Спільний наказ двох компаній одного рівня
З питань, що становлять взаємний інтерес і належать до компетенції кількох компаній одного рівня, можуть створюватися спільні листи та розпорядчі документи, зокрема спільний наказ з основних питань діяльності двох компаній одного рівня (далі – спільний наказ), про який поговоримо в цій статті.
Основними питаннями діяльності компаній зазвичай є:
- управлінська діяльність (менеджмент);
- фінансово-економічна діяльність;
- маркетингова діяльність;
- виробнича діяльність;
- обліково-контрольна діяльність;
- інноваційна діяльність.
Спільний наказ оформлюють на чистих аркушах паперу формату А4 (210 мм × 297 мм), а не на бланку компаній, про що зауважено у нормативно-правовому акті. А саме, у пункті 8 глави 2 розділу ІІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 року № 1000/5 (rada.gov.ua), визначено таке:
«8. Не на бланках оформлюються деякі внутрішні документи (заяви працівників, доповідні записки, довідки тощо) та документи, що створюються від імені кількох установ.
Спільні розпорядчі документи та листи оформлюються на чистих аркушах паперу із зазначенням найменувань установ на одному рівні, а назви виду документа –посередині. Ліворуч зазначається дата, праворуч – реєстраційний індекс (номер). При цьому зображення гербів, емблем, товарних знаків (знаків обслуговування) не відтворюються.»
Ми підготували для вас зразок спільного наказу.
Заповніть форму і ми надішлемо його вам.
СКЛАД РЕКВІЗИТІВ СПІЛЬНОГО НАКАЗУ
У спільному наказі максимально можуть бути оформлені такі реквізити згідно з Національним стандартом України «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» (ДСТУ 4163:2020):
- найменування компаній – авторів спільного наказу;
- коди компаній за Єдиним державним реєстром підприємств і організацій України (далі – ЄДРПОУ);
- назва виду документа;
- дата документа;
- реєстраційний індекс документа;
- місце складення документа;
- гриф обмеження доступу до документа (лише для наказів, що містять службову інформацію з обмеженим доступом);
- заголовок до тексту документа;
- текст документа;
- підписи;
- відбитки печаток;
- візи документа;
- гриф погодження документа (у разі необхідності);
- відмітка про наявність примірника з паперовим (електронним) носієм інформації.
ОСОБЛИВОСТІ ЗМІСТУ ТА МІСЦЯ РОЗТАШУВАННЯ РЕКВІЗИТІВ
Найменування компаній у спільному наказі зазначають повністю відповідно до найменувань, визначених у статутах цих компаній. Найменування відповідних компаній оформлюють у верхній частині наказу на одному рівні у два стовпчики.
Код ЄДРПОУ кожної компанії проставляють під його найменуванням.
Назву виду документа – НАКАЗ, друкують великими літерами напівжирним шрифтом центровано по відношенню до тексту. Згідно з третім абзацом пункту 7.2 ДСТУ 4163:2020 для друкування цього реквізиту можна використовувати розріджений шрифт розміром 14 – 16 друкарських пунктів.
У спільному наказі зазначають лише одну дату, що відповідає даті проставлення останнього підпису керівника одного з компаній. Дата може бути оформлена як словесно-цифровим, так і цифровим способом, наприклад: 16 травня 2025 р. або 16.05.2025. Цей реквізит друкують нижче та ліворуч від назви виду документа без відступу від межі лівого поля аркуша.
Спільний реєстраційний індекс включає реєстраційні індекси, присвоєні наказу у кожній компанії. Їх проставляють через правобічну похилу риску в послідовності, в якій цей документ підписано керівниками відповідних компаній – авторів наказу, наприклад: № 123/324. Цей реквізит друкують нижче та праворуч від назви виду документа.
Місце складення спільного наказу має відповідати назві населеного пункту, в якому фактично було створено цей документ. Якщо компанії здійснюють свою діяльність у різних населених пунктах, то дозволяється у наказі через правобічну похилу риску зазначити назви відповідних населених пунктів, наприклад: Київ/м.Дніпро. Цей реквізит оформлюють під реквізитом «Назва виду документа» центровано по відношенню до тексту.
