Контроверсійний підхід LITIKO: чому компанія обрала T&M?
У таких сферах ІТ, як, наприклад, автоматизація бізнесу, впровадження сучасних рішень для замовника – не менш складний процес, ніж класична розробка ПЗ. Тож цілком логічно, що й у цій сфері йде вічна суперечка, яку модель роботи клієнта із замовником вибрати. Компанія LITIKO зробила свій остаточний вибір на користь моделі T&M і готова довести правильність саме такого підходу.
Одна проблема, два підходи до вирішення
Представимо умовного «середнього» замовника проєкту з автоматизації бізнесу – відносно велику компанію, яка хоче автоматизувати різноманітні бізнес-процеси – від управлінського обліку та бухгалтерії до документообігу та складського обліку. Сьогодні це можна зробити, використовуючи комплексну BPM-платформу від західного вендора чи української розробки. Наприклад, компанія LITIKO працює з такими відомими платформами, як Creatio, M-Files, Scriptum.
Тобто все управління бізнесом можна зосередити на одній платформі, не розпорошуючись між різними програмами, як було раніше. Однак така комплексна автоматизація, за всіх її вигод, – це складний багатомісячний проєкт. Адже кожен бізнес – унікальний та індивідуальний, а отже, фахівцям підрядника (ІТ-інтегратора) потрібно буде виконати величезну роботу, щоб реалізувати запити замовника у створюваній BPM-системі.
Відповідно, для замовника перше завдання – вибрати ІТ-інтегратора. А далі – розпочинаються переговори щодо ціни та бюджету. Але одночасно – це ще й обговорення того, яку модель реалізації проєкт буде обрано: Fixed-Price або Time and materials.
Пояснимо для тих, хто вперше стикається із цією темою.
Fixed-price – тип контракту і модель ціноутворення, де сума платежу залежить від використаних ресурсів та часу, витраченого підрядником. Інакше кажучи, підрядник змушений брати на себе ризик перевищення видатків, виходу за межі відведеного часу, а також інші ризики.
Time and materials – тип контракту та модель ціноутворення, в якій оплата роботи підрядника визначається на основі часу, та матеріалів, які витрачені працівниками підрядника на виконання роботи, незалежно від того, скільки роботи потрібно для завершення проєкту. T&M зазвичай використовуються в проєктах, де неможливо точно оцінити розмір, або коли є ймовірність, що вимоги змінюватимуться в ході реалізації проєктах.
Безперечно, фіксовані контракти (Fixed-price) – це улюблений сценарій для клієнтів, і на те є вагома причина: підрядник бере на себе повну відповідальність і несе всі ризики. Плюс витрати визначені від самого початку, а отже, можна просто запланувати бюджет та терміни, а далі – прописувати вимоги та чекати, коли у компанії почне працювати нова BPM-система.
Однак у реальному житті все працює інакше. Якщо підрядник має укласти договір на умовах Fixed-price, то він постарається максимально знизити власний ризик, тобто створити для себе «буфер» у вигляді додаткових коштів замовника та надлишкового часу. Найчастіше це відбувається, коли продукт новий або область впровадження є малознайомою.
Якщо врахувати, що в Україні зараз відбувається масштабний перехід із російських BPM-платформ на західні та українські, то можна сказати, що ІТ-інтегратори працюють в умовах великої невизначеності (не забуваємо і про війну, і пов’язані з нею додаткові ризики). Відповідно, оцінка реалізації проекту у разі Fixed-price відображає не лише зусилля, а й потенційні невідомі, які можуть значно збільшити загальну вартість.
Альтернатива цьому є, але тут і від замовника, і від підрядника потрібно проявити характер.
