Посадові та робочі інструкції працівників компанії

Склад реквізитів посадової та робочої інструкцій

Посадові та робочі інструкції мають такий склад реквізитів згідно з Національним стандартом України «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» (ДСТУ 4163:2020):

– повне найменування компанії;

– повне найменування структурного підрозділу компанії;

– гриф затвердження;

– назва виду документа;

– заголовок до тексту документа;

– текст документа;

– підпис;

– віза;

– гриф погодження (тільки у робочій інструкції);

– відмітка про ознайомлення з документом.

Текст посадової (робочої) інструкції та заголовок до нього

У заголовку до тексту в родовому відмінку зазначають назву посади (професії) працівника, що має відповідати назві, зазначеній у структурі і штатній чисельності та штатному розписі компанії. Наприклад: «менеджера з маркетингу», «головного економіста», «санітарки-прибиральниці».

Назва посади або професії має відповідати Класифікатору професій ДК 003:2010, затвердженому наказом Державний комітету України з питань технічного регулювання та споживчої політики 28.07.2010 № 327 (rada.gov.ua).

Текст посадової (робочої) інструкції повинен мати вказівний характер, у ньому слід використовувати чіткі формулювання зі словами: «повинен», «зобов’язаний», «має право», «потрібно», «необхідно», «заборонено». Не дозволено використовувати формулювання зі словами: «можна», «неможна», «бажано», «небажано», «рекомендовано» тощо.

Текст складається з розділів, що, за потреби, поділяються на підрозділи, пункти і підпункти та нумеруються арабськими цифрами.

Для посадової інструкції обов’язковими є такі розділи:

1. Загальні положення
2. Завдання та обов’язки
3. Права
4. Відповідальність
5. Повинен знати
6. Кваліфікаційні вимоги
7. Взаємовідносини (зв’язки) за посадою

Для робочої інструкції обов’язковими є такі розділи:

1. Завдання та обов’язки
2. Права
3. Відповідальність
4. Повинен знати
5. Кваліфікаційні вимоги

Отже, склад розділів посадової та робочої інструкцій дещо відрізняється. У робочій інструкції відсутні розділи «Загальні положення» та «Взаємовідносини (зв’язки) за посадою».

У розділі «Загальні положення» посадової інструкції містяться основні дані про: посаду, сферу діяльності працівника, найменування підрозділу, в якому працює працівник, порядок призначення на посаду та припинення виконання посадових обов’язків, безпосередню підпорядкованість, наявність підлеглих, перелік основних законодавчих, інших нормативно-правових актів, стандартів, локальних нормативних документів, якими керується в роботі працівник, порядок заміщення інших працівників на період їхньої тимчасової відсутності (відпустка, хвороба, інші поважні причини), а також хто заміщує його.

Розділ «Завдання та обов’язки» характеризує зміст діяльності працівника. У ньому визначається самостійна ділянка роботи відповідно до Положення про структурний підрозділ компанії. Ділянка роботи може визначатися шляхом виділення групи питань з відповідних напрямів або закріпленням за працівником переліку об’єктів управління, або як перелік відносно самостійних питань. Визначається перелік видів робіт, з яких складаються функції, що виконуються.

Під час встановлення видів робіт слід визначати їх за організаційно-юридичними ознаками (керує, затверджує, здійснює, організовує, розглядає, виконує, забезпечує, контролює, бере участь, готує тощо).

Завдання та обов’язки працівника мають відповідати завданням і функціям структурного підрозділу та вимогам кваліфікаційної характеристики відповідної посади.

У розділі «Права» визначаються і наводяться делеговані працівникові повноваження, за допомогою яких працівник має забезпечувати в процесі своєї діяльності виконання покладених на нього завдань та обов’язків. Наприклад, вносити пропозиції з відповідних питань, приймати певні рішення, узгоджувати проєкти документів, виконувати обов’язки представництва структурного підрозділу з певних питань, брати участь у нарадах, отримувати необхідну для виконання своїх завдань інформацію від інших працівників, зокрема з інших структурних підрозділів тощо.

Розділ «Відповідальність» містить показники оцінки роботи працівника та межі його особистої відповідальності за результати діяльності та виконання робіт. Показниками оцінки роботи є якість та своєчасність виконання посадових завдань та обов’язків. Наприклад, зазначається, що працівник несе відповідальність за невиконання або неналежне виконання посадових завдань та обов’язків, порушення правил внутрішнього трудового розпорядку, правил з охорони праці, кодексу корпоративної  етики тощо.

