Система електронного документообігу (СЕД) – це система, що дозволяє організувати й автоматизувати роботу з електронними документами на протязі всього їх життєвого циклу. Електронний документообіг – це єдиний механізм по роботі з документами, представленими в електронному вигляді, з реалізацією концепції «безпаперового діловодства».

До складу системи Directum входить більше 40 модулів і технічних рішень
які вирішують завдання з документообігу в різних сферах діяльності
Управління електронними документами
Управління договорами
Управління взаємодією з клієнтами
Управління діловими процесами
Канцелярія
Управління показниками ефективності

На базі модулів і технічних рішень в Litiko розроблені більше 20 бізнес-рішень – готових до впровадження під ключ коробкових продуктів. У бізнес-рішення входить ПО, методична підтримка, бізнес-консалтинг, впровадження, навчання, розрахунок ефекту від автоматизації.

  • Переваги
  • Можливості
  • Ефект
  • Архітектура
  • Хмарний DirectumRX

В основі переваг системи DIRECTUM лежить розуміння потреб клієнтів. Продумана ідеологія системи вдало поєднує в собі широку функціональність і прості принципи роботи.

  • Орієнтація на підвищення ефективності роботи всіх співробітників і організації в цілому, а не тільки служб діловодства.
  • Розвинуте управління контентом з повноцінною підтримкою життєвого циклу, введення документів з різних джерел, перетворенням і зберіганням документів в різних форматах.
  • Наявність засоби, що спрощує ідентифікацію і пошук паперових документів.
  • Наявність бізнес-орієнтованого механізму workflow і редактора схем типових маршрутів, що дозволяє моделювати складні бізнес-процеси на основі набору готових блоків, які розширюються.
  • Можливість створення і управління в єдиній системі сховищами документів практично необмеженого обсягу для різного виду контенту протягом всього життєвого циклу документів.
  • Розширена функціональність системи завдяки наявності модулів Управління нарадами, Управління договорами і Управління взаємодією з клієнтами.
  • Розширена реалізація механізму електронного цифрового підпису (ЕЦП) для переходу на електронний документообіг, в тому числі з використанням сертифікованих засобів криптографічного захисту.
  • Наявність відпрацьованої технології впровадження електронного документообігу в різних організаціях і бібліотеки готових рішень.
  • Можливість організації територіально розподіленої роботи в режимі «off-line» з підтримкою ієрархічної структури серверів.
  • Наявність двох способів роботи користувачів з системою: через desktop-клієнта (повноцінний Windows-інтерфейс) і через веб-клієнта (за допомогою веб-браузера).
  • Можливість організації обміну електронними документами з ЕЦП між різними організаціями, навіть якщо вони використовують різні системи документообігу або не використовують їх взагалі.
  • Висока масштабованість системи, що забезпечує роботу тисяч користувачів і зберігання мільйонів різних документів.
  • Наявність розвиненого інструментарію (IS-Builder), що дозволяє швидко адаптувати систему, інтегрувати її з іншими системами, а також власними силами модифікувати з урахуванням розвитку організації.
  • Відповідність стандартам і нормам діловодства і управління.
Система DIRECTUM забезпечує ефективну організацію і контроль ділових процесів на основі workflow: узгодження документів, обробка складних замовлень, підготовка і проведення нарад, підтримка циклу продажів і інших процесів взаємодії.
На базі системи DIRECTUM розробляється широкий набір бізнес-рішень, спрямованих на вирішення бізнес-завдань з певним бізнес-ефектом. 

