ECM vs BPM – лижі чи сноуборд. Що вибрати?

Коли компанія усвідомлює необхідність автоматизації і оптимізації управління бізнес-процесами, виникає питання, що потрібно - ECM, BPM або профільне рішення? Навіть якщо сформовані побажання до майбутньої системи, за потужними маркетинговими описами буває складно зрозуміти реальні можливості продуктів. Спробуємо розібратися в питанні.
Максим Діденко, керівник проектів DIRECTUM
Прийшов час щось міняти

Зрозуміти, що процеси перестали працювати на прибуток, нескладно. Часті зриви термінів постачань, порушення зобов’язань перед партнерами і замовниками, надмірна завантаженість керівників – з великою часткою ймовірності, все це через «поганих» процесів. Рано чи пізно внутрішні складнощі проявляються і зовні: знижується лояльність клієнтів і імідж компанії на ринку.

Коли управління компанією вимагає нових підходів та інструментів, заходить мова про оптимізацію процесів.

Здавалося б, що оптимізація повинна торкнутися всю діяльність компанії. Однак, опис всіх процесів – об’ємна задача, яка відніме багато часу навіть на початкове складання схем. Опис процесів великої компанії (понад 500 співробітників офісу) може зайняти 6 і більше місяців. За цей час процеси вже встигнуть змінитися. В першу чергу моделювати слід ключові процеси, які впливають на основну діяльність (прибуток) компанії, і лише потім приймати рішення про необхідність змін в інших процесах.

В першу чергу моделювати і оптимізувати слід ключові процеси, які впливають на основну діяльність (прибуток) компанії.

Етапи управління процесами

Опис, або моделювання – це всього один з етапів управління процесами. Грамотно змодельована схема процесу стає основою ефективного виконання. На етапі виконання підключаються співробітники підприємства, і тоді можна оцінити коректність процесу і зібрати дані для подальшого аналізу. На етапі аналізу виявляються «вузькі» місця і точки поліпшення.


Регламенти в компанії змінюється часто і управління змінами в бізнес-процесах – безперервна робота. Тому останнім часом актуальніше не питання опису процесів, а можливості швидкої зміни процесів і швидкий запуск в роботу нових моделей без простою системи.

Настала епоха цифровізації, тому описувати процеси на папері вже не ефективно (хіба що первинну модель процесу в рамках обговорення накидати). Набагато зручніше використовувати спеціалізовані інформаційні системи, які надають інструменти моделювання. І вже тим більше управління виконанням процесу і його аналіз варто доручити системі.

Але все ж варто відзначити, що часто набагато більше часу забирає обдумування, як змінити процес, щоб нічого не зламалося, ніж його налаштування в системі. Тому швидкість внесення змін залежить більше від готовності бізнесу змінюватися, а не від можливостей системи.

Бізнес-процеси і класи ІТ-систем

Розібравшись в етапах управління процесами, можна проаналізувати можливості декількох класів систем:

  • Системи бізнес-моделювання, як випливає з назви, призначені для моделювання бізнесу від верху до низу: від стратегічних цілей, оргструктури і KPI до детальних процесів, аж до генерації інструкцій і регламентів.
  • BPM-системи призначені для управління процесами. Як правило, вони мають засоби моделювання з використанням нотацій, засоби виконання і інструменти аналізу.
  • ECM-системи також реалізують концепцію BPM. Управління потоками робіт (workflow) один з ключових компонентів ECM. Gartner навіть запропонувала замінити ECM на Сontent Services (контент-сервіси), припустивши, що «до 2020 року додатки для контент-сервісів замінять традиційні ECM в 25% великих підприємств». До систем управління контентом пред’являються нові вимоги. Зокрема, вони повинні швидко розгортатися і легко оновлюватися, стандартизувати розрізнені вхідні потоки і безпосередньо пов’язувати їх з основними бізнес-процесами.
  • ERP – так, ці системи підтримують процеси, правда своєрідним чином. Об’єкти системи створюються один за іншим, зв’язуються один з одним, змінюють статус – так ведеться обробка документа. У BPM- і ECM-системах в користувач виконує певне завдання на кроці процесу, а в ERP – шукає документ або об’єкт з потрібним статусом в реєстрі і оброблює його.
  • Спеціалізовані системи окремих бізнес-процесів (CRМ, HR та ін.) Закривають всі етапи управління процесами лише в зв’язці з іншими рішеннями, але самі по собі призначені для вирішення вузьких прикладних задач.
  • BI (Business Intelligence) – системи цього класу можуть більш глибоко працювати з даними, виявляти складні закономірності. Для цього в них тільки потрібно завантажити показники процесів з інших систем.

