Як LHAAC трансформував діяльність громадського здоров’я за допомогою M-Files
Основні моменти
- Фінансові затвердження виконуються за лічені хвилини замість днів завдяки автоматизованим робочим процесам M-Files, мобільному доступу та видимості в режимі реального часу, що значно підвищує ефективність та зменшує адміністративні перешкоди.
- Оцифроване та централізоване управління документами , що замінює паперові архіви безпечною та сумісною з нормативними вимогами цифровою платформою з можливістю пошуку, що оптимізує зберігання, пошук та готовність до аудиту.
- Значно покращене управління та співпраця завдяки M-Files, що забезпечує безпечний доступ, контроль версій та безперебійний обмін інформацією між географічно розподіленими командами та зовнішніми аудиторами
Випадок використання
Управління процесами управління відповідностю вимогам
Дистанційна робота
Промисловість
Медицина та здоров’я
Країна
Австралія
Про компанію:
Аналітичний комітет місцевих органів охорони здоров’я (LHAAC) – це установа громадського здоров’я при уряді штату Західна Австралія, яка співпрацює виключно з місцевими органами влади по всьому штату. Його основна роль полягає в координації схеми відбору проб, яка дозволяє місцевим органам влади отримувати доступ до аналітичних послуг щодо речовин, що мають потенційні наслідки для громадського здоров’я, таких як продукти харчування, вода, повітря та інші матеріали навколишнього середовища.
LHAAC контролює фінансування цих заходів з відбору проб і співпрацює як з приватними, так і з державними лабораторіями Західної Австралії для проведення замовлених аналізів. Організацією керує координатор Раян Джейнс, який звітує перед комітетом з 10 членів, що представляють різні місцеві органи влади. Раян та адміністративна команда працюють з офісного приміщення, розташованого в Університеті Едіт Коуен (ECU), відомому закладі Західної Австралії. Комітет, функціонуючи подібно до ради, регулярно зустрічається для розгляду аналітичних результатів, сприяння обміну інформацією між зацікавленими сторонами та визначення майбутніх пріоритетів у сфері відбору проб та досліджень.
Ключові виклики, перед впровадженням M-Files:
Проблеми зі співпрацею та обміном інформацією
До впровадження M-Files, LHAAC значною мірою покладалася на ручні паперові системи, що суттєво перешкоджало управлінню, співпраці та адміністративній ефективності. Організація зіткнулася з кількома ключовими проблемами, які впливали на її щоденну діяльність та стратегічну спрямованість.
Співпраця була особливо складною через розподілений характер комітету. Оскільки члени комітету складалися з різних місцевих органів влади та співробітників університету, LHAAC функціонував подібно до ради та підлягав зовнішнім аудитам. Однак існуючі системи ускладнювали безпечний обмін інформацією. Забезпечення доступу до конфіденційних даних лише для уповноваженого персоналу було обтяжливим, і аудитори часто стикалися з труднощами в доступі до необхідної документації.
Неефективний пошук та зберігання документів
Пошук інформації був ще однією серйозною перешкодою. Документи зберігалися в системі папок, організованій за широкими темами або роками, що робило пошук трудомістким та неінтуїтивним. Співробітники, члени комітету та аудитори часто витрачали забагато часу на пошук ключових документів, що уповільнювало робочі процеси та прийняття рішень.
Практика зберігання документів ще більше ускладнювала доступ. Поєднання жорсткого диска та фізичних паперових файлів ускладнювало ефективний пошук інформації географічно розподіленими членами. Спільне використання паперових документів вимагало сканування та надсилання електронною поштою, що призводило до затримок та неефективності.
Ручне зберігання даних та навантаження на відповідність вимогам
Управління вимогами до зберігання документів, що вимагаються законодавчими органами, також було обтяжливим завданням. За ручної системи персоналу доводилося відстежувати та контролювати записи вручну, щоб визначити, коли документи можна знищувати. Цей процес відволікав цінний час і увагу від більш стратегічних обов’язків.
