Як ми автоматизували облік договорів з контрагентами для крупного виробника продуктів харчування

Тривалість проекту – 40 робочих днів
Обсяг проекту – близько 300 людино/годин
Кількість працівників підприємства-замовника – 84 людини

Метою звернення юридичного департаменту компанії-виробника до LITIKO було впорядкувати та спростити процес погодження договорів з новими контрагентами, оскільки на підприємстві:

  • складний механізм погодження договорів через особливості його організаційної структури
  • учасники процесу погодження та підписання договору з новим контрагентом не завжди мали доступ до останньої версії шаблону документа
Мета та задачі проекту
  • Ведення єдиної бази шаблонів та зразків договорів
  • Підтримка регламентів погодження договірних документів
  • Контроль виконання зобов’язань за договором
  • Пошук та аналіз комплектів договірних документів
  • Ведення реєстру договорів
  • Формування звітності в різних розрізах
  • Ведення архіву договірних документів
Бізнес-процес До впровадження та Після
Загальна схема бізнес-процесу

Загальна схема погодження договорів з контрагентами виглядає наступним чином:

  • В системі створюється контрагент, якщо з ним ніколи раніше не працювали.
  • Створюється проект договору, який проходить погодження всередині компанії.
  • Проект договору погоджується з контрагентом.
  • Коли всі етапи погодження позаду, слідує затвердження та підписання договору з боку контрагента.
  • Отримання оригіналу договору від контрагента.
  • Виконання та контроль термінів дії договору.

Дану схему бізнес-процесу можна вважати типовою для всіх підприємств. Але в нашому випадку ми вдосконалили блок “Створення контрагента в системі”. Пов’язано це було з тим, що у бізнес-замовника існувала певна процедура перевірки контрагента: служба безпеки підприємства підтверджувала благонадійність контрагента та давала свій висновок про можливість подальшої співпраці з ним.

Схема процесу створення контрагента в Системі

Для створення контрагента в системі розробили окремий бізнес-процес. Майстер дій запускався в тому випадку, коли користувач не знаходив в довіднику контрагентів потрібного та встановлював ознаку “Новий контрагент”.

Запуск майстра дій

Після запуску майстра дій, користувач заповнював необхідні дані та вкладав документи, що підтверджують благонадійність нової компанії, відправляв на розгляд в службу безпеки підприємства та юридичний відділ.

Заповнення даних контрагента
Відправлення контрагента на перевірку
Завдання на перевірку контрагента

Якщо результат перевірки був позитивним, то в системі створювалася картка контрагента (картка компанії), в яку заносили всю відсутню інформацію, в тому числі яка потрібна для формування договору.

Крім того, дані про нового контрагента з системи DIRECTUM передавалися в 1С:Підприємство для того, щоб уже в ній контролювати виконання договору.

Схема процесу обробки договірного документа

Другою особливістю запропонованого впровадження стала розробка матриці погодження договірних документів, аналога якій в стандартному рішенні вендора немає. Даний механізм, в залежності від виду та категорії договору, визначав коло обов’язкових погоджуючих осіб і пов’язував шаблон документа з обраною категорією договору.

Користувач міг додати додаткових погоджуючих, а міг і змінити порядок погодження.

Користувачеві з правами адміністратора була доступна зміна налаштувань по кожній з категорій договору, а також додавання нових категорій договорів зі своїм порядком погодження і шаблоном. Система фіксувала дані зміни та застосовувала нові правила в нових задачах на погодження.

Результати впровадження проекту
  • Прискорення процесу укладення договорів
  • Підвищення внутрішньої безпеки роботи з договірними документами
  • Скорочення випадків втрати договірних документів
  • Контроль виконання договірних зобов’язань
  • Контроль використання затверджених шаблонів договорів
  • Оперативний контроль стану погодження договорів
  • Прискорення підготовки та аналізу інформації за договірними документами в різних розрізах

«Серед особливостей даного проекту можна виділити створення матриці погодження договорів. Ми розробили механізм, який дозволив виявляти на підставі інших даних, введених в систему, маршрут погодження договору, а також надали користувачеві можливість керувати ним», – Інна Хоменко, керівник департаменту проектного бізнесу LITIKO LLC.

Результати

Прискорення процесу укладання договорів

Оперативний контроль стану погодження договорів

Підвищення внутрішньої безпеки роботи з договірними документами

Термін реалізації
40 робочих днів
Команда проекту

Інна Хоменко – Керівник проекту

Наталія Гальченко – бізнес-аналітик

Святослав Романов – провідний розробник по системі DIRECTUM

Зворотній дзвінок

Залиште свій номер телефону і протягом 20 хвилин ми вам передзвонимо

Олександр Хуторной
Директор із розвитку бізнесу LITIKO
Сподобався кейс?
Отримайте консультацію для свого проекту
Зворотній дзвінок

Залиште свій номер телефону і протягом 20 хвилин ми вам передзвонимо

Олександр Хуторной
Директор із розвитку бізнесу LITIKO
Сподобався кейс?
Отримайте консультацію для свого проекту
Хочете дізнатися як прискорити бізнес процеси і отримати X2 продуктивності компанії?
Залиште заявку і фахівець Олександр передзвонить до вас найближчим часом
Задайте питання
менеджер зв'яжеться з вами протягом 20 хвилин