Разом, всі етапи управління процесами підтримують лише два класи – ECM- і BPM-системи.

Розглянемо детальніше етапи: Моделювання (опис процесу, налаштування в системі виконання), Виконання, Моніторинг і аналіз і питання, які на них виникають.

Як описати процес, щоб він був зрозумілий аналітику і бізнес-замовнику?

Як правило, процеси описують за допомогою нотацій. Серед аналітиків найбільш популярні на сьогоднішній день: IDEF0, EPC, BPMN:

  • IDEF0 застосовується для моделювання бізнес-процесів верхнього рівня. З її допомогою добре показувати склад процесів організації та їх зв’язки;
  • Нотація EPC використовується для опису процесів нижнього рівня, тобто її можна застосовувати для моделювання окремих процесів компанії. Старт процесу починається з деякого події – отримання документа або відправлення заяви. Процес йде зверху вниз і в ньому перемішані як виконавці, так і блоки подій;
  • BPMN – мабуть, найпоширеніша нотація, і вона також призначена для зображення конкретного процесу. У ній виділені доріжки для учасників процесу і можна наочно бачити, як процес переходить від одного виконавця до іншого.

Повноцінна підтримка декількох нотацій є тільки в системах бізнес-моделювання. Але на етапі моделювання головне створити «читаємий» бізнес-процес, щоб його логіка була абсолютно зрозуміла. Цілком припустимо, що система не підтримує загальноприйняту нотацію, але дозволяє намалювати цілком читабельний процес.

Аналітикам необхідно не тільки зобразити процес, а й узгодити його з бізнес-замовником. На проектах впровадження ми багато разів стикались з тим, що нотації і схеми звичні і зрозумілі в основному аналітикам і розробникам. Для узгодження процесу з бізнес-замовником і керівниками годину використовуються більш прості і наочні засоби та формати: спрощені схеми з «чоловічками», презентації, таблиці Excel (наприклад, для матриці узгодження). Для малювання та узгодження схем підходить будь-який зручний інструмент, аби він був зрозумілий і зручний учасникам.

Чи можна налаштувати процес без програмування?

У системах BPM і ECM основне завдання – поставити виконуваний процес. Коли процес складний сам по собі, його моделювання і подальша настройка – справа непроста. Однак, багато розробників BPM-систем заявляють, що можна все реалізувати без програмування. Чи так це?

Як показує досвід реалізованих нами проектів, моделювання та налаштування маршрутів без програмування, тобто силами аналітика, можливі, коли мова йде про прості процеси, наприклад, з малою кількістю учасників. Складні або наскрізні процеси, які зачіпають кілька систем, реалізуються за допомогою програмування, тому що необхідно обчислювати динамічні ролі виконавців або розробляти інтеграцію в іншими системами підприємства.

До того ж в деяких випадках написати пару рядків коду буває простіше, ніж розібратись у великій кількості поєднань блоків нотації і взаємозв’язків між ними в системі. Більшість аналітиків мають навички написання простого коду для задання правил роботи процесу. Або може бути інший варіант: розробник програмує якісь типові блоки (обчислення ролей, інтеграцію з іншими системами), а аналітик з цих блоків уже «збирає» готові процеси.

Зовсім без програмування обійтися складно, тому при виборі системи оцінювати простоту настройки процесів потрібно не тільки з точки зору візуальних інструментів, але і з точки зору мови розробки: наскільки він зрозумілий і простий в освоєні.

Моделювання та налаштування без програмування можливі, коли мова йде про прості процеси.

Виконання і наповнення процесу. Від чого йти – від контенту або від процесу?

Будь-який процес супроводжується якимось контентом: документи, записи або деякі форми. Причому процес може починатися зі створення документа (відправка рахунку на оплату, узгодження договору), а може і навпаки – коли контент з’являється в ході виконання процесу (видача довідки ПДФО).