Громіздкі процеси затвердження
Процеси затвердження, такі як процеси затвердження кредиторської заборгованості, були трудомісткими та неефективними. Вони включали друк, підписання, сканування та складання документів, що часто займало години. Ці процеси створювали вузькі місця, особливо коли особи, що затверджували, були недоступні.
Відсутність контролю версій та безпеки даних
Контроль версій став ще однією проблемою. Без централізованої системи плутанина щодо версій документів була поширеним явищем. Співробітникам та аудиторам часто доводилося перевіряти, чи працюють вони з найактуальнішою версією, а в деяких випадках документи без потреби створювалися заново.
Залежність від жорстких дисків та паперових файлів створювала значні ризики, пов’язані з втратою даних та безпекою. Друковані копії були вразливими до несанкціонованого доступу, а системі електронних папок бракувало гнучкості для забезпечення контролю доступу, водночас забезпечуючи безпечний обмін даними із зовнішніми користувачами.
Потреба в ефективній платформі автоматизації роботи зі знаннями
Визнаючи цю неефективність, Райан та команда LHAAC дійшли висновку, що їхні існуючі системи управління інформацією підривають здатність комітету виконувати свої законодавчо встановлені функції та стратегічні цілі. Вони визначили потребу в більш ефективній та безпечній системі для управління аналітичними звітами, конфіденційними дослідницькими даними, фінансовими записами, управлінськими документами та історичною інформацією. Звернувшись до Innovative Content Management та відкривши для себе M-Files, команда знайшла рішення, яке трансформувало їхню діяльність.
Запропоновані рішення від M-Files:
Забезпечення трансформації корпоративного рівня
Зіткнувшись зі зростаючою операційною складністю та обмеженнями застарілих систем, LHAAC усвідомила потребу в сучасній платформі для підтримки своїх мінливих обов’язків. Через вісім місяців після початку своєї роботи Райан розпочав стратегічний пошук рішення для автоматизації роботи зі знаннями, здатного забезпечити масштабованість, безпеку та налаштування корпоративного рівня.
Після оцінки кількох платформ, включаючи Microsoft SharePoint, LHAAC обрала M-Files за її неперевершену здатність підтримувати складні, розподілені операції, зберігаючи при цьому незалежність від інституційної інфраструктури. M-Files вирізнялася своєю архітектурою на основі метаданих, глибокою інтеграцією з Microsoft 365 та хмарною моделлю розгортання, що робить її ідеальним вибором для організацій державного сектору з високими стандартами відповідності та управління.
Безпека та доступність, готові до використання на підприємствах
Як державна установа, LHAAC потребувала рішення, яке могло б відповідати суворим вимогам захисту даних та контролю доступу. M-Files Cloud, розміщений на Microsoft Azure, забезпечував безпеку корпоративного рівня з наскрізним шифруванням, дозволами на основі ролей та географічно резервованим сховищем. Гнучкість платформи забезпечувала безпечний доступ для користувачів у кількох місцях — без залежності від спільної локальної мережі — забезпечуючи як гнучкість, так і відповідність вимогам.
Розроблено для стратегічного впливу
Впровадженням керував сертифікований інженер рішень M-Files від партнера Innovative Content Management, який тісно співпрацював з LHAAC для розробки власної структури метаданих, що відповідає стратегічним пріоритетам організації. Це включало підтримку досліджень та аналітики, фінансового управління, залучення зацікавлених сторін та архівування історичних даних, що забезпечувало масштабування платформи відповідно до місії LHAAC.
Результати:
Автоматизовані фінансові робочі процеси
M-Files дозволив LHAAC оцифрувати та автоматизувати процеси фінансового затвердження, усунувши ручні перешкоди та скоротивши час затвердження з днів до хвилин. Розумні робочі процеси направляли затвердження визначеним зацікавленим сторонам, а інтегровані банківські дані та пов’язана документація спростили обробку та зменшили адміністративні накладні витрати.
