Як ми автоматизували облік договорів з контрагентами для крупного виробника продуктів харчування

Тривалість проекту – 40 робочих днів
Обсяг проекту – близько 300 людино/годин
Кількість працівників підприємства-замовника – 84 людини

Метою звернення юридичного департаменту компанії-виробника до LITIKO було впорядкувати та спростити процес погодження договорів з новими контрагентами, оскільки на підприємстві:

  • складний механізм погодження договорів через особливості його організаційної структури
  • учасники процесу погодження та підписання договору з новим контрагентом не завжди мали доступ до останньої версії шаблону документа
Мета та задачі проекту
  • Ведення єдиної бази шаблонів та зразків договорів
  • Підтримка регламентів погодження договірних документів
  • Контроль виконання зобов’язань за договором
  • Пошук та аналіз комплектів договірних документів
  • Ведення реєстру договорів
  • Формування звітності в різних розрізах
  • Ведення архіву договірних документів
Бізнес-процес До впровадження та Після
Загальна схема бізнес-процесу

Загальна схема погодження договорів з контрагентами, запропонована нами, виглядала наступним чином:

  • У системі створюється контрагент, якщо з ним ніколи раніше не працювали.
  • Створюється документ, який проходить погодження всередині компанії.
  • Договір погоджується з контрагентом.
  • Коли всі етапи погодження позаду, слідує затвердження й підписання договору з боку контрагента.
  • Отримання оригіналу документів від контрагента.
  • Виконання та контроль термінів дії договору.

Дану схему бізнес-процесу можна вважати типовою для всіх підприємств. Але в нашому випадку ми запропонували клієнту ще й удосконалити блок “Створення контрагента в системі”. Пов’язано це було з тим, що у бізнес-замовника існувала певна процедура перевірки контрагента, тобто коли служба безпеки підприємства підтверджувала легітимність контрагента nf безпеку угоди з ним.

Схема процесу створення контрагента в Системі

Для створення контрагента в системі розробили окремий бізнес-процес. Майстер дій запускався тільки в тому випадку, коли користувач встановлював ознаку “Новий контрагент”.

Запуск майстра дій

Після запуску майстра дій, користувач заповнював необхідні дані та документи, що підтверджують легітимність нової компанії, відправляв на розгляд в службу безпеки підприємства та юридичний відділ. І тільки після їх погодження та перевірки, відбувалося затвердження та укладення договору з цим контрагентом. Тобто процедурі підписання самого договору передувала процедура погодження роботи з контрагентом.

Заповнення даних контрагента
Відправлення контрагента на перевірку
Завдання на перевірку контрагента

Якщо результат перевірки був позитивним, то в системі створювалася картка контрагента (картка компанії), в яку заносили всю відсутню інформацію, в тому числі яка потрібна для формування договору.

Крім того, дані про нового контрагента з системи DIRECTUM передавалися в 1С:Підприємство для того, щоб уже в ній контролювати виконання договору.

Схема процесу обробки договірного документа

Другою особливістю запропонованого впровадження стала розробка довідника шаблонних договірних документів, а також матриці погодження договорів. Залежно від того, хто з учасників бізнес-замовника укладає договір, коло погодження змінюється. Схема погодження залежала від:

  • контрагента;
  • категорії договору;
  • виду договору.

Матриця погодження договорів не входить в стандартне рішення вендора.

Користувач може додати інших погоджуючих осіб, а може і прибрати. Система зафіксує, що для даного шаблону був змінений регламент погодження, і при повторному його використанні застосує новий набір погоджувальних осіб.

Коли документ надходить на погодження відповідальній особі, то він просто виконує завдання або повертає на доопрацювання та вказує свій результат погодження. Коли документ приходить на затвердження, дії користувача будуть аналогічними.

Результати впровадження проекту
  • Прискорення процесу укладення договорів
  • Підвищення внутрішньої безпеки роботи з договірними документами
  • Скорочення випадків втрати договірних документів
  • Контроль виконання договірних зобов’язань
  • Контроль використання затверджених шаблонів договорів
  • Оперативний контроль стану погодження договорів
  • Прискорення підготовки та аналізу інформації за договірними документами в різних розрізах

«Серед особливостей даного проекту можна виділити створення матриці погодження договорів. Ми розробили механізм, який дозволив виявляти на підставі інших даних, введених в систему, маршрут погодження договору, а також надали користувачеві можливість керувати ним», – Інна Хоменко, керівник департаменту проектного бізнесу LITIKO LLC.

Результати

Прискорення процесу укладання договорів

Оперативний контроль стану погодження договорів

Підвищення внутрішньої безпеки роботи з договірними документами

Термін реалізації
40 робочих днів
Команда проекту
Хоменко Інна
Обратный звонок

Оставьте ваш номер телефона и через 20 минут мы вам перезвоним

Александр Хуторной
Директор по развитию бизнеса LITIKO
Понравился кейс?
Получите консультацию по своему проекту
Зворотній дзвінок

Залиште свій номер телефону і протягом 20 хвилин ми вам передзвонимо

Олександр Хуторной
Директор із розвитку бізнесу LITIKO
Сподобався кейс?
Отримайте консультацію для свого проекту
Хочете дізнатися як прискорити бізнес процеси і отримати X2 продуктивності компанії?
Залиште заявку і фахівець Олександр передзвонить до вас найближчим часом
Задайте питання
менеджер зв'яжеться з вами протягом 20 хвилин