Як ми автоматизували облік договорів з контрагентами для крупного виробника продуктів харчування

Тривалість проекту – 40 робочих днів
Обсяг проекту – близько 300 людино/годин
Кількість працівників підприємства-замовника – 84 людини

Метою звернення юридичного департаменту компанії-виробника до LITIKO було впорядкувати та спростити процес погодження договорів з новими контрагентами, оскільки на підприємстві:

  • складний механізм погодження договорів через особливості його організаційної структури
  • учасники процесу погодження та підписання договору з новим контрагентом не завжди мали доступ до останньої версії шаблону документа
Мета та задачі проекту
  • Ведення єдиної бази шаблонів та зразків договорів
  • Підтримка регламентів погодження договірних документів
  • Контроль виконання зобов’язань за договором
  • Пошук та аналіз комплектів договірних документів
  • Ведення реєстру договорів
  • Формування звітності в різних розрізах
  • Ведення архіву договірних документів
Бізнес-процес До впровадження та Після
Загальна схема бізнес-процесу

Загальна схема погодження договорів з контрагентами виглядає наступним чином:

  • В системі створюється контрагент, якщо з ним ніколи раніше не працювали.
  • Створюється проект договору, який проходить погодження всередині компанії.
  • Проект договору погоджується з контрагентом.
  • Коли всі етапи погодження позаду, слідує затвердження та підписання договору з боку контрагента.
  • Отримання оригіналу договору від контрагента.
  • Виконання та контроль термінів дії договору.

Дану схему бізнес-процесу можна вважати типовою для всіх підприємств. Але в нашому випадку ми вдосконалили блок “Створення контрагента в системі”. Пов’язано це було з тим, що у бізнес-замовника існувала певна процедура перевірки контрагента: служба безпеки підприємства підтверджувала благонадійність контрагента та давала свій висновок про можливість подальшої співпраці з ним.

Схема процесу створення контрагента в Системі

Для створення контрагента в системі розробили окремий бізнес-процес. Майстер дій запускався в тому випадку, коли користувач не знаходив в довіднику контрагентів потрібного та встановлював ознаку “Новий контрагент”.

Запуск майстра дій

Після запуску майстра дій, користувач заповнював необхідні дані та вкладав документи, що підтверджують благонадійність нової компанії, відправляв на розгляд в службу безпеки підприємства та юридичний відділ.

Заповнення даних контрагента
Відправлення контрагента на перевірку
Завдання на перевірку контрагента

Якщо результат перевірки був позитивним, то в системі створювалася картка контрагента (картка компанії), в яку заносили всю відсутню інформацію, в тому числі яка потрібна для формування договору.

Крім того, дані про нового контрагента з системи DIRECTUM передавалися в 1С:Підприємство для того, щоб уже в ній контролювати виконання договору.

Схема процесу обробки договірного документа

Другою особливістю запропонованого впровадження стала розробка матриці погодження договірних документів, аналога якій в стандартному рішенні вендора немає. Даний механізм, в залежності від виду та категорії договору, визначав коло обов’язкових погоджуючих осіб і пов’язував шаблон документа з обраною категорією договору.

Користувач міг додати додаткових погоджуючих, а міг і змінити порядок погодження.

Користувачеві з правами адміністратора була доступна зміна налаштувань по кожній з категорій договору, а також додавання нових категорій договорів зі своїм порядком погодження і шаблоном. Система фіксувала дані зміни та застосовувала нові правила в нових задачах на погодження.

Результати впровадження проекту
  • Прискорення процесу укладення договорів
  • Підвищення внутрішньої безпеки роботи з договірними документами
  • Скорочення випадків втрати договірних документів
  • Контроль виконання договірних зобов’язань
  • Контроль використання затверджених шаблонів договорів
  • Оперативний контроль стану погодження договорів
  • Прискорення підготовки та аналізу інформації за договірними документами в різних розрізах

«Серед особливостей даного проекту можна виділити створення матриці погодження договорів. Ми розробили механізм, який дозволив виявляти на підставі інших даних, введених в систему, маршрут погодження договору, а також надали користувачеві можливість керувати ним», – Інна Хоменко, керівник департаменту проектного бізнесу LITIKO LLC.

Результаты

Прискорення процесу укладання договорів

Оперативний контроль стану погодження договорів

Підвищення внутрішньої безпеки роботи з договірними документами

Срок реализации
40 робочих днів
Команда проекта

Інна Хоменко – Керівник проекту

Наталія Гальченко – бізнес-аналітик

Святослав Романов – провідний розробник по системі DIRECTUM

Зворотній дзвінок

Залиште свій номер телефону і протягом 20 хвилин ми вам передзвонимо

Олександр Хуторной
Директор із розвитку бізнесу LITIKO
Сподобався кейс?
Отримайте консультацію для свого проекту
Зворотній дзвінок

Залиште свій номер телефону і протягом 20 хвилин ми вам передзвонимо

Олександр Хуторной
Директор із розвитку бізнесу LITIKO
Сподобався кейс?
Отримайте консультацію для свого проекту
Cookie.

Ми використовуємо файли cookie для оптимізації швидкості та змісту сайту, персоналізації сервісів та зручності користувачів.

Хочете дізнатися як прискорити бізнес процеси і отримати X2 продуктивності компанії?
Залиште заявку і фахівець Олександр передзвонить до вас найближчим часом
Задайте питання
менеджер зв'яжеться з вами протягом 20 хвилин