Як пояснює Райан, «перехід на M-Files скоротив середній час обробки фінансових погоджень з кількох годин або навіть цілого дня за старою паперовою системою до 10 хвилин. Це покращення зумовлене цифровими робочими процесами, оптимізованим обміном документами та зменшенням залежності від вкладень електронної пошти. Це відображає значне підвищення ефективності та передбачає ширшу економію операційного часу в LHAAC».
Відображення та контроль у режимі реального часу
Динамічні інформаційні панелі та мобільний доступ дозволили співробітникам і членам комітету керувати затвердженнями в дорозі, забезпечуючи повну прозорість статусів робочих процесів та журналів аудиту. Автоматизований контроль дозволів гарантував, що лише авторизовані користувачі мали доступ до конфіденційних фінансових даних, посилюючи внутрішній контроль та готовність до аудиту.
Оцифровані архіви та розумний пошук
LHAAC перейшов від паперових архівів до повністю цифрового рішення. Використовуючи оптичне розпізнавання символів (OCR) від M-Files та пошук у стилі Google, співробітники могли миттєво знаходити індексовані документи, що значно підвищило продуктивність та зменшило потреби у фізичному сховищі. Політики зберігання були автоматизовані за допомогою калькулятора власності M-Files, що забезпечило дотримання встановлених урядом термінів.
Підвищене управління та дотримання вимог
M-Files забезпечив централізоване, безпечне середовище для всіх типів контенту — від аналітичних звітів до управлінської документації. Автоматизований контроль версій, тегування метаданих та правила зберігання забезпечили впевнене виконання LHAAC своїх зобов’язань щодо відповідності. Зовнішні аудити стали швидшими та ефективнішими, а доступ лише для читання зменшив навантаження на персонал та підвищив прозорість.
Стратегічні результати
- Скорочення циклу затвердження на >90%
- Повна відповідність стандартам утримання та аудиту державного сектору
- Оцифрування застарілих архівів, покращення доступу та звільнення фізичного простору
- Оптимізована співпраця між розподіленими командами та зовнішніми зацікавленими сторонами
- Рейтинг задоволеності 5/5 від керівництва за зручність використання та вплив
Забезпечення вимірюваного впливу в усій організації
Вплив впровадження M-Files у LHAAC був надзвичайно позитивним. Райан каже про M-Files: «Економія часу та ефективність наших внутрішніх процесів просто фантастичні». Райан оцінив M-Files на 5 з 5 , підкресливши простоту використання та значну ефективність, яку M-Files, як рішення, принесло у щоденну діяльність LHAAC.
«Коли я розглядав M-Files, я очікував, що це буде досить стандартна система управління документами. Виявилося, що це набагато більше. Чесно кажучи, я не розумію, як люди можуть відмовитися від M-Files. Вона просто чудова – я її обожнюю. Дякую, що полегшили мені життя», – підсумував Раян.
Чому M-Files?
M-Files — провідна платформа для автоматизації інтелектуальної роботи. Завдяки платформі M-Files спеціалісти можуть швидше знаходити інформацію, працювати розумніше та досягати більшого. M-Files має інноваційну архітектуру на основі метаданих, вбудований механізм робочого процесу та вдосконалений штучний інтелект. Це дозволяє клієнтам усунути інформаційний хаос, підвищити ефективність процесів, автоматизувати безпеку та відповідність вимогам.
Для отримання додаткової інформації відвідайте сторінку https://litiko.com/
*P.S. Ця стаття переведена для українських читачів з сайту вендора M-Files та представлена як приклад реалізації впровадження цієї платформи.
Компанія LITIKO – є сертифікованим Delivery Партнером в Україні. Звертайтесь до нас з консультацією та впровадженням! Замовити послугу можна, заповнивши форму на сторінці: https://litiko.com/uk/produkty/ecm-sistemi/m-files/