Протокол – це інформаційно-аналітичний документ, в якому фіксують перебіг обговорення питань і рішення, ухвалені на зборах, засіданнях, нарадах тощо.
Протокол складають на підставі записів (стенограм, фонограм, відеозаписів), зроблених безпосередньо під час проведення зборів (засідання, наради), та документів, підготовлених заздалегідь, – текстів доповідей, виступів, довідок, повідомлень, проєктів ухвал або рішень, порядку денного, списку запрошених тощо.
За обсягом фіксованих даних протокол буває:
– стислий, в якому зазначають лише питання, що їх обговорюють на зборах (засіданні, нараді), прізвища і власні імена доповідачів та ухвалені рішення;
– повний, що, крім зазначених вище відомостей, містить відредаговані записи виступів усіх доповідачів і учасників обговорення відповідних питань порядку денного;
– стенографічний, у якому весь перебіг зборів (засідання, наради) записано дослівно.
Протокол може бути оформлений на:
– бланку протоколу (у разі запровадження такого бланку в компанії);
– загальному бланку компанії;
– бланку структурного підрозділу компанії (у разі оформлення протоколу зборів (засідання, наради) структурного підрозділу);
– чистих аркушах паперу формату А4.
РЕКВІЗИТИ ПРОТОКОЛУ
Склад, зміст та місце розташування реквізитів протоколу мають відповідати вимогам, встановленим Національним стандартом України «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» (ДСТУ 4163:2020)
Ми підготували для вас зразки різних видів протоколів, оформлених згідно з ДСТУ 4163:2020.
Заповніть форму і ми надішлемо їх вам.
Під час оформлення протоколу потрібно враховувати, що:
- повне найменування компанії зазначають відповідно до статуту або положення про компанію. Під повним найменуванням дозволяється зазначати скорочене у дужках або без них;
- найменування структурного підрозділу компанії зазначають лише у протоколах зборів (засідання, наради) структурного підрозділу;
- назву виду документа – ПРОТОКОЛ, друкують великими літерами напівжирним шрифтом;
- датою протоколу є дата проведення зборів (засідання, наради), а не дата його остаточного оформлення чи підписання. Якщо збори (засідання, нарада) тривали декілька днів, то через тире зазначають дати першого і останнього днів зборів (засідання, наради). Наприклад: 20–21.01.2025, 31.03–01.04.2025;
- реєстраційним індексом протоколу є порядковий номер зборів (засідання, наради) у межах діловодного року, який у компаніях зазвичай збігається з календарним роком. Протоколи виборчих органів та їх постійних комісій, депутатських груп реєструють у межах періоду їх скликання; протоколи закладів освіти, в яких характеризується навчально-виховний процес – у межах навчального року. З кожного нового діловодного року нумерація поновлюється. Наприклад, якщо засідання Правління компанії проводяться раз на місяць, то протягом 2025 року має бути складено й оформлено дванадцять протоколів від № 1 до № 12 включно;
- місцем складення протоколу є населений пункт, де безпосереднє було проведено засідання (збори, нарада), а не населений пункт, в якому фактично зареєстровано компанію, за винятком засідань, проведених у дистанційному форматі;
- заголовок до тексту протоколу має відображати вид заходу – збори, конференція, засідання, нарада тощо, і найменування колегіального органу (правління, колегії, дирекції, ради директорів, наглядової ради тощо) або структурного підрозділу в родовому відмінку та логічно поєднуватися з назвою виду документа. Наприклад: «Протокол загальних зборів учасників товариства», «Протокол оперативної наради у керівника компанії», «Протокол засідання експертної комісії», «Протокол наради працівників інформаційно-аналітичного відділу»;
- текст протоколу складається з двох частин – вступної та основної.
У вступній частині тексту зазначають прізвища, власні імена та посади:
– особи, обраної що головує на зборах (засіданні, нараді), або голови постійно діючого колегіального органу (комісії);
– секретаря;
– інших присутніх постійних членів зборів (засідання, наради);
– запрошених осіб (за наявності);
а також порядок денний.
