- ведення всіх проектів компанії в єдиному зручному середовищі
- імпорт структури проекту з сформованого раніше плану-графіка в MS Project
- аналіз ходу виконання проектів
- розмежування прав доступу до проектів відповідно до політики конфіденційності в компанії
- розрахунок відсотка виконання проекту
- версійність структури проекту (за варіантами планів-графіків)
- швидке формування звіту про статус проекту
- зв’язок документів зі структурою проекту
- швидкий пошук проектних документів
- постановка робіт виконавцям і контроль виконання
- фіксація фактичного виконання робіт із зазначенням трудовитрат
- аналіз планових і фактичних показників
- отримання звітності по плановому завантаженню персоналу і фактично виконаним роботам
Робота з технічним рішенням «Управління проектною діяльністю» полегшує життя керівникам проектів, а також допомагає виконавцям робіт з проектної команди. Першим – рішення дає можливість планування, аналізу і постановки робіт, другим же – дає середовище для фіксації виконаних робіт, пошуку проектної документації та аналізу планового завантаження.
Основним інструментом для роботи є довідник Структура проектів, кожен запис якого характеризує конкретну роботу з того чи іншого проекту.
Наповнення даного довідника може відбуватися як імпортом з файлу MS Project, так і вручну керівниками проектів або виконавцями за допомогою майстра дій. Проектні роботи мають набір основних реквізитів (проект, стадія, етап, дати планового і фактичного початку і закінчення, планові і фактичні трудовитрати, виконавець, ініціатор), а також додаткові реквізити (6 довільних аналітик, тип робіт, статус, дата прийняття,% виконання ). На окрему вкладку винесена таблиця виконання, де фіксується факт виконання даної роботи.
Виконання робіт відбувається за типовим маршрутом «Робота над проектом». Завдання ставляться Керівниками проектів з карток робіт. Кожне завдання включає в себе посилання на запис довідника Структура проектів, а також перелік документів, пов’язаних з нею. У міру виконання Виконавець заповнює вкладку «Виконання» фактичними затратами і проставляє відсоток виконання на поточну дату.
У картці кожного проекту є можливість розрахувати загальний відсоток виконання проекту за формулою:
Виконання проекту (%) =? (Тi (план) / Т (план) * Вi)
де
Тi (план) – планові трудовитрати по конкретній роботі;
Т (план) – сумарні планові трудовитрати по всьому проекту;
Вi – відсоток виконання конкретної роботи.
За допомогою угруповань, сортувань, фільтрації, виведення підсумків є можливість налаштовувати зовнішній вигляд довідника Структура проектів для отримання різних уявлень і аналізу необхідної інформації з вивантаженням в Excel.
У картки проектних документів є можливість додати вкладку «Додаткові аналітики» з реквізитами, що посилаються на довідники проектів. Таким чином, для пошуку необхідних документів можна створювати папки-пошуку, користуватися кнопкою Документи у відповідних довідниках технічного рішення, а також використовувати спеціальний пошук «Пошук проектних документів».
Основним звітом є «Звіт про статус проекту», який керівники проектів формують кожен місяць і підписують із замовником. З використанням технічного рішення «Управління проектною діяльністю» процес побудови такого звіту зводиться до мінімуму: вказується проект і дата звіту.
Для аналізу планового ресурсного завантаження використовується звіт «Зведена таблиця по контролю планового завантаження співробітників»
Для аналізу фактичного виконання робіт може використовуватися звіт «Зведена таблиця по виконаним роботам»
Використання технічного рішення «Управління проектною діяльністю» проектної організації дає ряд переваг:
- підвищується керованість і контроль термінів реалізації проектів, що дає можливість керівництву оперативно приймати управлінські рішення;
- підвищується зручність роботи з портфелем проектом за рахунок концентрації інформації по проектам в єдиному інтерфейсі;
- поліпшується планування проектів за рахунок оперативного аналізу ресурсного завантаження та імпорту план-графіків з файлів MS Project;
- поліпшується контроль виконання проектних робіт у встановлені терміни за рахунок використання механізмів WorkFlow;
- скорочуються ризики втрат проектних документів за рахунок використання єдиного сховища електронних документів і прив'язки документів до проектної аналітиці;
- збільшується повнота проектних робіт за рахунок фіксації не тільки робіт по план-графіку, але і позапланових робіт;
- скорочується час на пошук проектної інформації, документів, отримання звітності.