Приклад з видачею довідки ПДФО цікавий ще й тим, що процес наскрізний та проходить через кілька систем: документ формується в одній системі (системі розрахунку заробітної плати), а виконання самого процесу відбувається в інший (ECM або BPM). Тобто для проходження процесу потрібна інтеграція систем, в іншому випадку користувачеві доведеться працювати з декількома рішеннями. Такий варіант має право на існування, але тільки якщо дії разові.

Процес і контент нерозривні, тому система повинна мати інструменти комфортної роботи як з процесом, так і з контентом: зручна робота з електронним архівом документів, формування папок, кейсів, бандлів з документів, логічні форми для введення параметрів, автоматичне формування якихось об’єктів, вбудовані маршрути руху документів і ін.

Не треба також забувати, що далеко не всі дії співробітників відбуваються в рамках процесів. І потрібно мати можливість звернутися до контенту (документу, запиту) і поза ним. Наприклад, знайти повторно документ, який був створений в ході процесу.

Моніторинг і аналіз процесів. Які можливості надають системи?

Отримати інформацію про реальний хід процесу можна тільки із систем з вбудованим механізмом workflow, де кожен крок процесу – окреме завдання користувачеві або системі (якщо крок процесу виконується автоматично) з терміном виконання і іншими характеристиками. Так можна виявити «вузькі» місця або зайвих учасників, і на основі цього прийняти рішення про внесені зміни.

Уявити результати аналізу можна у вигляді звітів або віджетів. Нижче представлені приклади звітів для аналізів процесів: по ним легко визначити, які завдання забирають більше часу і які найчастіше виконуються з порушенням терміну. Все це інструменти аналізу верхнього рівня, як правило, сучасні системи дозволяють з кожного показника «провалитися» у більш детальний звіт.

Деякі системи моніторять процеси в автономному режимі, і якщо виникають відхилення, наприклад, в зазначений термін не повернувся документ від контрагента, відповідальним приходить повідомлення.

Так що ж вибрати: BPM або ECM?

Як вже зазначалося вище, процес і контент невіддільні, тому межа між можливостями ECM- і BPM-систем дуже тонка. Вендори прагнуть надати замовнику комплексне рішення по виконанню процесів і управління контентом, причому з орієнтацією на конкретні бізнес-завдання: робота з договорами, процеси канцелярії, автоматизація фінансового архіву або проектного документообігу.

Як видно з таблиці, обидва класи закривають всі етапи управління процесами. У BPM– системі глибше опрацьовані засоби моделювання, а в ECM – більше можливостей для зручної роботи з контентом. При виборі системи компаніям слід дивитися на функціонал кожного конкретного рішення, тому що навіть заявлені в рамках одного класу системи мають дуже різну функціональність.

Повернемось до цілей вибору системи

Але перш ніж робити остаточний вибір потрібно згадати, під які завдання і для кого купується система:

  • для аналітиків, які аналізують або моделюють процеси
  • для великої кількості користувачів, що працюють по процесу
  • для вирішення конкретних бізнес-завдань (управління договорами, продажами і т.д.)

Якщо завдання забезпечити правильне і ефективне виконання процесів, то потрібно звертати увагу не на графічні редактори і підтримку нотацій, важливо забезпечити користувачам зручну взаємодію, простий і зрозумілий інтерфейс та розвинені інструменти аналітики.

Завжди актуальні класичні критерії вибору інформаційної системи:

  • відповідність базового функціоналу потребам замовника і можливість адаптації системи під вимоги компанії;
  • масштабованість системи і розвинені інтеграційні механізми, тому що система повинна органічно вбудовуватися в загальну ІТ-інфраструктуру компанії;
  • пропрацьованість технології впровадження і варіанти подальшої підтримки і супроводу;
  • вартість ПО і послуг.

Таким чином, система вибирається виходячи із завдань бізнесу і закладеного бюджету.

* * *

Лижі чи сноуборд – ECM або BPM – кожен вибирає під свої особливості, головне – рухатися вперед і справлятися з новими вершинами.

Джерело: ECM-Journal

Зворотній дзвінок

Залиште свій номер телефону і через 20 хвилин ми вам передзвонимо