Положення про структурний підрозділ компанії – це організаційний документ, що встановлює порядок створення відповідного структурного підрозділу, його завдання, функції, обов’язки та права, організацію роботи, взаємозв’язки з іншими підрозділами компанії.
Компанія може складатися з виробничих структурних підрозділів (виробництв, цехів, відділень, дільниць, бригад, бюро, лабораторій тощо), а також функціональних структурних підрозділів апарату управління (управлінь, відділів, секторів, служб тощо). Крім того, компанія має право створювати філії, представництва, відділення та інші відокремлені підрозділи, що не мають статусу юридичної особи і здійснюють свою діяльність від імені компанії – резидента.
Усі зазначені підрозділи згідно з частинами другою та четвертою ст. 64 Господарського кодексу України (rada.gov.ua) діють на основі положень про них. Незважаючи на те, що 28 серпня 2025 року Господарський кодекс втрачає чинність на підставі Закону України «Про особливості регулювання діяльності юридичних осіб окремих організаційно-правових форм у перехідний період та об’єднань юридичних осіб» від 09.01.2025 № 4196-IX (rada.gov.ua), наявність положень про структурні підрозділи не втратить актуальності.
Проєкт положення про структурний підрозділ складає його керівник або інший працівник цього підрозділу за дорученням керівника.
Уніфіковану форму положення про структурний підрозділ та пояснення щодо оформлення цього документа визначено у Збірнику уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів, розробленому Українським науково-дослідним інститутом архівної справи та документознавства та схваленому Нормативно-методичною комісією Державної архівної служби України (протокол від 08.04.2025 № 1).
Ми підготували для вас шаблон положення про структурний підрозділ компанії.
Заповніть форму і ми надішлемо його вам.
Склад реквізитів положення про структурний підрозділ
Положення про структурний підрозділ має такий склад реквізитів згідно з Національним стандартом України «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» (ДСТУ 4163:2020):
– найменування юридичної особи вищого рівня (за наявності);
– найменування компанії;
– гриф затвердження;
– назва виду документа;
– заголовок до тексту документа;
– текст документа;
– підпис;
– віза;
– місце та рік складення документа (оформлюють лише на титульному аркуші за його наявності).
Титульний аркуш положення про структурний підрозділ
Положення про структурний підрозділ, як і переважна більшість організаційних документів (інструкцій, порядків, правил, регламентів тощо), може мати титульний аркуш. На титульному аркуші оформлюють такі обов’язкові реквізити:
– найменування компанії;
– гриф затвердження;
– назва виду документа;
– заголовок до тексту документа;
– місце та рік складення документа.
Відзначимо, що титульний аркуш не є обов’язковим. Рішення щодо його оформлення на положеннях про структурні підрозділи приймає керівництво компанії.
Ми підготували для вас зразок титульного аркуша положення про структурний підрозділ компанії.
Заповніть форму і ми надішлемо його вам.
Особливості оформлення деяких реквізитів
Положення про структурний підрозділ оформлюють на загальному бланку компанії (як з кутовим, так і з поздовжнім розташуванням реквізитів) або на стандартних аркушах паперу формату А4.
Під час оформлення положення про структурний підрозділ слід враховувати, що:
- найменування компанії зазначають повністю у верхній частині титульного (за наявності) або першого аркуша документа відповідно до статуту або положення про відповідну компанію. Під повним найменування, як це показано у зразку титульного аркуша, можна заначити скорочене найменування компанії (у дужках або без них);
- назву виду документа (ПОЛОЖЕННЯ) друкують великими літерами напівжирним шрифтом та поєднують із заголовком до тексту документа, в якому зазначають повне найменування структурного підрозділу компанії, що має відповідати найменуванню, зазначеному у структурі та штатній чисельності. Наприклад: «ПОЛОЖЕННЯ про відділ інформаційних технологій»;
- гриф затвердження складається з таких елементів: слова «ЗАТВЕРДЖЕНО», що друкують великими літерами без лапок і розділових знаків, назви виду документа (наказ, розпорядження або протокол), яким затверджено положення, дати його видання та реєстраційного індексу;
- дату та реєстраційний індекс, як окремі реквізити, у положенні, затвердженому іншим документом (наказом, розпорядженням або протоколом), не оформлюють;
- текст положення про структурний підрозділ складається з розділів, які, за потреби, поділяють на підрозділи, пункти та підпункти і нумерують арабськими цифрами.
Обов’язковими розділами є такі:
- Загальні положення
- Основні завдання та функції
- Обов’язки і права
- Керівництво
- Організація роботи
- Взаємозв’язки з іншими структурними підрозділами;
- підписує положення про структурний підрозділ його керівник;
- візують положення про структурний підрозділ зацікавлені посадові особи (найчастіше – заступник керівника компанії, який відповідає за напрям діяльності відповідного структурного підрозділу, керівники правової, кадрової та фінансової служб компанії). Порядок візування організаційних, розпорядчих та інших видів документів має бути чітко визначений в Інструкції з діловодства в компанії.
Строк зберігання положення про структурний підрозділ
Відповідно до пункту а) статті 12 або пункту а) статті 16 та статті 39 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12 квітня 2012 р. № 578/5 (rada.gov.ua), положення про структурний підрозділ компанії, у діяльності якої створюються документи Національного архівного фонду (далі – НАФ), має постійний строк зберігання і формується у справу з наказом з основної діяльності компанії або іншим документом (розпорядженням, протоколом), яким саме було затверджено положення.
Положення про структурний підрозділ компанії, у діяльності якої не створюються документи НАФ, має тривалий строк зберігання – «До ліквідації компанії», як і наказ (розпорядження) з основної діяльності цієї компанії або протокол засідання колегіального органу, до якого додається це положення.