Канцелярія

«Канцелярія» охоплює весь цикл роботи з паперовими документами: від введення і реєстрації до здачі в архів. Функціональність повністю відповідає російським стандартам діловодства, дозволяючи автоматизувати більшість «ручних» операцій.

У великих компаніях щорічно ведеться листування з десятками тисяч контрагентів, а внутрішні документи створюють тисячі співробітників. Частина кореспонденції може надходити і оброблятися в паперовому вигляді. Але навіть в цьому випадку системи електронного діловодства допомагають компаніям підвищити ефективність роботи в кілька разів і сформувати єдине сховище всіх документів. Рішення «Канцелярія» оптимізує роботу з документацією і дозволяє:

  • вести номенклатуру справ і журнали реєстрації;
  • класифікувати і реєструвати вхідні, вихідні та внутрішні документи;
  • виносити резолюції, відправляти доручення і контролювати виконання;
  • контролювати місцезнаходження оригіналів документів і видачу паперових копій;
  • готувати звітність по документообігу організації.
Ведення номенклатури справ і журналів реєстрації

Затверджений склад номенклатури справ ведеться в спеціальному довіднику системи. У випадку децентралізованого обліку документів передбачені місця реєстрації всередині структурних підрозділів.

При підготовці документів для передачі в архів в кожній номенклатурній справі можна автоматично роздрукувати обкладинку справи, і навіть опис документів. Час на підготовку до архівного зберігання і пошук в архіві скорочується в кілька разів.

Реєстрація документів

Затверджений склад номенклатури справ ведеться в спеціальному довіднику системи. У випадку децентралізованого обліку документів передбачені місця реєстрації всередині структурних підрозділів.

При підготовці документів для передачі в архів по кожній номенклатурній справі можна автоматично роздрукувати обкладинку справи, а також опис документів. Час на підготовку до архівного зберігання і пошук в архіві скорочується в кілька разів.

РКК містять первинні дані (підрозділ, дата реєстрації, реєстраційний номер і т.д.), а також інформацію про стан будь-якого паперового документа, наприклад, його місцезнаходження. При переміщенні документа між підрозділами на кожному місці реєстрації заводиться своя РКК. Відстежити рух паперового документа всередині компанії можна по ланцюжку створених РКК.

Рух і виконання документів

Після реєстрації вхідного документа подальша робота виконавців може вестися повністю в електронному вигляді, запобігаючи втрату оригіналу. За підсумками розгляду документа секретар або сам керівник формують доручення по документу, вказавши виконавців і терміни.

В процесі виконання доручень забезпечується:

  • фіксація листування по виконанню;
  • можливість делегування і відправки на доопрацювання;
  • контроль термінів, запити нового терміну.

Контролери відстежують виконання візуально. Всім учасникам робіт доступно коротке зведення, що відображає ситуацію по зв’язаних дорученях.

Відправка листів партнерам

Рішення тісно інтегровано з модулем «Обмін з контрагентами». Після узгодження вихідного листа його легко відправити одержувачам через системи обміну документами – це позбавляє від необхідності багаторазової роздруківки документа і скорочує витрати на доставку.

Пошук і аналіз

За відомими реквізитами може бути знайдений як сам електронний документ, так і його РКК разом з інформацією про місцезнаходження і стадії виконання документа.

За відомими реквізитами може бути знайдений як сам електронний документ, так і його РКК разом з інформацією про місцезнаходження і стадії виконання документа.

Веб-канцелярія

Веб-клієнт може використовуватися у віддалених офісах територіально розподіленої організації або як основний клієнт, що забезпечує крос-платформенность і зручність адміністрування. Для роботи потрібен лише доступ в інтернет.

Ефект від впровадження

З використанням рішення співробітники будуть своєчасно отримувати накази і розпорядження для виконання. Контроль виконання управлінських рішень стане повністю прозорий.

  • До мінімуму зводиться ризик втрати документів
  • В 2 рази скоротиться час на підготовку і узгодження вихідного листа
  • У 12 разів прискориться пошук місцезнаходження паперових документів
  • В 2 рази прискориться підготовка інформації керівництву щодо виконання доручень
  • На 20% збільшиться виконання доручень керівництва
Наші послуги

Ми беремо на себе відповідальність за кожен проект і гарантуємо вам реальний результат – впровадження програмних рішень в короткі терміни, з фіксованим бюджетом та мінімальними ризиками

IT-консалтинг

Надаємо рекомендації і пропозиції, як успішно впровадити і в подальшому використовувати системи автоматизації управління

Автоматизація управління бізнесом

Впровадження комплексних ERP систем, а також окремих рішень, що дозволяють автоматизувати той чи інший напрямок діяльності підприємства

Обслуговування та підтримка

Супровід і технічна підтримка управлінських та бухгалтерських систем після завершення проекту впровадження або гарантійного терміну обслуговування

Замовна розробка

Розробка мобільних і Web-додатків, корпоративних порталів та e-commerce (інтернет-магазинів)

Дізнайтеся, які бізнес-завдання вашої компанії можна вирішити за допомогою автоматизації бізнес-процесів
Зворотній дзвінок

Залиште свій номер телефону і через 20 хвилин ми вам передзвонимо