Інструкція з діловодства компанії: алгоритм розробки, затвердження та впровадження в роботу
Інструкція з діловодства – це обов’язковий нормативний акт, що регламентує зміст та організацію виконання процесів з діловодства в компанії (абзац сімнадцятий пункту 2 розділу І Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 р. № 1000/5 (rada.gov.ua) (далі – Правила № 1000/5)
Основне призначення інструкції з діловодства – це встановлення єдиних вимог до документування управлінської інформації та порядку роботи з усіма службовими документами в компанії з моменту їх створення чи надходження до відправлення або передання на архівне зберігання.
Існують такі види інструкцій з діловодства:
– типова;
– примірна;
– індивідуальна.
Великі компанії і корпорації розробляють типові та/чи примірні інструкції для мережі своїх підприємств, установ і організацій (далі – підприємство), а також власну індивідуальну інструкцію з діловодства в компанії (корпорації).
Відмінність типової інструкції від примірної полягає у тому, що:
типова інструкція з діловодства має обов’язковий характер, а примірна – рекомендаційний.
Незалежно від наявності типової чи примірної інструкції з діловодства кожна компанія, а також кожне підприємство її мережі, якщо воно є самостійною юридичною особою, повинно мати індивідуальну інструкцію з діловодства.
АЛГОРИТМ ПІДГОТОВКИ ІНСТРУКЦІЇ З ДІЛОВОДСТВА
ЕТАП 1
Вивчення загальнодержавних нормативно-правових актів і стандартів з питань організації діловодства, а також установчих та інших локальних нормативних документів компанії
ЕТАП 2
Розроблення проєкту інструкції з діловодства службою діловодства
ЕТАП 3
Погодження проєкту з усіма структурними підрозділами компанії та його доопрацювання за наявності отриманих зауважень і пропозицій
ЕТАП 4
Підписання остаточного варіанту інструкції керівником служби діловодства
ЕТАП 5
Схвалення на засіданні експертної комісії (далі – ЕК) компанії
ЕТАП 6
Погодження з експертно-перевірною комісією (далі – ЕПК) державного архіву або ЕК архівного відділу районної державної адміністрації чи міської ради
ЕТАП 7
Затвердження наказом з основної діяльності компанії
ЕТАП 8
Набирання чинності
ЕТАП 9
Доведення до відома структурних підрозділів компанії
ЕТАП 10
Внесення змін на підставі наказу (за необхідності)
РОЗРОБЛЕННЯ ІНСТРУКЦІЇ
Інструкцію з діловодства в компанії розробляє її служба діловодства (загальний відділ, відділ діловодства, канцелярія) або відповідальна особа, на яку покладено виконання завдань і функцій служби діловодства.
Під час розроблення інструкції з діловодства слід керуватися чинними нормативно-правовими актами, що регламентують питання організації діловодства, зокрема Правилами № 1000/5 та Національним стандартом України ДСТУ 4163:2020 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів».
Під час розроблення інструкції з діловодства слід врахувати:
– організаційну форму діловодства, запроваджену в конкретній компанії;
– структуру та штатну чисельність працівників компанії;
– структуру служби діловодства та кількість працівників, які здійснюють діловодне обслуговування;
– територіальне розташування структурних, зокрема відокремлених, підрозділів компанії – філій, представництв, відділів, відділень, управлінь, що не мають статусу юридичної особи і здійснюють свою діяльність від імені компанії;
– склад документаційного фонду, що утворюється у результаті діяльності компанії;
– ступінь автоматизації діловодних процесів (часткове чи повне запровадження електронного документообігу, застосування кваліфікованих електронних підписів та печаток);
– наявність архіву у традиційній та/чи електронній формі.
ОФОРМЛЕННЯ ІНСТРУКЦІЇ З ДІЛОВОДСТВА
Інструкцію з діловодства оформлюють на стандартних аркушах паперу формату А4 (210 мм × 297 мм) (додаток).
Під час оформлення інструкції з діловодства слід мати на увазі, що:
- Інструкція підлягає затвердженню наказом керівника з основної діяльності компанії з оформленням відповідного грифу затвердження у правому верхньому куті першого аркуша документа;
- Назву виду документа друкують великими літерами напівжирним шрифтом. Вона поєднується із заголовком до тексту документа, в якому в місцевому відмінку зазначають повне найменування компанії відповідно до статуту, наприклад: ІНСТРУКЦІЯ З ДІЛОВОДСТВА в Компанії «Євробуд»;
- Текст інструкції складається з розділів, кожний з яких може поділятися на підрозділи, пункти і підпункти, що нумерують арабськими цифрами.