Гриф обмеження доступу до документа («Для службового користування», «Таємно», «Цілком таємно» тощо) за необхідності оформлюють у спільному наказі відповідно до нормативно-правових актів, які регламентують порядок організації діловодства стосовно документів, що містять інформацію з обмеженим доступом згідно із законодавством. Цей реквізит розміщують у правій частині верхнього поля документа.
Зміст спільного наказу стисло викладають у заголовку до тексту документа, який починається з прийменника «Про» і складається за допомогою віддієслівного іменника (наприклад, «Про затвердження…», «Про створення…») або іменника (наприклад, «Про підсумки…», «Про результати…»). Якщо заголовок перевищує 150 знаків (5 рядків), його дозволяється продовжувати до межі правого поля й розташовувати центровано над текстом.
Текст складається з двох частин – констатуючої і розпорядчої, кожна з яких має певні особливості оформлення. Констатуючу частину тексту друкують з абзацу, в кінці речення крапку не ставлять. В цій частині зазначають підставу, обґрунтування або мету видання спільного наказу. Розпорядчу частину тексту починають зі слова «НАКАЗУЄМО», яке друкують великими літерами без абзацу і без лапок, після нього ставлять двокрапку. Нижче з абзацу формулюють зміст дій, що мають бути виконані. Розпорядча частина тексту поділяється на пункти і підпункти, які нумерують арабськими цифрами. У кожному пункті повинні бути зазначені виконавці (структурні підрозділи або конкретні посадові особи), конкретні завдання (доручення) і строки їх виконання. Виконавці можуть бути названі також узагальнено, наприклад: «начальникам структурних підрозділів». При цьому не застосовується написання неконкретних доручень, які містять слова: «прискорити», «поліпшити», «активізувати», «звернути увагу» тощо. Якщо цим спільним наказом відміняється попередній аналогічний наказ, у розпорядчій частині зазначається пункт, який повинен починатися зі слів: «Визнати таким, що втратив чинність, …».
Якщо до спільного наказу додаються інші документи (положення, інструкції, правила, порядки тощо), то їх оформлюють на окремих аркушах як додатки, а у відповідних пунктах розпорядчої частини тексту робиться посилання: «що додається» або «(додається)». При цьому реквізит «Відмітка про наявність додатків» після тексту спільного наказу самостійно не оформлюють.
Додатки до спільного наказу повинні бути пронумеровані. На кожному додатку у верхньому правому куті лицьового боку першого аркуша роблять відповідну відмітку з посиланням на цей наказ, його дату і реєстраційний індекс.
Спільний наказ підписують керівники відповідних компаній. Підписи керівників розташовують на одному рівні у два стовпчики і засвідчують відбитками основних круглих печаток (за їх наявності) відповідних компаній;
Візують спільний наказ у кожній компанії відповідальні виконавці (наприклад, заступники керівника компанії, юрисконсульт тощо) та посадові особи, зазначені у тексті наказу.
Якщо у процесі візування до проєкту наказу вносять суттєві зміни, він підлягає доопрацюванню, передрукуванню і повторному візуванню.
Візи проставляють лише на першому примірнику наказу, який долучають до відповідної справи. Цей реквізит розміщують нижче реквізиту «Підпис» на лицьовому або на зворотному боці останнього аркуша документа.
Проєкт спільного наказу, що зачіпає інтереси інших компаній, установ та/чи організацій, має попередньо погоджуватися з ними. У такому разі в спільному наказі оформлюють гриф погодження або складають окремий аркуш погодження, який додають до цього наказу. За наявності розбіжностей до проєкту додають зауваження або суть розбіжностей зазначають у супровідному листі.
Спільний наказ набирає чинності з моменту його підписання і реєстрації, якщо в його тексті не встановлено інший строк.
Цей розпорядчий документ може бути скасовано, змінено та/або доповнено лише новим наказом.
LITIKO пропонує сучасні IT-рішення для автоматизації управління документообігом, що дозволяють:
- швидко створювати та узгоджувати накази;
- контролювати виконання рішень;
- забезпечувати безпечне зберігання та доступ до документів;
- інтегрувати документообіг із системами управління компанією.
Запрошуємо на консультацію!
Оптимізуйте управління документами у вашій компанії разом із LITIKO! Запишіться на безкоштовну консультацію з нашим експертом, і ми допоможемо підібрати найкраще рішення для вашого бізнесу.