Командировки и авансовые отчеты

Создание и согласование заявок на командировки, автоматическое формирование приказа. Подготовка и согласование отчетов по авансовым выплатам в цифровом формате на основании электронных билетов, чеков или фото бумажных подтверждающих документов.

Вам знакомы эти проблемы?

Длительное согласование бюджета командировки

Трудности с оформлением командировки без доступа к компьютеру

Расходная логистика: приобретение билетов, бронирование гостиницы

Рутинный процесс отчетности по командировке

Решение

Мы рассматриваем командировки как единственный бизнес-процесс — от создания заявки до оформление отчета о поездке. LITIKO LLC полностью автоматизирует его выполнение, обеспечивая коммуникацию между департаментами компаний и назначая задачи роботам.

BPMS (Business Process Management System) Класс корпоративных систем, предназначенных для управления бизнес-процессами предприятия

Обеспечение юридической значимости электронных авансовых отчетов

Быстрое регламентированное согласование командировки

Заявка на командировку создается в несколько кликов в системе, можно указать сразу несколько пунктов назначения.
Прямо в заявке можно запросить покупку билетов или обозначить, что поездка планируется на личном автотранспорте.
Согласование ведется в рамках задачи по настроенному маршрута с четкими сроками и ответственными, как предусмотрено регламентом компании.
При неточностях, допущенных в оформлении, ответственные лица могут отправить заявку на доработку инициатору.
Как только заявку согласуют все ответственные, система автоматически формирует приказ о командировке на основе данных из заявки. Руководителю остается подписать приказ с использованием электронной подписи (ЭП), а в бухгалтерии — перечислить аванс.

Корректность изъятия реквизитов из документа больше 90%

Подготовка авансового отчета минимальными усилиями работника

Карточка авансового отчета (АО) в системе формируется автоматически после перечисления средств работнику, который отправляется в командировку.
Документы, подтверждающие расходы (электронные билеты, чеки, скан-образы или фото накладных, квитанций), отправляются на специальный адрес электронной почты организации, откуда подхватываются интеллектуальными сервисами (роботами RPA) и направляются в систему.
С помощью интеллектуальных сервисов (роботов RPA) также извлекаются данные из чеков и билетов, а затем автоматически заносятся в табличную часть карточки отчета.
Карточку АО и корректность предоставленной информации проверяет сотрудник и согласовывает руководитель.
Электронный авансовый отчет формируется автоматически на основе данных в карточке. Сотруднику остается подписать АО и передать бумажные оригиналы документов в бухгалтерию.

Риск потери документов сводится к минимуму

Легкая выгрузка документов для налоговой проверки

Все авансовые отчеты хранятся в едином реестре в системе, доступ к ним ограничивается настроенными правами пользователей.
По заданным параметрам в системе можно быстро найти и выгрузить архив с отчетными документами для налоговых и аудиторских проверок.
Авансовые отчеты (АО) вигружаются в соответствии с требованиями контролирующих органов: вместе с файлами усиленными квалифицированной ЭП (КЭП) и сопроводительными документами. Кроме того, на отчете стоит штамп с информацией об ЭП. Если АО подписывается простой ЭП, то выгружается только документ со штампом.

Результаты внедрения

75%

Сокращение времени на процесс командировки

2 мин.

Тратит сотрудник на оформление командировки

40%

Сокращение прямых затрат на процесс командировки

Средний показатель в компаниях, где LITIKO LLC внедрило решение Командировки и авансовые отчеты

Используйте омниканальность в командировках

Запускайте процесс командировки через любой удобный канал - браузер, смартфон, мессенджер или нативное приложение. Например, напишите чатботу сообщение о том, что планируется поездка. Или позвоните голосовом роботу, который расспросит вас о всех необходимых деталях и запустит процесс подготовки командировки.

Работа с любым устройством

Запускайте процесс даже если вы уже в командировке, находитесь в дороге или просто далеко от компьютера.

Естественное общение

Не нужно изучать типичные команды. Текстовые и голосовые роботы работают как обычные операторы - они зафиксируют всю информацию и запустят процесс.

В любое время

Робот не ложится спать и не имеет выходных. Вы можете запустить процесс даже в самый неподходящий момент времени.

Работа в любимом приложении

Решение поддерживает популярные мессенджеры и ассистенты: Вконтакте, Telegram, Алиса, Facebook Messenger, Google Assistant.

Процесс запуска командировки на примере платформы Elma

Почувствуйте эффект от внедрения

Пользуйтесь полноценной системой управления командировками, которая гибко интегрируется со всеми корпоративными учетными системами, дает возможность быстро собирать и анализировать все данные по расходам на командировки и встроить командировки в сквозной процесс коммерческой деятельности компании.

Эффективнее

Совершенствуется управление командировками сотрудников. Отчеты по расходам в командировках оформляются в автоматическом режиме. Специалисты больше не занимаются рутиной.

Быстрее

Организация командировки занимает заметно меньший промежуток времени, согласование документов и расчет логистики происходит в считанные минуты. Срок отчета по командировочным расходам не нарушается.

Дешевле

Решение позволяет экономить дорогостоящие ресурсы офис-менеджеров, руководителей и сотрудников. Благодаря автоматизации учета расходов экономится время бухгалтерии.

Прозрачнее

Автоматизируется учет затрат и их проводка. Все документы на расходы в командировке хранятся в единой системе.

Примеры внедрения

Построена система ведения управленческого учета, которая позволила с разных сторон анализировать финансовые результаты деятельности компании, доходность направлений деятельности. Созданы и автоматизированны три основных финансовых отчета: P&L, Cashflow, Balance. Установлена CRM система для ведения продаж и проектов. Она позволила выстроить коммуникации с внешними контрагентами и между сотрудниками, назначить конкретного ответственного за каждый процесс внутри компании, наладить управление проектами и планирования концертной деятельности. В результате внедрения клиент получил единую интегрированную среду, в которой работают все его подразделения. Появилась четкая картина любого проекта — от первых переговоров, распределения ответственности и задач, к пониманию того, что включает учет доходов и расходов того или иного проекта.

Доработали компоненты учета МСФО на базе системы «1С: Предприятие» конфигурации «Управление производственным предприятием». Работу осуществляли в несколько этапов, в рамках которых реализовали: доработку механизма элиминации внутригрупповых операций, мапинг и трансляцию МСФО, доработку документа (отчета) «База продаж». Это позволило сократить время формирования финансовой отчетности, уменьшить количество рутинных операций по возведению данных, а также снизить риск возникновения ошибок, вызванных «ручной» обработкой данных.

В результате внедрения компания дополнительно стала получать по несколько миллионов гривен прибыли каждый месяц за счет экономии рабочего времени сотрудников, повышения производительности труда и сокращения производственного цикла — повышение скорости прохождения всей документации внутри предприятия.

Данный инструмент позволил клиенту моделировать и автоматизировать выполнение бизнес-процессов, проводить их мониторинг и глубокий анализ, выявлять и устранять проблемные места. В результате внедрения компания повысила свою операционную эффективность, обеспечила эффективное взаимодействие своих подразделений, минимизировала влияние человеческого фактора на рабочий процесс, исключив тем самым потери важной информации.