У розділі «Повинен знати» містяться вимоги до спеціальних знань, а також знань законодавчих актів та нормативних документів, необхідних для виконання посадових обов’язків.

Розділ «Кваліфікаційні вимоги» містить норми, які стосуються освіти, освітньо-кваліфікаційних рівнів та досвіду, достатніх для повного і якісного виконання робіт за посадою.

У розділі «Взаємовідносини (зв’язки) за посадою» визначається коло основних взаємозв’язків працівника із працівниками свого та інших структурних підрозділів, а також зі сторонніми компаніями, з якими працівник має службові взаємовідносини, терміни отримання та надання взаємної інформації (за наявності), порядок погодження та затвердження відповідних документів тощо.

Розроблення посадових і робочих інструкцій

Процедура розроблення посадових і робочих інструкцій не врегульована на законодавчому рівні, тому кожна компанія визначає її самостійно та фіксує в локальних нормативних документах (наприклад, в інструкції з діловодства компанії, положеннях про структурні підрозділи, посадових інструкціях працівників, яким доручається розроблення відповідних документів).

Зазвичай проєкт посадової (робочої) інструкції готує та підписує керівник того структурного підрозділу, у складі якого передбачається відповідна посада або професія. Між тим, це завдання може бути покладено на фахівців кадрової служби компанії.

У безструктурній компанії з невеликою штатною чисельністю усі посадові (робочі) інструкції можуть бути розроблені та підписані однією посадовою особою, наприклад, заступником керівника компанії або особою, відповідальною за роботу з кадрами.

Погодження та візування посадових і робочих інструкцій

Внутрішнє погодження, зокрема візування, посадових і робочих інструкцій відбувається на стадії проєкту цих документів, тобто до моменту їх затвердження керівником компанії.

Робочі інструкції та зміни до них має погоджувати профспілковий комітет або інший уповноважений робочий орган трудового колективу. Ця норма передбачена у абзаці шостому пункту 6 Загальних положень розділу 2 Випуску 1 ДКХПП (rada.gov.ua). Для посадових інструкцій така вимога не встановлена.

Гриф погодження відповідно до вимог ДСТУ 4163:2020 складається з таких елементів:

• слова «ПОГОДЖУЮ», яке друкують великими літерами без лапок і розділових знаків;
• назви посади, підпису, власного імені та прізвища керівника первинної профспілкової організації або уповноваженого представника трудового колективу юридичної особи;
• дати погодження.

Гриф погодження оформлюють в лівому нижньому куті лицьового боку останнього аркуша робочої інструкції або титульного аркуша (за наявності).

У разі необхідності посадові та робочі інструкції візуються відповідними компетентними посадовими особами компанії. Хто саме повинен проставити візу на цих документах, має бути визначено у локальних нормативних документах, зокрема в інструкції з діловодства компанії.

Найчастіше посадову (робочу) інструкції візують:

• заступник керівника компанії, який відповідає за напрям діяльності відповідного структурного підрозділу;
• керівник структурного підрозділу, якому підпорядковуються працівники (робітники) за відповідною посадою (професією);
• керівники кадрової, правової та, за потреби, інших служб компанії.

Віза кожної посадової особи відповідно до вимог ДСТУ 4163:2020 складається з таких елементів:

• назви посади особи, яка візує документ;
• її особистого підпису, власного імені та прізвища;
• дати візування.

Візи оформлюють на лицьовому боці останнього аркуша посадової (робочої) інструкції під реквізитом «Підпис».

Затвердження посадових і робочих інструкцій

Затверджує посадові та робочі інструкції безпосередньо керівник компанії або один із його заступників за дорученням керівника, зафіксованим у розпорядчому документі.

Видавати наказ про затвердження або впровадження посадових і робочих інструкцій не потрібно.

Гриф затвердження відповідно до вимог ДСТУ 4163:2020 складається з таких елементів:

• слова «ЗАТВЕРДЖУЮ», яке друкують великими літерами без лапок і розділових знаків;
• назви посади, підпису, власного імені та прізвища керівника компанії або його заступника;
• дати затвердження.

Гриф затвердження оформлюють у правому верхньому куті першого або титульного (за наявності) аркуша посадової (робочої) інструкції.