Після слова «Присутні» спочатку за алфавітом прізвищ зазначають усіх постійних членів, присутніх на зборах (засіданні, нараді), а потім – запрошених осіб. У протоколі загальних зборів трудового колективу або розширеного засідання (наради), де кількість присутніх перевищує 15 осіб, їх склад зазначають кількісно (цифрами та словами), а список із прізвищами додають до протоколу, про що роблять відповідний запис: «Список присутніх додається до протоколу». Наприклад:
Голова – ПРІЗВИЩЕ Власне ім’я
Секретар – ПРІЗВИЩЕ Власне ім’я
Присутні: ПРІЗВИЩА та власні імена в алфавітному порядку прізвищ
Запрошені: ПРІЗВИЩА, власні імена та посади в алфавітному порядку прізвищ
Порядок денний:
- _______________________________ (доповідач – ПРІЗВИЩЕ, власне ім’я, посада).
- _______________________________ (доповідач – ПРІЗВИЩЕ, власне ім’я, посада).
- …
Основна частина тексту протоколу складається з розділів, зміст яких відповідає пунктам порядку денного. Розділи нумерують арабськими цифрами і структурують за схемою: СЛУХАЛИ – ВИСТУПИЛИ – ВИРІШИЛИ (або УХВАЛИЛИ). Слова «СЛУХАЛИ», «ВИСТУПИЛИ», «ВИРІШИЛИ» («УХВАЛИЛИ») друкують без лапок великими літерами без відступу від межі лівого поля аркуша, після них ставлять двокрапку. Нижче слів «СЛУХАЛИ» та «ВИСТУПИЛИ» з абзацу зазначають прізвища та власні імена доповідачів і виступаючих, потім ставлять тире й викладають зміст доповіді від третьої особи однини. Питання до доповідача і його відповіді протоколюють у порядку їх надходження. Якщо текст доповідей, виступів чи повідомлень додають окремо, то після прізвища і власного імені роблять запис: «Текст доповіді (виступу, повідомлення) додається до протоколу». З кожного питання порядку денного приймають рішення, що фіксують нижче слова «ВИРІШИЛИ» або «УХВАЛИЛИ» з абзацу. Рішення, що містять декілька питань, поділяють на пункти, які нумерують арабськими цифрами. У кожному пункті має бути конкретно визначено: кому доручається, що саме та у який термін виконати. Наприклад:
- СЛУХАЛИ:
ПРІЗВИЩЕ Власне ім’я – ……………………………… .
ВИСТУПИЛИ:
ПРІЗВИЩЕ Власне ім’я – ……………………………… .
ПРІЗВИЩЕ Власне ім’я – ……………………………… .
…
ВИРІШИЛИ:
1.1. …………………………………………………………………….
…………………………………………… .
1.2. …
- якщо рішення за кожним пунктом або за окремими пунктами порядку денного приймають шляхом голосування, то у відповідних розділах тексту протоколу перед частиною з рішенням (ухвалою) оформлюють результати голосування із зазначенням кількості голосів «за», «проти» та «утрималися». Якщо хтось із присутніх на зборах (засіданні, нараді) має особливу думку щодо ухваленого рішення, її викладають на окремому аркуші, підписують та додають до протоколу. Наприклад:
ГОЛОСУВАЛИ:
«За» – ___ голосів
«Проти» – ___ голосів
«Утрималися» – ___ голосів
- додатки до протоколу нумерують арабськими цифрами (наприклад, Додаток 1), а у відповідних розділах тексту протоколу роблять посилання на ці додатки: «що додається», «додається до протоколу». При цьому реквізит «Відмітка про наявність додатків» після тексту протоколу не оформлюють;
- протокол підписують головуючий на зборах (засіданні, нараді) або голова постійно діючого колегіального органу (комісії) та секретар зборів (засідання, наради);
• в окремих випадках, якщо це визначено положенням про відповідний колегіальний орган (комісію) або структурний підрозділ компанії, протокол затверджує керівник компанії. В такому разі у протоколі оформлюють гриф затвердження, що складається з таких елементів: слова «ЗАТВЕРДЖУЮ», яке друкують великими літерами без лапок і розділових знаків, назви посади, підпису, власного імені та прізвища керівника, дати затвердження.