Управління відрядженнями

У господарській діяльності майже кожного підприємства час від часу виникає необхідність відрядження працівників в інші населені пункти як в межах України, так і за кордон. Технічне рішення «Управління відрядженнями» автоматизує процес планування та обліку службових відряджень і відрядних документів відповідно до вимог чинного законодавства України.
Технічне рішення «Управління відрядженнями» дозволяє виконувати наступні операції:
  • Ведення реєстру відряджень;
  • Створення Наказу (розпорядження) на відрядження;
  • Узгодження Наказу (розпорядження) на відрядження;
  • Створення службових записок по відрядженні;
  • Розрахунок авансу на відрядження;
  • Формування кошторису планованих витрат;
  • Оформлення посвідчення про відрядження;
  • Друк бланка звіту про використання коштів (Авансовий звіт);
  • Формування звіту «Журнал відряджень».
Опис роботи
Ведення реєстру відряджень

Довідник Відрядження містить перелік карток відряджень. Записи в довіднику створюються окремо для кожної відрядженої особи. Створювати записи в довіднику можуть безпосередньо особи, що відряджаються або відповідальні співробітники компанії (секретар, діловод).

Картка довідника Відрядження містить реквізити, необхідні для обліку відряджень в реєстрі і оформлення документів на відрядження:

  • Відряджаються працівник (ПІБ, посада, підрозділ);
  • Мета відрядження;
  • Планові і фактичні дати від’їзду та повернення;
  • Планова і фактична тривалість;
  • Пункти призначення;
  • Номер і дата наказу.

Вкладка Суми планованих витрат містить інформацію про передбачувані витрати, пов’язані зі службовим відрядженням, а саме:

  • Добових витрат за час перебування у відрядженні;
  • Витрат на проїзд;
  • Витрат на проживання.
Створення Наказу (розпорядження) на відрядження

Після заповнення всіх необхідних реквізитів картки довідника Відрядження необхідно створити Наказ на відрядження. При натисканні на кнопку в Системі створюється документ з шаблону, який відправляється за типовим маршрутом «На узгодження».

Створення службових записок

В Системі реалізована можливість створення наступних типів службових записок:

  • Про необхідність виїзду у відрядження;
  • Про надання автотранспорту для відрядження;
  • На видачу бензину для відрядження на автомобілі.

Службові записки створюються по кнопці з картки відрядження. Документи створюються за шаблоном і відправляються на узгодження по типовому маршруту «На узгодження».

Створення службових записок

Розрахунок планованих добових витрат проводиться на підставі даних довідника Норми витрат на відрядження. Можна встановити норми витрат для:

  • окремого міста обраної країни;
  • всіх інших міст обраної країни (крім, тих, для яких створені окремі картки);
  • всіх міст обраної країни;
  • Всіх інших країн (крім, тих, для яких створені окремі картки).

Технічне рішення дозволяє враховувати витрати на відрядження в таких валютах:

  • Українська гривня;
  • Російський рубль;
  • Долар США;
  • Євро.
Формування документів на відрядження

Після створення Наказу на відрядження користувач має можливість сформувати і роздрукувати документи:

  • Плановий кошторис витрат;
  • Посвідчення про відрядження;
  • Бланк авансового звіту.
Формування звіту «Журнал відряджень»

Звіт «Журнал відряджень» формується в залежності від обраних параметрів.

Пошук відряджень

Сценарій «Пошук відряджень» дозволяє швидко знайти необхідні відрядження, наприклад, по співробітникові, по пункту призначення, по датам. В результаті роботи сценарію відкривається довідник Відрядження, відфільтрований в залежності від обраних параметрів.

Додаткові можливості

При оформленні відрядження співробітники компанії мають можливість ознайомитися з пам’ятками по оформленню відряджень по Україні і закордонних відряджень, які містять необхідну інформацію про порядок оформлення документів на відрядження та відшкодування витрат. Наявність цих документів мінімізує звернення співробітників в бухгалтерію і до секретаря за роз’ясненнями.

Бізнес-ефект

Технічне рішення «Управління відрядженнями» дозволить автоматизувати процес планування та обліку службових відряджень співробітників. Використання рішення дозволяє досягти наступних ефектів:

  • Консолідований облік відряджень всіх співробітників компанії, включаючи офіси і територіально-розподілені підрозділи;
  • Раціональне управління відрядженнями з урахуванням вимог чинного законодавства;
  • Можливість попередньої оцінки бюджету на відрядження і прийняття рішення про необхідність в поїздці;
  • Скорочення часу на оформлення та узгодження документів;
  • Оперативний доступ до інформації.
Наші послуги

Ми беремо на себе відповідальність за кожен проект і гарантуємо вам реальний результат – впровадження програмних рішень в короткі терміни, з фіксованим бюджетом та мінімальними ризиками

IT-консалтинг

Надаємо рекомендації і пропозиції, як успішно впровадити і в подальшому використовувати системи автоматизації управління

Автоматизація управління бізнесом

Впровадження комплексних ERP систем, а також окремих рішень, що дозволяють автоматизувати той чи інший напрямок діяльності підприємства

Обслуговування та підтримка

Супровід і технічна підтримка управлінських та бухгалтерських систем після завершення проекту впровадження або гарантійного терміну обслуговування

Замовна розробка

Розробка мобільних і Web-додатків, корпоративних порталів та e-commerce (інтернет-магазинів)

Дізнайтеся, які бізнес-завдання вашої компанії можна вирішити за допомогою автоматизації бізнес-процесів
Зворотній дзвінок

Залиште свій номер телефону і через 20 хвилин ми вам передзвонимо