Посадові та робочі інструкції набирають чинності від дати їх затвердження.

У день затвердження посадові та робочі інструкції слід зареєструвати в журналі реєстрації внутрішніх документів та ознайомити з ними працівників під підпис.

Ознайомлення працівників з посадовими та робочими інструкціями

Про факт ознайомлення працівника з посадовою (робочою) інструкцією свідчить відповідна відмітка, оформлена на лицьовому або зворотному боці останнього аркуша відповідної інструкції.

Відмітка про ознайомлення відповідно до вимог ДСТУ 4163:2020 складається з таких елементів:

• слів «З посадовою (робочою) інструкцією ознайомлений(-а, -і):», які друкують без лапок;
• підпису(-ів), власного(-их) імені(імен) і прізищ(а) відповного(-их) працівників;
• дати, яку кожний працівник власноручно проставляє під час ознайомлення.

Кожний новий працівник має бути ознайомлений зі своєю посадовою або робочою інструкцією до початку роботи за посадою або професією.

Внесення змін до посадових і робочих інструкцій

До посадових і робочих інструкцій можуть вноситися зміни та/або доповнення лише на підставі наказу керівника компанії та за згодою працівника.

Необхідність оновлення посадових і робочих інструкцій може бути зумовлена:

• зміною найменування компанії, її структурного підрозділу або назви посади;
• перерозподілом обов’язків між працівниками у зв’язку зі скороченням чисельності;
• розширенням або зміною змісту завдань і обов’язків працівників;
• зміною освітніх, освітньо-кваліфікаційних рівнів і, відповідно, кваліфікаційних вимог;
• уточненням професійної термінології тощо.

Кількість таких змін і доповнень протягом року не обмежується законодавством.

Строки та місце зберігання посадових і робочих інструкцій

Строк зберігання посадових і робочих інструкції визначено у статті 43 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12 квітня 2012 р. № 578/5 (rada.gov.ua) (далі – Перелік № 578/5).

Для посадових і робочих інструкцій переважної більшості працівників цей строк тимчасовий – 5 років, які слід обраховувати після втрати чинності відповідних інструкцій та заміни їх новими.

Розберемо це на конкретному прикладі.

Припустимо, що посадова інструкція головного бухгалтера компанії була затверджена у 2020 році, а у вересні 2025 року її замінять новою. Строк зберігання посадової інструкції, яка втратить свою чинність у 2025 році слід обраховувати з 2026 року. Так як цей строк зберігання становить 5 років, то ця посадова інструкція має зберігатися по 2030 рік включно. І лише на початку 2031 року її можна буде включити в акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду.

Так як документи тимчасового зберігання в архів компанії не передаються, то всі 5 років після втрати своєї чинності зазначена посадова інструкція буде зберігатися за місцем формування її у справу згідно з номенклатурою справ. За наявності у структурі компанії служби кадрів оригінали посадових і робочих інструкцій зберігаються саме в цій службі.

Особливий тривалий строк зберігання – 75 років, що визначено у примітці до статті 43 Переліку № 578/5, мають:

– посадові інструкції наукових працівників;

– посадові та робочі інструкції працівників, що працюють на важких роботах, на роботах із шкідливими і  небезпечними умовами праці.

Зауважимо, що науковим працівником є особа, яка має відповідну кваліфікацію та освіту (не нижче другого (магістерського) рівня) та за основним місцем роботи відповідно до трудового договору (контракту) здійснює наукову (науково-технічну, науково-організаційну, науково-педагогічну) діяльність у науковій установі, закладі вищої освіти або науковому підрозділі компанії.

Так як документи тривалого строку зберігання підлягають переданню в архів компанії за описами, то через рік після втрати чинності відповідна посадова або робоча інструкція має бути включена до опису справ служби кадрів, а ще через рік передана на зберігання в архів відповідно до пункту 1 глави 4 розділу VI Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 р. № 1000/5 (rada.gov.ua).

Таким чином у межах однієї компанії посадові та робочі інструкції працівників можуть зберігатися у кількох різних справах залежно від строків їх зберігання.

Запрошуємо на консультацію!

Оптимізуйте управління документами у вашій компанії разом із LITIKO!

Запишіться на безкоштовну консультацію з нашим експертом, і ми допоможемо підібрати найкраще рішення для вашого бізнесу.