Технічне рішення «Архіви технічної та будівельної документації» вирішує наступні завдання:
- створення зручного середовища для роботи з технічної і будівельної документацією;
- централізоване структуроване зберігання технічної та будівельної документації щодо об’єктів власності;
- структурування, доступність і зручний пошук архівної документації;
- контроль своєчасної передачі документів до архіву;
- розмежування прав доступу до архівної документації відповідно до політики конфіденційності в компанії.
Функціональність технічного рішення дозволяє виконувати наступні операції:
- Ведення каталогу об’єктів власності;
- Підтримка роботи декількох, різних за тематикою та змістом архівів компанії;
- Створення структури архіву для різних типів об’єктів власності;
- Створення архівного документа в прив’язці до певного рівня структури архіву;
- Імпорт архівних документів;
- Автоматичне формування опису вмісту архіву;
- Проведення інвентаризації документів в архіві;
- Відображення фактичного місцезнаходження оригіналу документа та ведення реєстру видачі документів;
- Оповіщення архіваріуса про закінчення термінів дії документів або про необхідність повернення оригіналу документа;
- Швидкий пошук архівних документів
Опис роботи
Створення структури архіву
Основним інструментом для роботи є довідник Найменування архівних документів, який має ієрархічну структуру.
Наповнення довідника здійснюється вручну, з використанням допоміжних компонент Об’єкти власності, Розділи архівів і Підрозділи архівів або шляхом копіювання створеної раніше структури. Функція копіювання дозволяє створювати дерево архіву з однаковими наборами найменувань документів по різних об’єктах власності. Документи по одному об’єкту власності можуть зберігатися в різних спеціалізованих архівах компанії, які мають різну структуру. При цьому, за різними типами об’єктів власності склад документів може відрізнятися в межах одного архіву.
Створення архівного документа
Створити архівний документ можна наступними способами:
- використовуючи стандартну функціональність системи -з файлу або зі сканера;
- використовуючи кнопку «Створити документи» в довіднику Найменування технічних документів;
- використовуючи сценарій Імпорт документів. При цьому є можливість вказати реквізити створюваного документа.
Документ створюється з видом Архівний документ і типом картки Технічна документація.
Пошук архівних документів
Пошук необхідних документів здійснюється декількома способами:
- Створення папок пошуку – вибираючи необхідні критерії пошуку користувач має доступ, наприклад:
— до всіх документів на певному об’єкті;
— до документів по всіх об’єктах власності, які перебувають в певному місті, регіоні;
— до документів, визначеного архіву, розділу архіву, підрозділу архіву і т.д.
- Використання кнопки «Документи»:
— в картці довідника «Архіви» – відображення всіх документів в обраному архіві;
— в картці довідника «Розділи архівів» – відображення документів по вибраному розділу архіву;
— в картці довідника «Підрозділи архівів» – відображення документів за обраним підрозділом архіву;
— в картці довідника «Назви архівних документів» – відображення документів за обраним найменуванням.
- Використання спеціального пошуку «Пошук архівних документів» — пошук документів за основними реквізитами, наприклад, за терміном дії, за плановою датою повернення, наявності оригіналу і т.д.
Формування звітів
Звіт Опис документів формується по кнопці «Опис» в довіднику Архіви. Звіт містить перелік створених в системі документів, що містяться в обраному архіві за вказаному об’єкту власності та посилання на них.
Звіт Інвентаризація містить інформацію про наповнення обраного архіву з урахуванням зазначених параметрів: по об’єкту власності, по всьому архіву, по розділу архіву, по підрозділу архіву. Звіт формується на кнопку «Інвентаризація» в картках довідників Архіви, Розділи архівів, Підрозділи архівів:
Так само аналізувати наповнення архіву можна використовуючи фільтри і угруповання в довіднику Найменування технічних документів, з подальшим експортом вмісту екрану в Excel.
Реєстр видачі формується по кнопці «Реєстр видачі» в картці документа або в довіднику Найменування технічних документів і містить інформацію про переміщення оригіналу документа із зазначенням місця розташування, дати видачі та повернення документа. Дані для звіту міститися на вкладці Видача картки архівного документа
Бізнес-ефект
Технічне рішення «Архіви технічної та будівельної документації» дозволить реалізувати можливості архівного обліку, скоротивши часові та трудові витрати на роботу з архівними документами за рахунок зберігання і обробки документів в електронному вигляді. Використання дозволяє досягти наступного ефект:
Для працівників архіву:
- автоматизувати облік архівних документів;
- контролювати комплектність архівних документів;
- гнучко розмежовувати доступ до архівних документів;
- забезпечити збереження (зменшити фізичний знос) оригіналів паперових архівних документів за рахунок надання користувачам архіву електронних копій документів.
Для співробітників організації:
- здійснювати самостійний пошук архівних документів;
- скоротити час на пошук і роботу з архівними документами за рахунок використання електронних копій паперових документів.
