Відрядження та авансові звіти

Створення та узгодження заявок на відрядження, автоматичне формування наказу. Підготовка та узгодження звітів за авансовими виплатами в цифровому форматі на підставі електронних квитків, чеків або фото паперових підтверджуючих документів.

Вам знайомі ці проблеми?

Довге погодження відрядження бюджету

Труднощі з оформленням відрядження без доступу до комп'ютера

Витратна логістика: придбання квитків, бронювання готелю

Рутинний процес звітності по відрядженню

Рішення

Ми розглядаємо відрядження як єдиний бізнес-процес – від створення заявки в оформлення звіту про поїздку. LITIKO LLC повністю автоматизує його виконання, забезпечуючи комунікацію між департаментами компаній і призначаючи завдання на роботів.

BPMS (Business Process Management System)

Клас корпоративних систем, призначених для управління бізнес-процесами підприємства

Забезпечення юридичної значимості електронних авансових звітів

Швидке регламентоване погодження відрядження

Заявка на відрядження створюється в кілька кліків в системі, можна вказати відразу декілька пунктів призначення.
Прямо в заявці можна запросити придбання квитків або позначити, що поїздка планується на особистому автотранспорті.
Погодження ведеться в рамках задачі по налаштованому маршруту з чіткими термінами та відповідальними, як передбачено регламентом компанії.
При неточності, допущені в оформленні, відповідальні особи можуть відправити заявку на доопрацювання ініціатору.
Як тільки заявку погодять всі відповідальні, система автоматично формує наказ про відрядження на основі даних з заявки. Керівнику залишається підписати наказ з використанням електронного підпису (ЕП), а бухгалтерії — перерахувати аванс.

Коректність вилучення реквізитів із документа більше 90%

Підготовка авансового звіту мінімальними зусиллями працівника

Картка авансового звіту (АЗ) в системі формується автоматично після перерахування коштів працівникові, що відправляється у відрядження.
Документи, що підтверджують витрати (електронні квитки, чеки, скан-образи або фото накладних, квитанцій), відправляються на спеціальну адресу електронної пошти організації, звідки підхоплюються інтелектуальними сервісами (роботами RPA) і направляються в систему.
За допомогою інтелектуальних сервісів (роботів RPA) також витягуються дані з чеків і квитків, а потім автоматично заносяться до табличної частини картки звіту.
Картку АЗ та коректність наданої інформації перевіряє співробітник і погоджує керівник.
Електронний авансовий звіт формується автоматично на основі даних в картці. Співробітникові залишається підписати АЗ та передати паперові оригінали документів в бухгалтерію.

Ризик втрати документів зводиться до мінімуму

Легка вигрузка документів для податкової перевірки

Всі авансові звіти зберігаються в єдиному реєстрі в системі, доступ до них обмежується налаштованими правами користувачів.
По заданих параметрах в системі можна швидко знайти та вигрузити архів зі звітними документами для податкових та аудиторських перевірок.
АЗ вигружаються відповідно до вимог контролюючих органів: разом з файлами підсиленими кваліфікованим ЕП (КЕП) і супровідними документами. Крім того, на звіті стоїть штамп з інформацією про ЕП. Якщо АЗ підписується простим ЕП, то вивантажується тільки документ зі штампом.

Результати впровадження

75%

Скорочення часу на процес відрядження

2 хв.

Витрачає співробітник на оформлення відрядження

40%

Скорочення прямих витрат на процес відрядження

Середній показник в компаніях, де LITIKO LLC впроваджено рішення Відрядження та авансові звіти

Використовуйте омніканальность у відрядженнях

Запускайте процес відрядження через будь-який зручний канал — браузер, смартфон, месенджер або нативний додаток. Наприклад, напишіть чатботу повідомлення про те, що планується поїздка. Або зателефонуйте голосовому роботу, який розпитає вас про всі необхідні деталі та запустить процес підготовки відрядження.

Робота з будь-яким пристроєм

Запускайте процес навіть якщо ви вже у відрядженні, перебуваєте в дорозі або просто далеко від комп'ютера.

Природне спілкування

Не потрібно вивчати типові команди. Текстові та голосові роботи працюють як звичайні оператори — вони зафіксують всю інформацію та запустять процес.

В будь-який час

Робот не лягає спати та немає вихідних. Ви можете запустити процес навіть в самий непідходящий момент часу.

Робота в улюбленому додатку

Рішення підтримує популярні месенджери та асистенти: Вконтакте, Telegram, Аліса, Facebook Messenger, Google Assistant.

Процес запуску відрядження на прикладі платформи Elma

Відчуйте ефект від впровадження

Користуйтесь повноцінною системою управління відрядженнями. Яка гнучко інтегрується з усіма корпоративними обліковими системами, що дає можливість швидко збирати і аналізувати всі дані з витрат на відрядження та вбудувати відрядження в наскрізний процес комерційної діяльності компанії.

Ефективніше

Удосконалюється управління відрядженнями співробітників. Звіти по видатках у відрядженнях оформляються в автоматичному режимі. Фахівці більше не займаються рутиною.

Швидше

Організація відрядження займає помітно менший проміжок часу, погодження документів та розрахунок логістики відбувається за лічені хвилини. Термін звіту за витратами на відрядження не порушується.

Дешевше

Рішення дозволяє економити дороговартісні ресурси офіс-менеджерів, керівників та співробітників. Завдяки автоматизації обліку витрат на відрядження економиться час бухгалтерії.

Прозоріше

Автоматизується облік витрат та їх проводка. Всі документи на витрати у відрядженні зберігаються в єдиній системі.

Примеры внедрения

Построена система ведения управленческого учета, которая позволила с разных сторон анализировать финансовые результаты деятельности компании, доходность направлений деятельности. Созданы и автоматизированны три основных финансовых отчета: P&L, Cashflow, Balance. Установлена CRM система для ведения продаж и проектов. Она позволила выстроить коммуникации с внешними контрагентами и между сотрудниками, назначить конкретного ответственного за каждый процесс внутри компании, наладить управление проектами и планирования концертной деятельности. В результате внедрения клиент получил единую интегрированную среду, в которой работают все его подразделения. Появилась четкая картина любого проекта — от первых переговоров, распределения ответственности и задач, к пониманию того, что включает учет доходов и расходов того или иного проекта.

Доработали компоненты учета МСФО на базе системы «1С: Предприятие» конфигурации «Управление производственным предприятием». Работу осуществляли в несколько этапов, в рамках которых реализовали: доработку механизма элиминации внутригрупповых операций, мапинг и трансляцию МСФО, доработку документа (отчета) «База продаж». Это позволило сократить время формирования финансовой отчетности, уменьшить количество рутинных операций по возведению данных, а также снизить риск возникновения ошибок, вызванных «ручной» обработкой данных.

В результате внедрения компания дополнительно стала получать по несколько миллионов гривен прибыли каждый месяц за счет экономии рабочего времени сотрудников, повышения производительности труда и сокращения производственного цикла — повышение скорости прохождения всей документации внутри предприятия.

Данный инструмент позволил клиенту моделировать и автоматизировать выполнение бизнес-процессов, проводить их мониторинг и глубокий анализ, выявлять и устранять проблемные места. В результате внедрения компания повысила свою операционную эффективность, обеспечила эффективное взаимодействие своих подразделений, минимизировала влияние человеческого фактора на рабочий процесс, исключив тем самым потери важной информации.

Попередній

Далі