Рішення описаних завдань забезпечують модулі системи DIRECTUM:

  • Управління електронними документами. Створення і зберігання різних неструктурованих документів (тексти Microsoft Word, таблиці Microsoft Excel, схеми Microsoft Visio, малюнки CorelDraw, відео та ін.); розширена підтримка версій документів та електронного цифрового підпису (ЕЦП); структурування документів по папках; призначення прав доступу на документи; історія роботи з документами; повнотекстовий і атрибутивний пошук документів.
  • Управління бізнес-процесами. Підтримка процесів узгодження і обробки документів на всіх стадіях життєвого циклу (docflow); видача електронних завдань і контроль їх виконання; взаємодія між співробітниками в ході бізнес-процесів; підтримка вільних і жорстких маршрутів; багаті бібліотеки блоків, які розширюються для формування маршрутів (workflow).
  • Управління договорами. Організація процесу узгодження і реєстрації договорів і супутніх документів, а також оперативної роботи з ними (пошук, аналіз, редагування і т.д.).
  • Управління нарадами. Організація підготовки і проведення нарад (узгодження місця і часу, складу учасників, порядку); формування та надання протоколу; контроль виконання рішень наради.
  • Управління взаємодією з клієнтами. Ведення єдиної бази організацій і контактних осіб; ведення історії зустрічей, дзвінків і листування з клієнтами; супровід процесу продажів відповідно до регламентованих стадій; планування маркетингових заходів; аналіз ефективності продажів і маркетингових впливів.
  • Канцелярія. Реєстрація паперових документів, ведення номенклатури справ з гнучкими правилами нумерації, розсилка і контроль місцезнаходження паперових документів, організація обміну електронними документами з ЕЦП із іншими організаціями.
  • Звернення громадян та організацій. Організація роботи зі зверненнями громадян в державних організаціях і на великих підприємствах.
  • Управління показниками ефективності. Оперативний контроль і аналіз бізнес-процесів підприємства за ключовими показниками ефективності з підтримкою збалансованої системи показників (BSC).

Можливості системи істотно розширюються завдяки компонентам:

