Архіви технічної та будівельної документації

Технічне рішення «Архіви технічної та будівельної документації» вирішує наступні завдання:

  • створення зручного середовища для роботи з технічної і будівельної документацією;
  • централізоване структуроване зберігання технічної та будівельної документації щодо об’єктів власності;
  • структурування, доступність і зручний пошук архівної документації;
  • контроль своєчасної передачі документів до архіву;
  • розмежування прав доступу до архівної документації відповідно до політики конфіденційності в компанії.

Функціональність технічного рішення дозволяє виконувати наступні операції:

  • Ведення каталогу об’єктів власності;
  • Підтримка роботи декількох, різних за тематикою та змістом архівів компанії;
  • Створення структури архіву для різних типів об’єктів власності;
  • Створення архівного документа в прив’язці до певного рівня структури архіву;
  • Імпорт архівних документів;
  • Автоматичне формування опису вмісту архіву;
  • Проведення інвентаризації документів в архіві;
  • Відображення фактичного місцезнаходження оригіналу документа та ведення реєстру видачі документів;
  • Оповіщення архіваріуса про закінчення термінів дії документів або про необхідність повернення оригіналу документа;
  • Швидкий пошук архівних документів

Опис роботи

Створення структури архіву

Основним інструментом для роботи є довідник Найменування архівних документів, який має ієрархічну структуру.

Довідник Найменування технічних документів
Картка довідника

Наповнення довідника здійснюється вручну, з використанням допоміжних компонент Об’єкти власності, Розділи архівів і Підрозділи архівів або шляхом копіювання створеної раніше структури. Функція копіювання дозволяє створювати дерево архіву з однаковими наборами найменувань документів по різних об’єктах власності. Документи по одному об’єкту власності можуть зберігатися в різних спеціалізованих архівах компанії, які мають різну структуру. При цьому, за різними типами об’єктів власності склад документів може відрізнятися в межах одного архіву.

Створення архівного документа

Створити архівний документ можна наступними способами:

  • використовуючи стандартну функціональність системи -з файлу або зі сканера;
  • використовуючи кнопку «Створити документи» в довіднику Найменування технічних документів;
  • використовуючи сценарій Імпорт документів. При цьому є можливість вказати реквізити створюваного документа.

Документ створюється з видом Архівний документ і типом картки Технічна документація.

Картка архівного документа
Реквізити документа для імпорту

Пошук архівних документів

Пошук необхідних документів здійснюється декількома способами:

  • Створення папок пошуку – вибираючи необхідні критерії пошуку користувач має доступ, наприклад:

— до всіх документів на певному об’єкті;

— до документів по всіх об’єктах власності, які перебувають в певному місті, регіоні;

— до документів, визначеного архіву, розділу архіву, підрозділу архіву і т.д.

  • Використання кнопки «Документи»:

— в картці довідника «Архіви» – відображення всіх документів в обраному архіві;

— в картці довідника «Розділи архівів» – відображення документів по вибраному розділу архіву;

— в картці довідника «Підрозділи архівів» – відображення документів за обраним підрозділом архіву;

— в картці довідника «Назви архівних документів» – відображення документів за обраним найменуванням.

  • Використання спеціального пошуку «Пошук архівних документів» — пошук документів за основними реквізитами, наприклад, за терміном дії, за плановою датою повернення, наявності оригіналу і т.д.
Критерії пошуку

Формування звітів

Звіт Опис документів формується по кнопці «Опис» в довіднику Архіви. Звіт містить перелік створених в системі документів, що містяться в обраному архіві за вказаному об’єкту власності та посилання на них.

Звіт Інвентаризація містить інформацію про наповнення обраного архіву з урахуванням зазначених параметрів: по об’єкту власності, по всьому архіву, по розділу архіву, по підрозділу архіву. Звіт формується на кнопку «Інвентаризація» в картках довідників Архіви, Розділи архівів, Підрозділи архівів:

Так само аналізувати наповнення архіву можна використовуючи фільтри і угруповання в довіднику Найменування технічних документів, з подальшим експортом вмісту екрану в Excel.

Реєстр видачі формується по кнопці «Реєстр видачі» в картці документа або в довіднику Найменування технічних документів і містить інформацію про переміщення оригіналу документа із зазначенням місця розташування, дати видачі та повернення документа. Дані для звіту міститися на вкладці Видача картки архівного документа

Бізнес-ефект

Технічне рішення «Архіви технічної та будівельної документації» дозволить реалізувати можливості архівного обліку, скоротивши часові та трудові витрати на роботу з архівними документами за рахунок зберігання і обробки документів в електронному вигляді. Використання дозволяє досягти наступного ефект:

Для працівників архіву:

  • автоматизувати облік архівних документів;
  • контролювати комплектність архівних документів;
  • гнучко розмежовувати доступ до архівних документів;
  • забезпечити збереження (зменшити фізичний знос) оригіналів паперових архівних документів за рахунок надання користувачам архіву електронних копій документів.

Для співробітників організації:

  • здійснювати самостійний пошук архівних документів;
  • скоротити час на пошук і роботу з архівними документами за рахунок використання електронних копій паперових документів.
Заинтересовались системой Архіви технічної та будівельної документації
Готовы ответить на вопросы, а также провести персональную демонстрацию для заинтересованных лиц
Стратегія LITIKO #безпаперу​
Тисність “Отримати консультацію” та дізнайтесь як в вашій організації перевести в електроний вигляд весь документообіг.
Оцініть переваги СЕД для вашої организації?

Залиште заявку і протягом дня з вами зв’яжеться менеджер. Це необхідно для уточнення вашого запиту.

Стратегія LITIKO #безпаперу​
Тисність “Отримати консультацію” та дізнайтесь як в вашій організації перевести в електроний вигляд весь документообіг.
Оцініть переваги СЕД для вашої организації?

Залиште заявку і протягом дня з вами зв’яжеться менеджер. Це необхідно для уточнення вашого запиту.

Вебінар Сергія Литвиненка на тему Юридично значущого електронного документообігу
Cookie.

Ми використовуємо файли cookie для оптимізації швидкості та змісту сайту, персоналізації сервісів та зручності користувачів.

Задайте питання
менеджер зв'яжеться з вами протягом 20 хвилин