- До інструкції з діловодства додають зразки бланків, реєстраційних та облікових форм, шаблони різних видів службових документів, що їх запроваджують у компанії. Такі зразки, форми, шаблони тощо оформлюють після основного тексту інструкції з діловодства як додатки на окремих аркушах паперу, а у відповідних пунктах тексту роблять посилання на ці додатки. При цьому кожний додаток повинен мати відмітку у верхньому правому куті першого аркуша додатка з посиланням на відповідний пункт тексту інструкції з діловодства;
- Підписує інструкцію з діловодства керівник служби діловодства (особа, відповідальна за діловодство);
- Візують проєкт інструкції з діловодства заступник(и) керівника компанії та керівники структурних підрозділів, діяльність яких пов’язана з документуванням управлінської інформації та організацією роботи зі службовими документами;
- Проєкт інструкції підлягає схваленню ЕК компанії та погодженню з ЕПК відповідної державної архівної установи або ЕК архівного відділу райдержадміністрації (міської ради), у зоні комплектування якої перебуває компанія, з обов’язковим оформленням відповідних грифів схвалення і погодження, що їх розміщують на одному рівні у два стовпчики;
- Інструкція з діловодства набирає чинності з дати її затвердження, якщо іншу дату не зазначено у тексті наказу. Затверджену інструкцію з діловодства доводять до відома структурних підрозділів компанії шляхом направлення (розсилки) структурним підрозділам її примірників у паперовому або електронному вигляді;
- Внесення змін до інструкції з діловодства або втрата її чинності здійснюється на підставі нового наказу з основної діяльності компанії.
Ми підготували для вас уніфіковану форму інструкції діловодства.
Заповніть форму і ми надішлемо її вам.
ВИМОГИ ДО СТРУКТУРИ І ЗМІСТУ ТЕКСТУ ІНСТРУКЦІЇ
В інструкції з діловодства слід прописати:
– правила документування у паперовому та/чи електронному вигляді управлінської діяльності компанії, а саме – вимоги до оформлення основних видів управлінських документів;
– правила документообігу (традиційного паперового або електронного), а саме – рух документів у компанії з часу їх створення чи отримання до виконання або відправлення за призначенням;
– правила зберігання паперових і електронних документів у поточному діловодстві, а саме – вимоги до систематизації виконаних документів, формування документів у паперові та електронні справи, забезпечення збереженості цих справ, підготовки справ до передання на архівне зберігання.
Текст інструкції складається з розділів, які, в свою чергу, можуть поділятися на підрозділи, пункти та підпункти. Виклад тексту повинен йти від третьої особи. Структура тексту цього документа може бути такою, як наведено у додатку.
У першому розділі інструкції з діловодства завжди подають загальні положення, де зазначають, що цією інструкцією встановлено єдину систему діловодства і дотримуватися положень інструкції повинні всі працівники компанії. Крім того у першому розділі:
– перелічують всі загальнодержавні нормативно-правові акти, нормативні та методичні документи, а також внутрішні організаційно-правові документи, на підставі яких складено інструкцію;
– визначають, на кого покладено відповідальність за організацію діловодства у компанії в цілому та у її структурних підрозділах зокрема;
– подають загальні принципи побудови документообігу в компанії.
Другий розділ називається «Документування управлінської інформації». Його поділяють на кілька підрозділів, у яких викладають:
– загальні вимоги до створення документів у компанії;
– вимоги до виготовлення і застосування бланків документів;
– особливості складання конкретних видів документів компанії – наказів, договорів, актів, протоколів, довідок, службових записок, листів тощо;
– вимоги до організації проведення, зокрема протоколювання, виробничих нарад, засідань колегіальних дорадчих органів компанії.
Третій розділ «Організація документообігу та виконання документів» доцільно поділити на два великі підрозділи. У першому підрозділі описати технологічні процеси і операції з опрацювання і виконання вхідних документів, у другому – з підготовки та опрацювання внутрішніх та вихідних документів.
Четвертий розділ «Систематизація та зберігання документів у діловодстві» слід присвятити питанням систематизації різних видів документів і визначення строків їх зберігання, складання номенклатури справ, зберігання документів і справ у поточному діловодстві.
Останній п’ятий розділ зазвичай присвячують питанням підготовки виконаних справ до передання на архівне зберігання.
ВНЕСЕННЯ ДО ІНСТРУКЦІЇ ЗМІН І ДОПОВНЕНЬ
Наприкінці діловодного року (листопад – грудень) доречно переглянути чинну в компанії інструкцію з діловодства з метою визначення потреби внесення до неї змін і доповнень. Адже протягом року в компанії могли відбутися:
– зміни у статуті, структурі та штатній чисельності усієї компанії;
– перерозподіл функціональних обов’язків між керівництвом компанії;
– зміни у структурі, найменуванні, кадровому складі служби діловодства;
– оновлення завдань і обов’язків служби діловодства, порядку її взаємодії з іншими структурними підрозділами;
– запровадження в управлінську діяльність компанії нових видів документів;
– запровадження системи електронного документообігу;
– оновлення бланків документів, реєстраційних та облікових форм тощо.
Крім цього, зміни до інструкції з діловодства обов’язково здійснюють у разі внесення відповідних змін до загальнодержавних нормативно-правових актів і стандартів, що регламентують порядок роботи з документами та/чи встановлюють вимоги до оформлення документів.
Частота внесення змін і доповнень до інструкції не обмежується, їх можна вносити за потребою у будь-який період діловодного року.
Якщо у процесі перегляду чинної інструкції з діловодства виявиться необхідність переробити її більш ніж на 20 відсотків, тоді доцільніше підготувати, затвердити і впровадити проєкт нової інструкції.
Впровадження нової інструкції з діловодства у практичну роботу може потребувати роз’яснень її положень шляхом проведення семінарів, вебінарів та індивідуальних консультацій для працівників компанії. Організація таких заходів покладається на службу діловодства із залученням фахівців у питаннях документознавства і архівознавства.