  • Предметно-орієнтований інструмент розробки IS-Builder. Розробка і модифікація системи DIRECTUM, вбудована мову програмування ISBL, інтеграція з іншими системами.
  • Служби взаємодії систем DIRECTUM (DIRECTUM Intersystem Cooperation Services). Забезпечення наскрізних процесів, передачі документів з ЕЦП та обміну даними між незалежними системами DIRECTUM.
  • Служба файлових сховищ (DIRECTUM Storage Services). Управління довготривалим і архівним збереженням великого обсягу документів, в тому числі мультимедійних файлів, настройка політик переміщення даних по сховищам.
  • Служби введення документів (DIRECTUM Capture Services). Масове введення документів в DIRECTUM з різних джерел (сканери, багатофункціональні пристрої, файлова система, факси, електронна пошта і т.д.).
  • Служби перетворення документів (DIRECTUM Transformation Services). Перетворення документів в інші формати, витяг з документів корисної інформації.
  • Набір засобів інтеграції (DIRECTUM Integration Toolset). Легка інтеграція з ERP-системами: двостороння синхронізація довідників, включення об'єктів системи в workflow, робота з документами із ERP-системи.
  • Сервер веб-доступу. Робота з електронними документами, задачами і завданнями через веб-браузер.
  • Розширення для SharePoint. Набір готових веб-частин і інтеграційних механізмів, що забезпечують доступ до даних DIRECTUM з порталу на базі Microsoft SharePoint.
  • Швидка ідентифікація документа DIRECTUM RapID. Маркування документа штрих-кодом і швидкий пошук електронного документа по його паперовій копії.
  • Сервер реплікації. Створення ієрархічної системи розподілених систем, які обмінюються даними в режимі off-line, що налаштовують склад даних, які реплікуються.
  • DIRECTUM OverDoc. Безкоштовна програма, дозволяє організувати роботу з електронними документами з ЕЦП без системи, і обмінюватися документами між організаціями.
  • Забезпечення прозорості бізнес-процесів. Система DIRECTUM дозволяє оперативно відслідковувати етапи виконання бізнес-процесів, що робить всю діяльність компанії абсолютно прозорою і контрольованою. Крім того, бізнес-орієнтований механізм workflow включає в себе всі необхідні засоби для налаштування процесів будь-якої складності. Бізнес-процеси налаштовуються силами бізнес-аналітика без залучення додаткових фахівців (програмістів). Система стає потужним інструментом бізнес-аналітика і дозволяє підвищити ефективність роботи організації..
  • Підвищення виконавської дисципліни. За статистикою 20% отриманих завдань не виконуються відповідальними за них працівниками. Надаючи повний контроль всіх етапів робіт для керівництва, система DIRECTUM безпосередньо впливає на виконавську дисципліну працівників. Використовуючи можливості системи, керівник може бути впевнений в тому, що поставлені перед співробітниками завдання не будуть забуті або не виконані. У міру необхідності (в кінці робочого дня, робочого тижня, місяця) будуються звіти із зазначенням прострочених завдань. На основі звітів керівник ініціює заходи щодо аналізу причин, виправлення негативних наслідків, вироблення заходів для недопущення повторення ситуації. Зібравши детальну інформацію (на основі фактів) по співробітнику або підрозділу, керівник може застосовувати відповідні коригувальні заходи або дії.
  • Скорочення витрат часу керівників і співробітників. Використання системи DIRECTUM скорочує тимчасові витрати практично на всі рутинні операції з документами (створення, пошук, узгодження і т.д.). Завдяки цьому у співробітників вивільняється час для виконання ключових робіт, що дають велику віддачу для підприємства. Крім того, відбувається прискорення документообігу і, як наслідок, всіх процесів в організації.
  • Виключення витоку інформації. Витік конфіденційної інформації може спричинити за собою мільйонні збитки організації. На відміну від традиційного «паперового» документообігу, система DIRECTUM забезпечує доступ до документів строго відповідно за призначеними правами користувачів. Тексти документів можуть бути додатково зашифровані за допомогою паролів, або цифрових сертифікатів. Всі дії, вироблені користувачем над документом (читання, зміна, підписання), протоколюються.
  • Наявність необхідної інформації «під рукою». При реалізації процесу сканування і занесення в DIRECTUM всіх документів, що надходять (в тому числі фінансових), керівники отримують можливість оперативно отримувати інформацію про необхідність оплати (відвантаження). У сукупності зі швидким доступом до інформації із ERP-системи, керівник (або його підлеглі співробітники) може оперативно ініціювати процес оплати (відвантаження), наприклад розгляд і узгодження вхідних рахунків. Скорочення часу на прийняття фінансових рішень підвищує оборотність коштів. При виникненні питань з постачання (відвантаження) керівник може протягом секунд звернутися до електронних копій оригіналів, наприклад в телефонній бесіді з контрагентом або керівником / власником бізнесу.
  • Максимально ефективне використання ПЗ раніше встановленого в компанії. Частина функцій «важких» і дорогих ERP-рішень можуть бути перенесені в DIRECTUM. Наприклад, узгодження бюджету, затвердження заявки на фінансування і т.д. Це дозволить скоротити витрати на розширення робочих місць «важких» рішень за рахунок використання системи DIRECTUM.
  • Зростання конкурентних переваг. Впровадження системи DIRECTUM безпосередньо відбивається на конкурентних перевагах компанії перед іншими гравцями ринку. Підвищується швидкість і якість обслуговування клієнтів за рахунок прискорення руху інформаційних потоків і чіткого контролю всіх процесів. Функціонування навіть великого підприємства стає більш мобільним і менше залежить від конкретних «незамінних» працівників.

Архітектура системи DIRECTUM дозволяє створювати масштабовані, надійні і безпечні корпоративні рішення для управління документами, бізнес-процесами, нарадами, договорами і взаємодією з клієнтами.

