Ефективна робота з цілями — складний процес для багатьох власників бізнесів.Вирішити проблему можна декількома способами. Про один із них ми розповідаємо в нашій статті.
Цілі компанії, KPI і мотивація персоналу
Система цільового управління являє собою замкнутий контур з основними його елементами: цілі — показники — ефективність. Компанія формує цілі на певний період, відстежує їх досягнення через показники, а потім підвищує ефективність співробітників за рахунок зрозумілої та прозорої системи мотивації.
У компанії в залежності від сфери діяльності може бути безліч цілей:
- збільшення обсягу продажів;
- модернізація виробничого процесу;
- підвищення лояльності клієнтів;
- виведення на ринок нового продукту та інше.
Щоб своєчасно досягти намічених цілей — необхідно відійти від традиційної системи управління і почати працювати по-іншому. Зробити це можна двома способами: мотивувати співробітників, щоб вони самостійно шукали нові підходи вирішення завдань, або ж трансформувати компанію «зверху» — поміняти бізнес-процеси, використавши управлінські важелі.
Кого призначити відповідального за зміни в роботі бізнесу? Відповідь проста — менеджмент, який проведе трансформацію діяльності компанії. Даний спосіб ефективно працює в традиційних компаніях, де є усталені процеси і організаційна структура (а таких на ринку близько 90%).
Постановка цілей компанії
Отже, керівництво стикається з потребою перетворити бізнес в якомусь напрямку і починає формулювати цілі. Тут важливо відзначити: немає «неправильних» цілей. Складно привести приклад, коли менеджмент поставив би настільки невірний курс, що бізнес через рік-два закрився. Однак процес визначення цілей настільки складний і трудомісткий, що нерідко компанії вдаються до допомоги консультантів. Ми пропонуємо метод, що дозволяє керівництву поставити цілі самостійно. Він називається «Формулювання цілей компанії на основі об’єктів управління».
Робота з об’єктами управління
Виробництво, персонал, ресурси, клієнтська база, частка ринку — все це можна віднести до об’єктів управління. У загальному розумінні об’єкт управління — це група процесів, що відбивають певний аспект діяльності компанії. Об’єкти можуть бути проаналізовані та описані простою логічною моделлю в системі х / у в будь-який момент часу. Для того, щоб сформулювати цілі, менеджмент повинен вирішити два основних завдання — виміряти поточний стан об’єктів і визначити бажане (наприклад, кількість цільових клієнтів через півроку має зрости в два рази).
Три правила визначення цілей
-
- Діяльність компанії можна розглянути через призму чотирьох універсальних зрізів: фінанси (структура, обсяг капіталу), клієнти (клієнтська база, сегмент ринку, лояльність), процеси (рівень зрілості, гнучкість, метрики), персонал (кількість співробітників, задоволеність колективу, корпоративна культура, компетенції). Об’єкти управління розташовані всередині зрізів — шукати їх потрібно саме там.
- Мета повинна відображати бажаний стан об’єкта управління.
- Цілі слід ставити конкретні, вимірні, досяжні, актуальні і обмежені за часом (SMART). Це означає, що поточний і бажаний стан об’єкта управління має бути оцифровано.
Варто також пам’ятати, що стратегічних цілей на період не може бути багато: оптимальна кількість п’ять-сім. Їх формулювання вимагає значних емоційних та інтелектуальних зусиль, і дуже залежить від «контексту», тобто конкретної ситуації, яку дозволяють зрозуміти різні методи стратегічного аналізу.
KPI та показники діяльності
Повернемося до замкнутого контуру, а саме до його другої складової — показники. У правилах визначення цілей ми згадали SMART. По суті, це той же KPI — ключовий показник ефективності компанії. Він органічно з’являється з оцифровки поточного та бажаного станів об’єктів управління.
KPI, з одного боку, повинен бути пов’язаний з головними стратегічними цілями компанії, з іншого — з показниками і метриками конкретних процесів. Як зв’язати KPI і показники діяльність компанії? Необхідно поглянути на компанію, як на схему бізнес-процесів.
Бізнес-процес — це багаторазова повторвана логічно пов’язана послідовність дій (завдань), спрямована на створення цінності і / або формування результату. У кожного процесу є показники — результат або цінність, які він формує (наприклад, обсяг продажів — результат процесу продажів), і є метрики, що відображають хід процесу (час циклу, запаси процесу, швидкість потоку, утилізація ресурсів). У кожного процесу є конкретний власник, керівник департаменту, та виконавці.
Якщо уявити компанію, як один високорівневий процес, а потім розкласти його на кілька підпроцесів — з’явиться можливість поєднати «дерево цілей» з «деревом показників» бізнесу. Реалізується це таким чином: керівники департаментів, виходячи із загальної стратегії, ставлять цілі щодо вдосконалення своїх бізнес-процесів і починають їх трансформацію. У компетенції управлінців перебудувати логіку процесів, додати завдання виконавцям, поміняти маршрути руху одиниць потоку. Впливаючи на показники і метрики, керівники будуть підвищувати ефективність не тільки окремих ділянок діяльності, але і KPI компанії в цілому.
Система мотивації
Третя складова контуру — мотивація персоналу. Вона формується виходячи з обсягу цінностей, який створює той чи інший процес, і, відповідно, залежить від сумарного результату роботи по підвищенню показників діяльності.
Оцінити, наскільки успішно виконуються бізнес-процеси, ні керівники, ні співробітники не зможуть без гнучких матриць ефективності. Матриці показують в режимі реального часу, вирішують завдання якісно і за установленим регламентом. Існує безліч варіантів настройки матриць. Все залежить від особливостей процесів та цінності, яку вони приносять компанії.
