Рішення «Планування відпусток»‎ для фармацевтичного підприємства

Назва кейсу

Впровадження рішення «Планування відпусток» на основі системи Directum на фармацевтичному підприємстві з чисельністю понад 2 000 чоловік

Клієнт

Компанія по виробництву лікарських препаратів, в якій працює понад 2 000 працівників

Мета проекту

Перед компанією стояли наступні задачі:

  • Формування та узгодження графіку щорічних відпусток;
  • Оформлення щорічної відпустки;
  • Оформлення додаткових відпусток;
  • Формування наказу про відпустку (щорічну, додаткові);
  • Контроль над виконанням плану відпусток.

На момент звернення до нас облік відпусток у компанії вівся у двох не пов’язаних між собою системах: в обліковій та документообігу, якими опікувались різні департаменти підприємства. В обліковій системі велися залишки по відпустках, а в системі документообігу – планування відпустки.

Необхідно було визначити регламент роботи з заявами на відпустку, а також проблему синхронізації між цими системами: правильно побудувати процес обліку залишків відпусток, коректно узгодити дії співробітників з оформлення відпусток та відображення залишків відпусток в кожній із систем.

Важливий нюанс проекту: співробітники, які працюють на заводі, як правило, до системи обліку відпусток доступу не мають. За них повинен хтось подавати інформацію про відпустку. Тому у системі повинна бути процедура погодження та повідомлення співробітника про те, чи йому погодили або не погодили відпустку, які додаткові документи йому потрібно надати в бухгалтерію, щоб завершити оформлення відпустки, тощо.

Задачі проекту

Промислове підприємство – це підприємство на якому дотримуються всіх можливих видів відпусток згідно чинного законодавства України. Керівництво компанії ставило перед нами наступні задачі:

  • необхідно було спрогнозувати фінансове навантаження на ті місяці, коли співробітники йдуть у відпустку, та суми виплат по компенсаціям цих відпусток;
  • не зіпсувати вже усталений на підприємстві робочий процес, забезпечивши при цьому співробітників відпочинком відповідно до чинного законодавства.
  • фіксувати невикористовувані відпустки для того, щоб була можливість або виплачувати компенсацію по ним, або контролювати використання цих відпусток.

Цілі впровадження рішення:

  • Привести у відповідність до чинного трудового законодавства України порядок надання відпусток
  • Отримати механізм контролю за дотриманням трудового законодавства України
  • Знизити загальний час на узгодження заявок на відпустку
  • Створити єдину точку реєстрації заявок на відпустку
  • Зробити прозорим процес погодження заявок на відпустку.
Задачі проекту

Реалізували можливість подавати заяву на відпустку від імені співробітника. Автоматизували процес погодження відпусток, зберігши при цьому існуючу систему їх узгодження, тобто знизу-вгору (спочатку погодження відпусток безпосереднім керівником, потім погодження керівником вищестоящого підрозділа графіків відпусток в нижчестоящих підрозділах).

При розробці рішення ми розробили наочний механізм вибору відпустки у вигляді календаря, де співробітники могли візуально виділити початок та кінець відпустки. Крім того, дані про відпустку відразу ж переносилися в картку заяви. Якщо ж відпусток було кілька, то співробітник, відкриваючи свій графік відпусток на наступний рік, міг бачити їх виділеними різними кольорами.

Такий же механізм був використаний і для керівників департаментів. Тому при погодженні відпусток своїх підлеглих вони могли наочно бачити всі графіки та швидко приймати рішення.
Крім планування відпусток система враховувала і фактичне використання відпусток. Вона автоматично повідомляла як співробітника, його керівника, так і бухгалтерію про наближення відпустки за певну кількість днів.
На вимогу замовника не було жорсткої прив’язки до графіка відпусток. В системі ми передбачили можливість вибору співробітником дати виходу у відпустку.

Результат проекту

Провадження рішення «Планування відпусток»‎ на базі системи Directum дозволило підприємству проводити кампанію по погодженню відпусток на наступний рік протягом одного місяця. Рішення «безшовно»‎ інтегрувалось з обліковою системою організації: ми забезпечили двосторонню синхронізацію даних по невикористаним відпусткам між системами обліку та документообороту.

“Сподобалася комунікація з бізнес-замовником. Спілкування було дуже конструктивним, не було складнощів в побудові та погодженні бізнес-процесів. Це дуже важливо, оскільки, як правило, на проектах такого масштабу це велика рідкість. Крім того, щоб успішно реалізувати проект, ми підтягнули свої знання законодавства, в частині  управління персоналом підприємства”.

Інна Хоменко. Керівник проекту

Ключові показники
  • Скорочення часу на створення річного плану відпусток: з 3 місяців до 3 тижнів
  • Зниження особистих звернень співробітників в відділ кадрів та бухгалтерію – в 3 рази
  • Зниження кількості помилок при оформленні відпустки – в 6 разів
  • Зниження кількості невикористаних днів відпустки – в 3 рази.
Результати

Скорочення часу на створення річного плану відпусток з 3 місяців до 3 тижнів

Зниження особистих звернень співробітників у відділ кадрів та бухгалтерію — в 3 рази

Зниження кількості помилок при оформленні відпустки — в 6 разів

Термін реалізації
2 місяці
Команда проекту
Зворотній дзвінок

Залиште свій номер телефону і протягом 20 хвилин ми вам передзвонимо

Олександр Хуторной
Директор із розвитку бізнесу LITIKO
Сподобався кейс?
Отримайте консультацію для свого проекту
Зворотній дзвінок

Залиште свій номер телефону і протягом 20 хвилин ми вам передзвонимо

Олександр Хуторной
Директор із розвитку бізнесу LITIKO
Сподобався кейс?
Отримайте консультацію для свого проекту
Хочете дізнатися як прискорити бізнес процеси і отримати X2 продуктивності компанії?
Залиште заявку і фахівець Олександр передзвонить до вас найближчим часом
Задайте питання
менеджер зв'яжеться з вами протягом 20 хвилин