Управління нарадами та засіданнями

Підвищуйте ефективність нарад та контроль виконання протоколів. Учасники заздалегідь знають про цілі та порядок денний. Розуміють, хто несе відповідальність і за які задачі за підсумками прийнятих на засіданні рішень.

Які проблеми вирішує система управління нарадами?

Професійні якості співробітників ніяк не пов’язані з проблемами робочих нарад. Все залежить від правильного планування ділових зустрічей та контролю виконання протоколів.

0 %

нарад малоефективні. Згідно з даними опитувань Wall Street Journal.

годин в тиждень В середньому менеджери витрачають на непотрібні зустрічі.

0 %

нарад зайві. Більшість питань можна вирішувати «розумніше» – телефоном, по e-mail або службовою запискою.

Що я тут забув?

проблема

У співробітника не повинно виникати питань, чому його запросили на конкретну нараду.

рішення

Мета зустрічі та порядок денний визначаються заздалегідь. Запрошення з вводними даними відправляються тільки тим співробітникам, участь яких дійсно необхідна.

Дискусії ні про що

проблема

Це звичайна балаканина і порожня трата часу – такі думки часто відвідують учасників нарад, особливо коли за межами переговорної кімнати у них багато невиконаних задач.

рішення

Щоб уникнути розмов ні про що і тривалих дискусій, необхідно організовувати збори з чітким таймингом та переліком питань, які вимагають конкретних дій та рішень.

Мотивація на нулі

проблема

Порожні та нудні розмови лише забирають енергію. Правила організації зборів припускають, що за підсумками зустрічі кожен її учасник розуміє подальші свої дії.

рішення

Прийняті рішення з ключових питань підвищують ефективність роботи компанії та мотивують співробітників.

Безрезультатні протоколи

проблема

Успішно пройдені збори ще не гарантує 100% виконання всіх прийнятих рішень. Протокол ділової наради часто ведуть формально.

рішення

Домогтися результату можна, якщо ставити задачі відповідальним особам згідно з протоколом. А також автоматично включати звіт з результатами до порядку денного наступного засідання.

Перетворіть наради в інструмент ефективного розвитку бізнесу

З рішенням Управління нарадами від LITIKO процес підготовки, організації та проведення зборів у вашій компанії стає простішим.

Призначайте зустрічі в один клік

Сповіщайте учасників вчасно

Система автоматично відправляє учасникам наради повідомлення про майбутню подію і надходження завдань згідно з протоколом.

Контролюйте виконання прийнятих рішень

Стежте за ходом виконання задач та довгострокових доручень.

Впроваджуйте готове рішення

Всередині рішення вже налаштовані та налагоджені бізнес-процеси, що сприяють проведенню результативних зустрічей та обговорень. Співробітники можуть не турбуватися про те, як правильно організовувати зустрічі в компанії, або з нуля будувати роботу.

Процес організації та підготовки різних типів нарад

Процес відправки запрошень, а також включення до порядку денного питань від співробітників

Процес роботи з протоколами наради та постановка задач відповідальним співробітникам.

Звіт за поточними статусам всіх задач, поставлених співробітникам за підсумками зборів.

Як автоматизація допомагає розвитку

Сповіщає учасників майбутньої наради.
Генерує протоколи у відповідності до шаблонів.
Включає в порядок денний питання, надані співробітниками.
Додає в протокол засідання дані про невиконані задачі.
Визначає маршрути погоджень і ознайомлень з документами.
Відстежує статуси та терміни виконання доручень.

Кому актуально?

Колегіальні органи

Організація діяльності ради директорів, правління, комітетів при них.

Проведення оперативних і робочих зборів груп.

Профільні команди та групи

Підготовка та проведення нарад експертних груп та профільних комісій.

Державні органи

Безпечне та комфортне проведення засідань і нарад.

Основні можливості рішення Управління нарадами

планування дати та часу (включаючи періодичні зустрічі);
погодження дати і часу проведення з усіма учасниками;
складання списку учасників;
колективне обговорення пунктів порядку денного;
розсилка повідомлень (запрошень) по e-mail;
планування ресурсів для організації зборів (приміщень, комп'ютерів, проекторів та ін.).

автоматичне формування задач за рішеннями, прийнятими на зборах, та відправка їх відповідальним співробітникам;
розсилка протоколу по e-mail учасникам і зацікавленим особам;
контроль виконання через «робочий стіл» користувача, а також за допомогою звітів в системі;
надання виконавцям доступу до матеріалів, які відносяться до задач;
формування звітів (у форматі MS Excel) за результатами минулої зустрічі.

Результати впровадження

на 30-40%

підвищується ефективність нарад

в 2-3 рази

прискорюється погодження протоколу наради

на 45-75%

скорочується число невиконаних доручень

100%

контроль виконання всіх прийнятих рішень

faq

Що таке система управління нарадами та засіданнями?

Це рішення для автоматизації підготовки, проведення та контролю результатів ділових зустрічей. Система допомагає планувати наради, формувати порядок денний, повідомляти учасників, створювати протоколи та контролювати виконання прийнятих рішень.

Які процеси можна автоматизувати за допомогою системи управління нарадами?

Можна автоматизувати планування дати й часу, погодження зустрічі з учасниками, формування списку запрошених, підготовку порядку денного, розсилку запрошень, оформлення протоколів та постановку завдань за результатами наради.

Чи можна автоматично формувати порядок денний наради?

Так. Учасники можуть заздалегідь подавати питання для обговорення, а система включає їх до порядку денного. Це дає змогу підготуватися до зустрічі та зосередитися на конкретних питаннях, які потребують вирішення.

Як система повідомляє учасників про майбутню нараду?

Система автоматично надсилає учасникам повідомлення та запрошення електронною поштою. Також користувачі отримують інформацію про завдання, поставлені за підсумками зустрічі.

Чи можна вести протокол наради в електронному вигляді?

Так. Під час зустрічі можна фіксувати обговорення та прийняті рішення відповідно до порядку денного. Після завершення система автоматично формує протокол і надсилає його на погодження.

Як контролювати виконання рішень, прийнятих на нараді?

За результатами зустрічі система автоматично створює завдання та призначає їх відповідальним співробітникам. Керівники можуть відстежувати статуси та терміни виконання доручень через робочий стіл і звіти.

Чи можна контролювати невиконані доручення з попередніх нарад?

Так. Інформація про невиконані завдання може додаватися до протоколу та порядку денного наступного засідання. Це допомагає контролювати виконання рішень і не втрачати важливі доручення.

Для яких компаній та організацій підходить система управління нарадами?

Рішення актуальне для колегіальних органів, рад директорів, правлінь, комітетів, робочих та оперативних груп, профільних команд, експертних комісій, а також державних органів.

Чи можна планувати регулярні наради в системі?

Так. Система підтримує планування окремих і регулярних зустрічей. Дату та час можна погоджувати з усіма учасниками.

Чи можна отримувати звіти за результатами проведених нарад?

Так. Система формує звіти за результатами зустрічей, зокрема щодо поточних статусів завдань і доручень. Звіти за результатами минулих зустрічей можна вивантажувати у форматі Microsoft Excel.