  • Адаптація системи DIRECTUM до специфічних потреб організації і розвиток системи разом із зростанням потреб бізнесу забезпечується можливостями інструменту розробки IS-Builder, який пропонує розвинені засоби швидкого і зручного створення нових довідників, карток електронних документів, сценаріїв, екранних форм, типових маршрутів, їх окремих блоків і інших компонентів корпоративної системи електронного документообігу.
  • Інформаційна безпека системи DIRECTUM забезпечує високу надійність зберігання документів і швидкий доступ до них, при цьому в DIRECTUM представлені різні механізми, які забезпечують безпечну роботу з електронними документами.
  • Інтеграція системи DIRECTUM з ERP-системами, корпоративними порталами та іншими складовими частинами ІТ-інфраструктури організації можлива за різними напрямками, завдяки розвиненим інтеграційним можливостям платформи DIRECTUM на базі набору засобів інтеграції DIRECTUM Integration Toolset і відкритій архітектурі.
  • Територіально розподілена робота великих організацій підтримується сервером реплікації, який забезпечує прозорий для користувачів і розробника обмін даними –  документами, задачами, завданнями, довідниками – між підрозділами організації.
  • Робота з DIRECTUM через Інтернет і в Інтранет реалізована в DIRECTUM за кількома напрямками. Сервер веб-доступу забезпечує роботу користувачів з документами і завданнями DIRECTUM через інтерфейс браузера, а розширення DIRECTUM для SharePoint пропонують спеціалізований інтерфейс доступу до даних системи DIRECTUM через корпоративний портал.
  • Обмін документами між сторонніми організаціями можливий завдяки спеціальним механізмам DIRECTUM, що дозволяє передавати і контролювати доставку офіційної кореспонденції в електронному вигляді на основі галузевого формату обміну електронними документами. Обмін електронними документами між організаціями-партнерами, навіть в разі відсутності системи електронного документообігу у кожної зі сторін, можливий за допомогою безкоштовної програми DIRECTUM OverDoc на основі спеціально розробленого формату структурованого електронного документа.
  • Інструменти адміністрування DIRECTUM дозволяють управляти всіма завданнями адміністрування - від реєстрації користувачів до створення політик міграції документів між файловими сховищами.
  • Технічні вимоги до серверів, обладнання робочих станцій і системного програмного забезпечення відрізняються гнучкістю і дозволяють ефективно використовувати обладнання для роботи DIRECTUM.

Недороге хмарне рішення DirectumRX - це повноцінна система електронного документообігу, легко встановлюється і має широку функціональність. Для ти, хто вже виріс з простої електронної пошти та офісного ПЗ, але поки не готовий інвестувати в дорогі корпоративні рішення.

За допомогою DirectumRX можна повністю автоматизувати рух документів в організації, постановку завдань і доручень співробітникам (з контролем їх виконання), завдання діловодства, управління договорами, проектами і ін.

Плюси хмарного DirectumRX

    • Готове коробкове рішення з потужним функціоналом
    • Невисока ціна
    • Простота і гнучкість настройки
    • Доступ з мобільних пристроїв
    • Інтеграція з ERP

     

    Завдання СЕД DirectumRX

    • Управління документами
    • Бізнес-процеси та регламенти
    • Контроль дисципліни
    • Класичне діловодство
    • Управління договорами
    • Узгодження рахунків на оплату
    • Управління нарадами
    • Управління проектами
0
Модулів
0
Бізнес-рішень
0
Робочих користувачів одночасно
0 млн
Документів, що зберігаються

Система Directum відповідає концепції ECM (Enterprise Content Management) і підтримує повний життєвий цикл управління документами, при цьому традиційне «паперове» діловодство органічно вписується в електронний документообіг. Крім того, Directum забезпечує ефективну організацію і контроль ділових процесів на основі workflow: узгодження документів, обробка складних замовлень, постановка завдань співробітникам з контролем і виконання, підготовка і проведення нарад, підтримка циклу продажів і інших процесів взаємодії. Інтегруючись з системами бізнес-моделювання, Directum виступає як середовище виконання бізнес-процесів в рамках єдиного циклу процесного управління.

На сьогоднішній день компанія «Літіко» успішно виконує ряд комплексних проектів в області електронного документообігу на підприємствах різних галузей. На базі компанії діє центр сертифікованого навчання Directum.

Дізнайтеся, які бізнес-завдання вашої компанії можна вирішити за допомогою автоматизації бізнес-процесів
Зворотній дзвінок

Залиште свій номер телефону і через 20 хвилин ми вам передзвонимо