Архіви технічної та будівельної документації

Технічне рішення «Архіви технічної та будівельної документації» вирішує наступні завдання:

  • створення зручного середовища для роботи з технічної і будівельної документацією;
  • централізоване структуроване зберігання технічної та будівельної документації щодо об’єктів власності;
  • структурування, доступність і зручний пошук архівної документації;
  • контроль своєчасної передачі документів до архіву;
  • розмежування прав доступу до архівної документації відповідно до політики конфіденційності в компанії.

Функціональність технічного рішення дозволяє виконувати наступні операції:

  • Ведення каталогу об’єктів власності;
  • Підтримка роботи декількох, різних за тематикою та змістом архівів компанії;
  • Створення структури архіву для різних типів об’єктів власності;
  • Створення архівного документа в прив’язці до певного рівня структури архіву;
  • Імпорт архівних документів;
  • Автоматичне формування опису вмісту архіву;
  • Проведення інвентаризації документів в архіві;
  • Відображення фактичного місцезнаходження оригіналу документа та ведення реєстру видачі документів;
  • Оповіщення архіваріуса про закінчення термінів дії документів або про необхідність повернення оригіналу документа;
  • Швидкий пошук архівних документів
Опис роботи

Створення структури архіву

Основним інструментом для роботи є довідник Найменування архівних документів, який має ієрархічну структуру.

Довідник Найменування технічних документів
Картка довідника

Наповнення довідника здійснюється вручну, з використанням допоміжних компонент Об’єкти власності, Розділи архівів і Підрозділи архівів або шляхом копіювання створеної раніше структури. Функція копіювання дозволяє створювати дерево архіву з однаковими наборами найменувань документів по різних об’єктах власності. Документи по одному об’єкту власності можуть зберігатися в різних спеціалізованих архівах компанії, які мають різну структуру. При цьому, за різними типами об’єктів власності склад документів може відрізнятися в межах одного архіву.

Створення архівного документа

Створити архівний документ можна наступними способами:

  • використовуючи стандартну функціональність системи -з файлу або зі сканера;
  • використовуючи кнопку «Створити документи» в довіднику Найменування технічних документів;
  • використовуючи сценарій Імпорт документів. При цьому є можливість вказати реквізити створюваного документа.

Документ створюється з видом Архівний документ і типом картки Технічна документація.

Картка архівного документа
Реквізити документа для імпорту
Пошук архівних документів

Пошук необхідних документів здійснюється декількома способами:

  • Створення папок пошуку – вибираючи необхідні критерії пошуку користувач має доступ, наприклад:

— до всіх документів на певному об’єкті;

— до документів по всіх об’єктах власності, які перебувають в певному місті, регіоні;

— до документів, визначеного архіву, розділу архіву, підрозділу архіву і т.д.

  • Використання кнопки «Документи»:

— в картці довідника «Архіви» – відображення всіх документів в обраному архіві;

— в картці довідника «Розділи архівів» – відображення документів по вибраному розділу архіву;

— в картці довідника «Підрозділи архівів» – відображення документів за обраним підрозділом архіву;

— в картці довідника «Назви архівних документів» – відображення документів за обраним найменуванням.

  • Використання спеціального пошуку «Пошук архівних документів» — пошук документів за основними реквізитами, наприклад, за терміном дії, за плановою датою повернення, наявності оригіналу і т.д.
Критерії пошуку
Формування звітів

Звіт Опис документів формується по кнопці «Опис» в довіднику Архіви. Звіт містить перелік створених в системі документів, що містяться в обраному архіві за вказаному об’єкту власності та посилання на них.

Звіт Інвентаризація містить інформацію про наповнення обраного архіву з урахуванням зазначених параметрів: по об’єкту власності, по всьому архіву, по розділу архіву, по підрозділу архіву. Звіт формується на кнопку «Інвентаризація» в картках довідників Архіви, Розділи архівів, Підрозділи архівів:

Так само аналізувати наповнення архіву можна використовуючи фільтри і угруповання в довіднику Найменування технічних документів, з подальшим експортом вмісту екрану в Excel.

Реєстр видачі формується по кнопці «Реєстр видачі» в картці документа або в довіднику Найменування технічних документів і містить інформацію про переміщення оригіналу документа із зазначенням місця розташування, дати видачі та повернення документа. Дані для звіту міститися на вкладці Видача картки архівного документа

Бізнес-ефект

Технічне рішення «Архіви технічної та будівельної документації» дозволить реалізувати можливості архівного обліку, скоротивши часові та трудові витрати на роботу з архівними документами за рахунок зберігання і обробки документів в електронному вигляді. Використання дозволяє досягти наступного ефект:

Для працівників архіву:

  • автоматизувати облік архівних документів;
  • контролювати комплектність архівних документів;
  • гнучко розмежовувати доступ до архівних документів;
  • забезпечити збереження (зменшити фізичний знос) оригіналів паперових архівних документів за рахунок надання користувачам архіву електронних копій документів.

Для співробітників організації:

  • здійснювати самостійний пошук архівних документів;
  • скоротити час на пошук і роботу з архівними документами за рахунок використання електронних копій паперових документів.
Наші послуги

Ми беремо на себе відповідальність за кожен проект і гарантуємо вам реальний результат – впровадження програмних рішень в короткі терміни, з фіксованим бюджетом та мінімальними ризиками

IT-консалтинг

Надаємо рекомендації і пропозиції, як успішно впровадити і в подальшому використовувати системи автоматизації управління

Автоматизація управління бізнесом

Впровадження комплексних ERP систем, а також окремих рішень, що дозволяють автоматизувати той чи інший напрямок діяльності підприємства

Обслуговування та підтримка

Супровід і технічна підтримка управлінських та бухгалтерських систем після завершення проекту впровадження або гарантійного терміну обслуговування

Замовна розробка

Розробка мобільних і Web-додатків, корпоративних порталів та e-commerce (інтернет-магазинів)

Дізнайтеся, які бізнес-завдання вашої компанії можна вирішити за допомогою автоматизації бізнес-процесів
Зворотній дзвінок

Залиште свій номер телефону і через 20 хвилин ми вам передзвонимо