або особа, відповідальна за діловодство в компанії), у свою чергу, зводить всі відомості разом, підписує підсумковий запис зведеної номенклатури справ й повідомляє керівнику архівного підрозділу (або особі, відповідальній за архів компанії) про фактичну наявність справ, заведених у компанії в 2025 році.
Щорічно (в кінці кожного діловодного року) номенклатура справ відділу кадрів та інших структурних підрозділів, а відповідно й зведена номенклатура справ переглядаються й уточнюються. Після внесення всіх змін та доповнень вони обов’язково передруковуються.
Нова номенклатура справ буде введена в дію з 1 січня 2026 року.
Порада від експерта
Оформлюючи номенклатуру справ, наприкінці кожного її розділу, слід залишати резервні рядки. Цілком нормально, коли посеред року виникає необхідність додавання нових справ, непередбачених у номенклатурі до її затвердження. Наявність таких справ може бути спричинена як нововведеннями або змінами у законодавстві, так і потребами самої компанії.