T&M допомагає врахувати всі деталі проєкту: гнучкість для кращого результату
Зваживши всі «за» та «проти» двох підходів, компанія LITIKO ухвалила принципове рішення: перейти від системи впровадження проєктів Fixed-price (її ще іноді називають FixСost) до системи Time and materials (T&M). Це рішення пов’язане з розумінням одного важливого факту: нам в Україні важливо створити зрозуміле, прозоре та цивілізоване середовище реалізації ІТ-проектів. А не діяти за принципом «урвав замовника – а там будь що буде».
Насправді при підході Time and materials вся динаміка змінюється. Прозорість оплати у випадку T&M потребує більшої точності відстеження та оцінки. Тобто замовник отримує можливість значно заощадити – йому не доведеться переплачувати за ризики, які спочатку закладені в проєкту виконавцем. Однак клієнт бере на себе моніторинг ходу реалізації проєкту.
А ще – він змушений відповідальніше підходити до додавання нових вимог до системи, до її реалізації. Тому що замовник бачитиме: будь-яка нова вимога – це нові витрати грошей та часу, які він зазнає. Але в цьому є свої плюси: замовнику доведеться провести ревізію своїх вимог. Тобто не «пхати» в проєкту все поспіль, що спаде на думку, а визначити ключові бізнес-процеси та відкинути непотрібні операції. Власне, так і відбувається аудит бізнес-процесів – коли керівництво компанії замислюється, що потрібно для бізнесу, а що – зайве.
Але повернемося до питання вартості роботи замовника. Є стійкий міф: при підході T&M впровадження BPM-платформи може затягнутися приблизно до нескінченності, а витрати на реалізацію проєкту тільки зростатимуть. Та це не так. T&M забезпечує гнучкий підхід, коли сторони (замовник та ІТ-інтегратор) працюють у режимі постійного діалогу. У будь-якому випадку робота починається з дослідження (так звана Discovery-фаза) та написання технічного завдання.
Саме на цьому етапі стає зрозумілим плановий бюджет всього проекту з автоматизації бізнесу. Також гнучкий підхід дозволяє замовнику врахувати у взаємодії з виконавцем всі необхідні деталі щодо впровадження BPM-системи. Тому що саме в ході Discovery-фази формуються запити замовника. А далі – починається їх реалізація завдяки тій самій гнучкій системі впровадження.
Іншими словами, насправді має місце змішана модель, в якій спочатку укладається невеликий договір на аналіз бізнесу замовника, опис вимог та розробку точного техзавдання. І після цього, коли чітко прописано обсяг робіт та результат, необхідний на виході, сторони підписують контракт безпосередньо на впровадження системи автоматизації.
І ось тут на чашу терезів кладеться найбільша перевага T&M-контрактів – їхня прозорість. Для замовника бюджет та перебіг усіх робіт – абсолютно прозорі, він бачить, як відбувається розрахунок та управління витратами на кожному етапі проекту. Він може змінювати оцінку власних потреб, він бачить, що ІТ-інтегратор працює чесно, не приховуючи складностей, що виникають, не ховаючи витрати в непотрібних діях. Таким чином, якість та бюджет залишаються під контролем замовника.
Трохи практичних порад
Західні експерти з менеджменту, які мають історично більший досвід роботи як з моделлю Fixed-Price, так і з моделлю Time and materials, дають наступні поради щодо створення контракту на T&M:
- чітко визначте очікування
- ведіть докладні записи (облік)
- встановіть реалістичні терміни та бюджет
- замовник та виконавець повинні регулярно спілкуватися
- регулярно надсилайте/запрошуйте рахунки-фактури
- чекайте схвалення перед будь-якими змінами
- проконсультуйтеся з юристом
Згідно з тими ж західними порадами, у кожний контракт T&M має бути включено 10 основних компонентів:
- Обсяг робіт
- Ставки на оплату праці
- Націнка на матеріали
- Накладні витрати
- Графік оплати
- Максимальна кількість робочих годин
- Застереження про неперевищення
- Процедура замовлення на зміну
- Застереження щодо порушення контракту
- Відмова від відповідальності