Підприємство «Аратта Інвест»

Колектив ТОВ «Аратта Інвест» працює з 2003 року.

Діяльність підприємства спрямована на масове виробництво молотових та пресових поковок. «Аратта Інвест» виготовляє поковки за кресленнями, які їм надає замовник. Маса поковок коливається від 50 кг до 7 тонн.

У першу чергу, на підприємстві концентрують свою увагу на якості продукції, що повністю відповідає ГОСТам. Тут працює лише висококваліфікований персонал, що дозволяє підприємству гарантувати найвищі якісні характеристики кожної одиниці продукції.

Продукція «Аратта Інвест» зарекомендувала себе не лише на внутрішньому ринку України, а й за її межами. Поковки, що випускаються, користуються попитом також у країнах ближнього і далекого зарубіжжя.

Досвід компанії

Компанія «Аратта Інвест» має великий досвід використання систем автоматизації. Ще до 2018 року команда скористалася системою Directum. У 2018 році придбали новішу версію системи – Directum RX. Був налаштований стандартний функціонал системи Directum RX у хмарі вендора. Перший рік оновленою системою практично не скористалися. Потім почали потроху використовувати, було навчено секретаря, почали вносити вхідну та вихідну документацію.

Технічне обслуговування здійснювала компанія-вендор. Але його якість не влаштовувало керівництво, оскільки питання вирішувалися довго, виникали збої та проблеми. У компанії фахівця по системі не було, тому керівництву компанії доводилося часто займатися адмініструванням системи самостійно.

При цьому були некоректно налаштовані права користувачам: одні документи не були доступні користувачам, яким потрібно було з ними працювати, а конфіденційна інформація могла потрапити до широкого кола осіб компанії.

Користувачі системи стикалися зі складнощами у використанні системи: не могли самостійно редагувати та реєструвати документи; документи (вхідні/вихідні листи, заявки, специфікації) створювалися та заповнювалися вручну на комп’ютерах під кожний контакт із клієнтом чи партнером компанії. Це значно уповільнювало роботу та призводило до помилок, пов’язаних із людським фактором.

Постала задача в якісному обслуговуванні та технічній підтримці системи. Вендор запропонував компанію LITIKO як офіційного представника. І з листопада 2021 року розпочалося співробітництво компаній «Аратта Інвест» та LITIKO з технічної підтримки існуючої системи в компанії.

Процеси та проведені роботи
Модулі, що використовуються в системі:
  1. Діловодство: вхідні та вихідні листи
  2. Документообіг (договори, сертифікати, додатки тощо)
Які роботи потрібно було виконати:
  1. Підключення нових користувачів та розподіл прав доступу, ролі, групи
  2. Перехід з російської хмари вендора на свій сервер
  3. Розширення області використання системи (налаштування шаблонів, карток документів, листів), налаштування системи під запити та вимоги компанії (зовнішній вигляд, процеси)
Проведені роботи:

Технічний супровід та підтримка. Адміністрація системи.

  • додати/прибрати користувача;
  • призначення прав та ролей новим та існуючим користувачам для коректного доступу до документів;
  • налаштування спільних папок документів усіх співробітників (для швидкого доступу до певних документів);
  • додавання нових видів документів, нових журналів реєстрації тощо

Перенесення системи з хмари.

Для незалежної роботи системи керівництвом «Аратта Інвест» було ухвалено рішення про перехід із хмари вендора на свій сервер. Для цього співробітники LITIKO провели перенесення системи та міграцію даних.

Після переходу системи з російської хмари необхідно було зробити українську локалізацію системи: зміну та додавання полів документів відповідно до вимог українського законодавства; перенесення даних, внесених раніше; очищення системи від вітчизняних каталогів (міста, банки, області); інтеграція із українськими банками; коригування довідників.

Роботи з розширення функціоналу.

  • Налаштовано правила та процеси погодження різних документів (в т.ч. вхідних та вихідних договорів.
  • Створено шаблони документів для автоматичного заповнення реквізитів та необхідних полів (контрагент, номери договорів, адреси, дата, реєстраційний номер тощо)
  • Внесено зміни до зовнішнього вигляду системи (додані/змінені різні кнопки, поля тощо)
  • Проведено точкове навчання ключових співробітників роботі в системі за основним та новим функціоналом
Підсумки роботи

Результатом спільної роботи «Аратта Інвест» та LITIKO стала актуалізована система, якою стали активно користуватися співробітники компанії. Команда LITIKO продовжує надавати технічний супровід та адміністрування системи, виконуючи різні задачі від замовника.

На даний момент отримано такі результати:
  1. Проходить оперативніше погодження питань за договорами за рахунок підключення до системи всіх необхідних для погодження фахівців.
  2. Вся вхідна та вихідна документація зареєстрована в системі.
  3. Створено шаблони карток підприємств (партнерів та клієнтів) та шаблони документів для більш оперативного заповнення документів. Тим самим зменшується час, необхідний на створення, погодження та надсилання документів.
  4. Систему переведено з хмари вендора на сервер компанії, що дає компанії незалежність у кастомізації системи та безпеку даних.
  5. Реєстрація, збереження, оформлення документів проходять у системі, що забезпечує оперативний доступ до необхідних документів.
  6. З’явилася можливість швидкого погодження, призначення задач, колективної роботи з документами.
  7. Оптимізовано кількість персоналу.
  8. Весь персонал став залучений до використання системи.
  9. Навчання нових співробітників проводиться самостійно командою компанії.
  10. Швидка обробка запитів щодо технічної підтримки.