Як впровадити СЕД та заощадити десятки тисяч гривень: досвід завода «Насосенергомаш»

Кажуть, що на одному підприємстві електронний документообіг впровадили лише після того, як головний інженер, один із ключових співробітників компанії, зажадав надавати йому документи виключно в електронному вигляді, інакше він звільниться. Хоча правда полягала в іншому. Головний інженер був затятим кофеманом – кожен його день починався з чашки ароматної арабської кави. Але в приймальні директора, поки він очікував підписання документів, секретар пригощала його “поганою” кавою. Втомившись від такого, головний інженер висунув свої вимоги директору підприємства.

Щоб замінити папір цифрою, не потрібно бути шанувальником кави.

Довідка.

“Насосенергомаш” – відомий завод з виробництва насосного обладнання в м.Суми. Обсяг реалізованої продукції в рік в середньому становить півтора мільярда гривень. Колектив – більше 2 300 осіб. Щороку завод демонструє зростання прибутку, експортує свою продукцію в країни ближнього та далекого зарубіжжя, в тому числі Китай, Індію, Німеччину, Казахстан, Білорусь тощо.

Проблема

У такого великого підприємства, як “Насосенергомаш”, складне технічне обладнання і великий виробничий цикл. Із зовнішніми контрагентами і всередині самого підприємства велася велика переписка, а для документообігу використовувалася система т.зв. “розпису” документів.

Документи надходили в канцелярію, де розписувалися по адресатам і виконавцям всередині заводу. Навіть листи з електронної пошти роздруковувалися в декількох примірниках. Керівник особисто вивчав вхідні документи та вирішував: кому зі своїх підлеглих передати для ознайомлення або на виконання. Потім секретарі-кур’єри вручну доставляли паперові документи та листи всім виконавцям, в тому числі і копії. Як результат, співробітник міг отримати документ через 3 доби після його надходження до канцелярії. Сотні людино-годин витрачалися “даремно” – на виготовлення численних копій, доставку й обробку. Особливо багато свого дорогоцінного часу витрачали ТОП-менеджери.

Аналогічна схема використовувалася і для вихідної документації, наприклад, договорів. Спочатку слід було погодити документ з усіма учасниками виробничого циклу – для цього відповідальному співробітнику доводилося годинами чекати в прийомних керівників відділів замість того, щоб працювати на виробництві.

Крім того, на підприємстві застосовувалася схема контролю виконання доручень.
Після чергової наради відповідальним співробітникам ставилися задачі, які вони повинні були виконати, а потім відзвітувати. І знову папір був “головним героєм” робочого процесу: співробітникові видавався бланк доручення. Після виконання поставленої задачі він заповнював даний документ, підписував у керівника, який поставив завдання та здавав бланк до відділу обліку.

З урахуванням того, що в Україні середньостатистична офіційна вартість 1 робочої години становить 75 грн, реальні витрати на документообіг у підприємства обчислювалися сотнями тисяч, а то й мільйонами, гривень!

Задача

Документообіг у паперовому вигляді занадто дорого обходиться компанії, забирає багато часу у керівників і викликає роздратування у співробітників. Але без процесів погодження, резолюцій і дозволів жодне складне виробництво працювати не буде. Основна задача полягала в наступному – як заводу зменшити витрати на документообіг, не відмовляючись від документів як таких.

На старті проекту було потрібно:

  • Перевести в електронний вигляд весь існуючий в компанії документообіг:
    • реєстрація вхідної та вихідної кореспонденції
    • погодження договорів
    • службові записки
    • накази та розпорядження
  • Перевести в електронний вигляд процес видачі та контролю виконання доручень.
Рішення

Було запропоновано запровадити систему електронного документообігу «Directum». Впровадження дозволило в короткі терміни вирішити поставлені задачі при помірних фінансових витратах.

Що знадобилося:

  • Бажання ТОП-менеджера прискорити процеси обробки документів, підвищити контроль виконавської дисципліни співробітників підприємства, припинити викидати гроші на “непотрібний папір”;
  • 4 місяці на впровадження основної частини рішення + 2 місяці, щоб перевести всю систему службових записок в електронний вид;
  • Навчання кожного співробітника підприємства, як користуватися системою Directum RX.

Вартість рішення, як і сам процес впровадження були цілком прийнятні для заводу. Труднощі впровадження виникали швидше через психологічну неготовність деяких співробітників прийняти щось нове:

  • багато хто боявся, що з системою електронного документообігу буде незручно працювати, побоювалися помилок;
  • частина співробітників елементарно не вміли користуватися комп’ютером.
Підсумок впровадження DIRECTUM
  • Понад 700 користувачів активно використовує систему електронного документообігу для виконання своїх щоденних задач;
  • Кожен співробітник навчався роботі з Directum по каскадній системі, коли співробітники, які пройшли навчання, навчали інших співробітників, а ті в свою чергу наступних. Крім того була підготовлена група розробників системи Directum з числа ІТ-фахівців підприємства, що дозволило компанії адаптувати систему під специфіку своїх бізнес-процесів.
  • Співробітник або керівник може відстежувати всі статистичні дані по роботі з будь-яким документом в системі: коли відкривали документ, скільки часу з ним працювали, коли були внесені зміни, коли і кому передали його далі та інші атрибути.
Вигоди
  • Раціональне використання співробітниками свого робочого часу
  • Оптимізація та прискорення процесу обробки всіх документів підприємства
  • Усунення ризику втрати документа
  • Повний контроль над процесом обробки будь-якого документа: користувач може відстежити, на якій стадії знаходиться документ в даний момент часу, де були затримки по його обробці
  • Створення електронного архіву всієї документації підприємства з можливостями практично моментального пошуку потрібного документа

Завдяки електронній системі видачі доручень і контролю за їх виконанням істотно підвищився рівень виконавської дисципліни на підприємстві.

Додаткові рішення, які прискорили впровадження системи

Гендиректор підприємства зробив перший, найважливіший крок: оголосив співробітникам, що обробка всієї вхідної та вихідної кореспонденції відбуватиметься виключно в електронному вигляді. Документи в паперовому вигляді більше не приймаються. Крім того, він і сам почав працювати за новою методикою.

Після цього процес переходу до електронних документів підтримали керівники всіх підрозділів заводу.

  • Був застосований наступний спосіб навчання:
    • LITIKO навчило невелику групу консультантів і програмістів заводу.
    • Далі консультанти провели початкове навчання всіх відповідальних співробітників, які мали працювати з системою.
  • Через деякий час стартував другий етап навчання:
    • 2 години 2 рази на тиждень в навчальному класі заводу знаходився співробітник ІТ-служби, який консультував співробітників по всім питанням роботи з Directum.

Через місяць співробітники перестали ставити питання щодо роботи системи.

У приймальних можна змінити не тільки каву, але і всю систему документообігу підприємства. На зекономлені від впровадження кошти купіть цілий кавовий завод і радуйте себе та своїх співробітників комфортною роботою з документами в кріслі з чашкою ароматної арабіки!

LITIKO і «Directum» завжди допоможуть побудувати бізнес зі смаком комфорту!

Дізнавайтесь про новий контент першими
Підписуйтесь на розсилку нових матеріалів блогу поштою
Обратный звонок

Оставьте ваш номер телефона и через 20 минут мы вам перезвоним

Зворотній дзвінок

Залиште свій номер телефону і протягом 20 хвилин ми вам передзвонимо

Хочете дізнатися як прискорити бізнес процеси і отримати X2 продуктивності компанії?
Залиште заявку і фахівець Олександр передзвонить до вас найближчим часом