DIRECTUM 5.6: корисні рішення для комфортної роботи

Наскрізні процеси холдингу – через різні класи систем
Великі компанії мають складну організаційну структуру з тисячами співробітників. Система DIRECTUM допомагає налагодити стабільну і ефективну взаємодію між компаніями холдингу. Для організації наскрізних бізнес-процесів усередині групи використовується механізм межсистемного взаємодії (DCI).

Тепер до DCI можна підключати різні інсталяції DIRECTUM (починаючи з версії 5.4) та інші класи системи (ERP, CRM та ін.). Для цього був розроблений універсальний шаблон адаптера, на основі якого створюються адаптери до кожної нової підключеної системи. А якщо в компанії вже використовується корпоративна шина даних для взаємодії між системами, то її також можна використовувати в зв’язці з механізмами DCI.

Розроблено веб-інтерфейс моніторингу міжсистемних процесів, що спрощує і прискорює усунення проблем або помилок адміністратором.

Міжкорпоративний обмін документами, не виходячи з системи
Процес міжкорпоративного обміну часто виглядає складним для користувача: необхідно переходити з ERP / СЕД в сервіс обміну і навпаки, дотримуватися регламенту та правильної послідовності процедур. У DIRECTUM процес обміну зрозумілий і не вимагає зайвих дій. Завдяки готовим коннекторам до сервісів ЕДО та облікових систем всі рішення максимально інтегровані, а сам користувач працює тільки в інтерфейсі ECM-системи.

Папки з додатковими колонками і діями допоможуть організувати реєстри документів для масової обробки: розгляду, узгодження, підписання. Співробітникові досить впорядкувати і відфільтрувати список і потім вибрати дію, наприклад, підписання. В результаті всі відібрані документи будуть підписані. Інтерфейс реєстру схожий з зовнішнім виглядом облікової системи, тому буде звичний для бухгалтерів.

Зовнішній вигляд штампа електронного підпису став більш інформативним. Часто податкові органи вимагають докласти до електронного документа в форматі XML його PDF-копію з інформацією про підписи. У новому штампі містяться дані про підписантів, сертифікатах і дату підписання, а також повідомляється про достовірність підпису і сервісі обміну.

Інтелект в ECM знижує кількість рутинних операцій
Завдання сучасних ECM-систем – не просто управляти контентом і взаємодією, а створювати комфортне середовище для роботи користувачів, наскільки це можливо. Компанія DIRECTUM зробила черговий крок у цьому напрямку. У квітні вперше було представлено рішення DIRECTUM Ario – набір інтелектуальних сервісів, що знижують кількість рутинних операцій.

Потік вхідних документів тепер розподіляється автоматично за видами, журналам реєстрації і відповідальним. Таким чином, рішення виключає ручні операції на цьому етапі.

Реєстрація документів також стала ще простіше. DIRECTUM Ario розпізнає реквізити документа, витягує їх і заповнює реєстраційну картку. Для кожного типу документів, як структурованих, так і неструктурованих (договорів, листів), правила пошуку і вилучення реквізитів настроюються індивідуально.

Автоматизовано створення доручень з протоколу наради. Як правило, тексти доручень набираються вручну на основі зустрічі. Якщо наради проводяться регулярно і видається не одне-два доручення, а цілий перелік, то на підготовку завдань йде багато часу. З DIRECTUM 5.6 секретарю потрібно тільки заповнити протокол за заданим форматом і натиснути одну кнопку. Система сама створить доручення, залишається їх перевірити і відправити в роботу.

DIRECTUM Solo: зручна і безпечна мобільна робота з корпоративною інформацією
Найчастіше щоб топ-менеджер почав розглядати документи в ECM-системі, йому потрібно надати інструменти роботи рівня комфорту «як з паперовим документом і ручкою». Це критично важливий аспект реального переходу до повністю електронних бізнес-процесів усередині компанії – і приклад для розвитку мобільних рішень DIRECTUM.

Тепер є винесення резолюцій по документах в графічному вигляді, наприклад, за допомогою стилуса, або в друкованому вигляді. Помічник отримує резолюцію у вигляді PDF-документа і видає на її основі доручення співробітникам.

Можлива одночасна робота з різними системами DIRECTUM для контролю бізнес-процесів в незалежних філіях компанії з одного пристрою керівника.

Велику увагу приділено забезпеченню мобільного безпеки при роботі з корпоративною інформацією. При втраті планшета адміністратор зможе видалити всі конфіденційні дані, що залишилися на пристрої в DIRECTUM Solo. Крім того, можна повністю заборонити працювати в додатку з певними видами інформації, наприклад, персональними даними або комерційною таємницею.

Інші новинки версії
Веб-клієнт з «коробки» тепер включає модуль «Фінансовий архів». З його допомогою автоматизується повний цикл роботи з первинними обліковими документами: створення, узгодження, підписання, відправка контрагенту, зберігання і підготовка до податкових перевірок.

З’явилися обкладинки веб-модулів з усіма доступними для користувача сценаріями. Крім того, співробітник може налаштувати інтерфейс під свої робочі функції – на панелі дій з’являться потрібні кнопки, а в дереві папок відобразяться посилання на часто використовувані компоненти.

Підвищилися показники швидкодії системи, щоб швидкість відгуку на дії була мінімальною, навіть при великій кількості одночасних користувачів:

  • Повнотекстові пошукові запити тепер виконуються швидше, завдяки новій масштабуємій службі пошуку. Якщо в системі DIRECTUM працюють тисячі користувачів і обсяги інформації, що зберігаються величезні, то на сервери компанії встановлюється кілька примірників служби, і запити від користувачів розпаралелювати. Крім цього, помітно підвищилася релевантність результатів пошуку.
  • Прискорена робота коннектора до 1С. Тепер завантаження і вивантаження даних з DIRECTUM виконуються в 2,5-3 рази швидше.
  • При масовому оновленні користувальницьких місць зростає навантаження на корпоративну локальну мережу, тому розмір програми установки був зменшений в 6 разів. А нові інструменти моніторингу поновлення клієнтських місць дозволяють адміністратору повністю контролювати процес.

Поліпшено механізми роботи зі штампами часу. Вони підтверджують, що в певний момент часу ЕП існувала і була достовірною, навіть якщо пізніше сертифікат був відкликаний. Для установки і перевірки штампів часу тепер не потрібно встановлювати на робочі місця додаткове платне ПО, це значно скоротить витрати на організацію роботи з ЕП.

З’явилася можливість програмно встановлювати ЕП в форматах CAdES-XL та CAdES-А, які забезпечують юридичну значимість документів при тривалому зберіганні. На базі цього механізму компанія випустила нове рішення «Довготривалий Архів», призначене для централізованого зберігання електронних і паперових документів компанії з забезпеченням їх юридичної значимості.

* * *

Завдання сучасних компаній вже вийшли за рамки традиційних систем електронного документообігу. Щільна взаємодія всіх підрозділів, безпаперовий обмін з контрагентами, стабільна віддалена робота – DIRECTUM пропонує для цього зручні механізми, продумані і опрацьовані до дрібниць.

Більш того, поки ринок і замовники тільки придивляються до деяких технологій, в DIRECTUM вони вже реалізуються. Інтелектуальні сервіси в ECM, довготривалий архів електронних документів із забезпеченням юридичної значимості – все це може бути застосовано і доступно вже сьогодні.

Зворотній дзвінок

Залиште свій номер телефону і через 20 хвилин ми вам передзвонимо