Що робить ЗЦО успішним: 5 особливостей, про які необхідно пам’ятати

Найефективніші команди ЗЦО мислять глобально, розширюються раціонально та мудро нарощують послуги.

Загальні центри обслуговування (ЗЦО, або shared services organization) підвищують свою цінність для внутрішніх замовників у різний спосіб. Менеджери постійно працюють над трьома основними компонентами обслуговування – люди, процеси, технології. Але є п’ять особливостей, які відрізняють найуспішніші команди ЗЦО та про які варто думати ще на етапі запуску.

Глобальне планування на старті

Як правило, компанії насамперед впроваджують загальний центр обслуговування у рідній країні, а потім експортують цю ідею до інших країн. У результаті кожен регіон працює окремо, намагаючись покращити продуктивність та скоротити витрати незалежно від інших.

Понад 80% ЗЦО впроваджує роботизовану автоматизацію процесів

«Успішні організації мають довгострокове бачення розвитку загального центру обслуговування з самого першого дня, і формують усі політики та організаційні структури згідно з цим глобальним баченням,» —вважає Кліфф Струар, віце-президент центру Gartner. Такі компанії не відкривають надто багато фізичних офісів, віддаючи перевагу одному глобальному центру і трохи меншим регіональним офісам. Керівник ЗЦО відповідає за всі глобальні операції та забезпечення надійного сервісу для бізнес-підрозділів у регіонах.

Постійне збільшення обсягу та складу послуг, що надаються

При впровадженні ЗЦО насамперед об’єднують та стандартизують наймасштабніші процеси, такі як робота з кредиторською заборгованістю або прив’язка платежів до рахунків на оплату. На жаль, але багато компаній на цьому і зупиняються, припиняючи приділяти увагу іншим процесам обробки фінансових операцій.

Компанії, що мають стратегічний план розвитку, розширюють як географію своїх послуг, так й їх склад. У таких компаній немає окремих опцій для різних бізнес-підрозділів. ЗЦО обслуговує кожну країну, регіон, підрозділ та співробітника компанії. Прогресивні компанії розвивають суміжні послуги, додаючи експертні послуги, і не обмежують їх на тій підставі, що ці процеси не дають великої економії.

Впровадження “Глобальних Власників Процесу” (GPOs) для стандартизації послуг

Багато ЗЦО прагнуть зменшити витрати та підвищити продуктивність окремих процесів, наприклад, роботу з кредиторською заборгованістю. Успішні команди йдуть далі і наймають глобальних власників процесу (global process owners, GPO) для безперервних процесів, таких як замовлення на придбання коштів або закупівлю до оплати. Глобальні власники стандартизують ці процеси у всіх локаціях, у тому числі:

  • Оцінюють та покращують якість процесів
  • Застосовують передові технології
  • Управляють зовнішніми комунікаціями
  • Стежать за ступенем задоволення потреб замовника
  • Визначають технологічні потреби
Автоматизація процесів паралельно з трудовим арбітражем

За останні декілька років багато підприємств перенесли сервіси з обробки транзакцій у регіони з низькими витратами, що надає перевагу у трудовому арбітражі. За рахунок цього збільшується потенціал усієї організації, стимулюється оптимізація процесів, скорочуються витрати та реалізується стратегія компанії.

«RPA допомагає керівникам ЗЦО підвищити продуктивність та скоротити витрати»

Сучасні ЗЦО також допомагають автоматизувати робочі процеси. «Передові технології автоматизації, такі як когнітивні обчислення або машинне навчання, допоможуть виконувати ті задачі, які в ЗЦО раніше було складно автоматизувати» – говорить Стуар.

Дослідницький центр Gartner повідомляє, що більше 80% ЗЦО впровадили роботизовану автоматизацію (RPA), щоб автоматизувати рутинні задачі та активності, що повторюються, засновані на системі правил. RPA допомагає керівникам ЗЦО підвищити продуктивність та додатково скоротити витрати, приплюсувавши заощаджені кошти до переваг від трудового арбітражу.

Інвестиції в навчання та розуміння важливості співробітників

Оскільки мета впровадження ЗЦО – це збільшити цінність для клієнтів бізнес-підрозділів, в успішних командах навчання працівників не сприймається як витрати. Тренінги та навчання вважаються інвестиціями. Дослідження показують, що навик вирішення проблем є критичним при наданні послуг внутрішнім клієнтам — нарівні з іншими компетенціями, такими як пошук вирішення для будь-якої проблеми та комунікативними навичками, — і цей навик вчетверо ефективніший, ніж будь-яка професійна експертиза.

Jordan Bryan, Gartner
Оригінал статті https://www.gartner.com/

Навіщо впроваджувати ЗЦО у вашій компанії?

Компанія LITIKO має багаторічний досвід реалізації масштабних та складних аутсорсингових проектів. Вирішивши скоротити операційні витрати за рахунок стандартизації та оптимізації обслуговуючих процесів, ви завжди можете звернутися за допомогою до компанії LITIKO. Наші спеціалісти спроектують і створять для вас ЗЦО, а вам залишиться просто вирішити, куди спрямувати кошти, заощаджені за рахунок впровадження.

Переваги впровадження Загального Центру Обслуговування:

  • За допомогою AI виключається ручне введення даних та первинна обробка вхідних документів
  • Взаємодія між ЗЦО та бізнесом стає прозорою
  • Зменшуються витрати на оперативне та довготривале зберігання
  • Підготовка до податкових перевірок проходить у 3-5 разів швидше
  • Прискорюється обробка: погодження, підписання та відправка документів в електронному вигляді з КЕП

Як зрозуміти, чи настав час впроваджувати ЗЦО в вашій компанії? Замовляйте демонстрацію можливостей послуги

Читайте більше про послугу Автоматизация ОЦО

Залишайтесь в курсі подій
Підписуйтесь на розсилку нових матеріалів блогу поштою
Стратегія LITIKO #безпаперу​
Тисність “Отримати консультацію” та дізнайтесь як в вашій організації перевести в електроний вигляд весь документообіг.
Оцініть переваги СЕД для вашої организації?

Залиште заявку і протягом дня з вами зв’яжеться менеджер. Це необхідно для уточнення вашого запиту.

Стратегія LITIKO #безпаперу​
Тисність “Отримати консультацію” та дізнайтесь як в вашій організації перевести в електроний вигляд весь документообіг.
Оцініть переваги СЕД для вашої организації?

Залиште заявку і протягом дня з вами зв’яжеться менеджер. Це необхідно для уточнення вашого запиту.

Cookie.

Ми використовуємо файли cookie для оптимізації швидкості та змісту сайту, персоналізації сервісів та зручності користувачів.

Задайте питання
менеджер зв'яжеться з вами протягом 20 хвилин